Renfe ha consolidado su transformación digital en la gestión de viajes y gastos corporativos mediante la implementación de SAP Concur. La solución cloud, desplegada junto a Minsait, filial de Indra y partner líder de SAP, ha alcanzado en tan solo seis meses a más de 16.000 empleados, de los cuales 6.000 realizan viajes con frecuencia.

El proyecto tiene como objetivo mejorar la experiencia del empleado, eliminar el uso del papel, digitalizar procesos clave y garantizar el cumplimiento normativo, en línea con la estrategia de sostenibilidad y eficiencia operativa de la compañía.

Solución integrada y móvil

La plataforma SAP Concur está conectada con los sistemas SAP de Recursos Humanos y Finanzas, permitiendo una gestión integral de los desplazamientos corporativos. Gracias a esta integración, se centraliza todo el proceso de gestión de viajes y gastos; se mejora el control financiero y la visibilidad del gasto, con indicadores de emisiones de CO₂ junto a cada opción de viaje para promover decisiones más sostenibles; y se automatizan alertas normativas en tiempo real, asegurando el cumplimiento de la política corporativa y facilitando la supervisión por los departamentos responsables.

Desde su despliegue, la experiencia móvil permite a los empleados gestionar viajes y gastos desde cualquier dispositivo móvil de forma intuitiva, eliminando el papel mediante reconocimiento automático de tickets y facturas con plena validez legal certificada por la Agencia Tributaria.

Tras una prueba piloto, la solución alcanzó un alto nivel de adopción en tan solo dos meses, gestionando más de 17.000 liquidaciones y con un crecimiento previsto del 15% anual durante los próximos tres años.

TravelPerk inicia una nueva etapa bajo el nombre Perk, con el objetivo de ir más allá de los viajes de empresa. La compañía presenta una plataforma unificada de gestión de viajes y gastos, impulsada por inteligencia artificial, que promete acabar con las tareas repetitivas y manuales que frenan la productividad.

“Hace más de una década que decidimos eliminar las fricciones en los viajes de trabajo”, afirma Avi Meir, CEO y cofundador de Perk. “Con el tiempo, descubrimos que esas mismas fricciones estaban en todas partes. Perk ofrece a las empresas el impulso que necesitan para devolver el tiempo a las personas.”
La compañía denomina a este tipo de tareas “trabajo oculto”: aquellas actividades no esenciales que los empleados realizan fuera de sus funciones principales, como reservar viajes, registrar gastos o perseguir aprobaciones internas.

Un problema global de 1,7 billones de dólares

Un estudio realizado por Forrester Consulting y encargado por Perk estima que el trabajo oculto cuesta a las empresas 1,7 billones de dólares anuales en seis economías clave (EE. UU., Reino Unido, Francia, Alemania, España y Países Bajos).
En España, el coste asciende a 43.600 millones de euros al año, con una pérdida media de seis horas semanales por empleado.

Según este estudio, el 69 % de los empleados realiza trabajo oculto durante su jornada laboral y el 45 % lo considera la principal causa de agotamiento (burnout). Además, lejos de reducirse, más de la mitad (52%) afirma que este tipo de tareas está aumentando. En este sentido, el 70 % acoge positivamente las herramientas basadas en IA que ayudan a reducirlo.

Automatización inteligente y control global

La nueva plataforma Perk automatiza dos tercios (67 %) del trabajo no esencial, incluyendo reservas de viaje, gestión de gastos, facturación y organización de eventos de equipo.
Su módulo de IA nativa gestiona desde los recibos y facturas hasta los pagos con tarjeta, mientras que Perk Pay permite emitir tarjetas físicas que simplifican el gasto y facilitan la conciliación automática.
Además, la plataforma ofrece integraciones abiertas con los principales sistemas ERP, HRIS y herramientas de gestión de gastos, garantizando una implantación rápida y flexible en todo tipo de empresas.

Crecimiento acelerado a escala global

Perk supera ya los 300 millones de dólares en ingresos anualizados, con más de 10.000 empresas clientes en todo el mundo, entre ellas Wise, On Running, Breitling y Fabletics.
La compañía refuerza su presencia internacional con sedes en Boston y Londres, una plantilla de 1.800 empleados en 12 oficinas globales, y dos adquisiciones estratégicas en el último año.
Con una financiación Serie E y una fuerte inversión en IA, Perk entra en una nueva fase de expansión, reafirmando su compromiso con la productividad y la simplificación del trabajo real.

En un escenario marcado por la incertidumbre económica, los viajes de negocios siguen siendo una pieza clave. Sin embargo, la forma en la que los empleados gestionan sus desplazamientos está cambiando. Algo normal si tenemos en cuenta que el 93% de los viajeros corporativos españoles ha sufrido recortes en sus dietas durante el último año. Es más, el 54% de los encuestados prevé que los presupuestos de viaje se estancarán o incluso caerán en 2025.
Como consecuencia, los viajeros de negocios españoles afirma haber modificado sus hábitos durante los desplazamientos: el 41% opta por comidas más económicas y el 30% incluso prepara su propia comida para no superar los límites asignados.

Confort a costa del bolsillo propio

A pesar de la reducción de recursos, los profesionales no están dispuestos a renunciar a ciertos niveles de confort. El 87 % de los viajeros españoles estaría dispuesto a cubrir determinados costes de su propio bolsillo.
Entre las prioridades figuran pagar por vuelos directos (34%), una noche extra de hotel (33%), alojamiento de mayor calidad (32%) o experiencias más sostenibles (26 %). En este capítulo toma relevancia la variable generacional. La Generación Z lidera esta tendencia a nivel global, con un 93% de disposición a invertir, seguida por los millennials (88%), la generación X (74%) y los baby boomers (62%).

El estudio refleja un cambio de actitud según el tipo de desplazamiento. En viajes de negocios, el 82% de los empleados españoles admite modificar sus patrones de gasto frente a los de ocio. En estos casos, el 38% se aloja en hoteles de mayor categoría, el 29 % elige vuelos directos aunque sean más caros y el 25 % apuesta por restaurantes de mejor nivel.
Este contraste subraya cómo el respaldo de la empresa influye en la toma de decisiones y en la percepción de valor de cada gasto.

Claves para las empresas

El informe de SAP Concur, elaborado por Wakefield Research en 24 países e incluyendo tanto a viajeros de negocios como a CFOs y Travel Managers, traza una imagen clara del viaje corporativo en 2025: menos presupuesto, más gasto personal y un nuevo equilibrio entre ahorro, comodidad y sostenibilidad.

Para João Carvalho, Head de SAP Concur para el Sur de Europa, “los recortes en los presupuestos de viaje están teniendo un impacto directo en la experiencia de los viajeros. Para las empresas, es fundamental comunicar qué cubre su política de viajes y qué queda fuera”.
En este sentido, Carvalho defiende que las soluciones integradas de gestión de viajes y gastos ayudan a definir políticas claras, orientar el comportamiento de los empleados y ofrecer alternativas más económicas o sostenibles sin comprometer la comodidad.

Ricoh ha confiado en las soluciones tecnológicas de SAP Concur para digitalizar y automatizar por completo los procesos de gastos, gestionando alrededor de 55.000 transacciones anuales en los 20 países de la región EMEA donde Ricoh está presente. Ello supone utilizar una solución centralizada y segura que permite automatizar la aprobación, el procesamiento, el pago y la generación de informes de las notas de gastos, eliminando errores inherentes a los procesos manuales y facilitando el cumplimiento de las normativas locales, tan diversas como sus entornos fiscales, contables y de protección de datos.

La implementación, llevada a cabo en un tiempo récord de pocos meses, supuso un reto significativo debido a las diferencias culturales y administrativas entre los distintos mercados beneficiando a una plantilla de más de 16.000 empleados.

Antonello Simoncini, EMEA Travel & Expenses Manager de Ricoh, destacó que “la integración automática de las notas de gasto en el ERP de Ricoh ha revolucionado la gestión de nuestros reembolsos, digitalizando y automatizando el proceso en nuestras entidades europeas”. Este cambio ha permitido a la empresa no solo ganar en eficiencia y productividad, sino también sentar las bases para futuras iniciativas de digitalización y sostenibilidad.
Joao Carvalho, head de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África, añadió: “Estamos muy satisfechos de haber contribuido a la transformación digital de Ricoh. Con Concur Expense, nuestros clientes simplifican por completo la gestión de gastos, ganando en eficiencia, visibilidad y control, y dedicando menos tiempo a tareas administrativas para centrarse en el crecimiento del negocio.”

Con esta exitosa implementación, Ricoh se plantea nuevas posibilidades para seguir integrando SAP Concur en sus operaciones, especialmente en sus recientes adquisiciones. La compañía evalúa, además, cómo la incorporación de tecnologías emergentes como la Inteligencia Artificial podría potenciar aún más sus procesos, reafirmando su compromiso con la transparencia y la eficiencia en la gestión de gastos.
La iniciativa no solo marca un hito en la optimización operativa de Ricoh, sino que también sienta un precedente en el sector, demostrando cómo la digitalización puede transformar procesos críticos en entornos empresariales complejos y diversos.

De hecho, Ricoh fue premiada en los Premios Business Travel & MICE 2024 organizados por IBTA, consiguiendo el galardón como BEST PRACTICE EN TRANSFORMACIÓN DIGITAL TRAVEL & EXPENSE. Además, Antonello Simoncini fue premiado como TRAVEL MANAGER DEL AÑO 2024, junto a Anna Ribera, Travel Manager de CaixaBank.

SAP Concur, la división de SAP especializada en la gestión de viajes corporativos y control de gastos, celebró en Madrid su evento anual SAP Concur Day, con David Broncano como maestro de ceremonias.
La jornada se centró en las tendencias clave que están marcando la evolución del Business Travel, como la digitalización, la inteligencia artificial generativa y la sostenibilidad.

Uno de los anuncios más destacados del evento fue la incorporación de la oferta ferroviaria de iryo a la plataforma Concur Travel, una integración que estará disponible para los clientes en el segundo semestre de 2025.
De esta manera, los viajeros corporativos podrán reservar billetes de Iryo dentro de la política de viajes de sus empresas y acceder a tarifas negociadas, facilitando la comparación de opciones en una única pantalla junto a las de Renfe, ya presente en la plataforma. Esta novedad permitirá a las empresas fomentar el uso del tren como alternativa sostenible en sus desplazamientos.

Compromiso con la sostenibilidad

Otro de los anuncios de la jornada fue que SAP Concur se ha convertido en la primera en integrar cálculos de emisiones de gases de efecto invernadero, en todas las modalidades de transporte, certificados según la norma ISO 14083. Esta certificación permite a las empresas calcular con precisión su impacto ambiental en todos los medios de transporte y facilita el cumplimiento de normativas como la Directiva de Informes de Sostenibilidad Corporativa (CSRD) de la Unión Europea.

La inteligencia artificial en la optimización de viajes y gastos

El evento también abordó el impacto de la inteligencia artificial en la gestión de viajes y gastos, mostrando cómo esta tecnología está transformando procesos clave como la auditoría interna y la detección de fraudes. Además, se analizó cómo los asistentes virtuales han revolucionado las reservas de viajes, ofreciendo rapidez, precisión y una experiencia de usuario optimizada.

João Carvalho, director de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África, subrayó que «la inteligencia artificial ha cambiado la forma en que trabajamos, mejorando la experiencia del viajero corporativo. Sin embargo, su verdadero potencial se alcanza cuando se combina con los partners adecuados, permitiendo una gestión de viajes más eficiente y sostenible».

Concur Travel es una nueva plataforma de transporte 360º que integra y automatiza tareas que permiten reducir el tiempo dedicado a la gestión de viajes y gastos, controlar los presupuestos, agilizar las aprobaciones y mejorar el cumplimiento de las políticas de cada reserva.

Gracias a la IA generativa, los viajeros podrán recibir recomendaciones de viajes personalizadas. Y gracias a una interfaz más intuitiva, verán mejorada su experiencia como usuario. Los procesos de reserva también serán más rápidos, con menos pasos y clics, al tiempo que el usuario tendrá a su disposición información de fácil acceso. 

El nuevo Concur Travel también facilita que los viajeros tomen decisiones más sostenibles y cumplan así con los, cada vez más exigentes, objetivos de sostenibilidad de sus compañías. Así, los usuarios podrán ver y clasificar las opciones de viaje en función de las emisiones de gases de efecto invernadero, al tiempo que la herramienta proporciona datos valiosos que los viajeros corporativos pueden tener en cuenta a la hora de decidir.

Para Joao Carvalho, director de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África, “con esta nueva plataforma, aseguramos las necesidades actuales y futuras del viajero de negocios. Una solución 360 que, gracias a la estrecha colaboración de nuestros partners, se ha convertido en fruto del compromiso y del esfuerzo de localización de esta herramienta en España, llamada a ser mucho más inteligente, sostenible y personalizada”.

Importantes alianzas

SAP Concur sigue firmando acuerdos con importantes proveedores de viajes. Por un lado, al incluir las nuevas tarifas NDC de Iberia, además de firmar un acuerdo exclusivo con Ryanair.
A estos acuerdos hay que sumar los que la compañía ya tiene con Uber o Renfe, ofreciendo al viajero corporativo un servicio puerta a puerta (door to door) desde que sale de la oficina hasta su destino final.

Según el análisis de esta empresa especializada en gestión de notas de gastos y viajes corporativos, McDonald’s, Glovo, Meliá, Repsol, Saba o Vueling son las empresas en las que más gastan los trabajadores de las empresas españolas.
Como apunta Oscar Llonch, CRO de Inology, empresa desarrolladora de Tickelia, “la ventaja de digitalizar los tiques y analizar el origen de los gastos es que las empresas pueden impulsar determinadas políticas de gastos que pueden suponer un ahorro importante para las empresas, pero también diseñar acuerdos de colaboración y fidelización con terceras marcas en beneficio de los empleados”.

Del informe se desprende que los principales gastos de los empleados se producen en los sectores y subsectores de: restauración (comida rápida, apps y servicios de comida a domicilio…), aerolíneas, desplazamientos cortos, gasolineras, parkings y hoteles.

El informe de Tickelia revela también las marcas más demandadas en cada categoría. En los gastos en aerolíneas Vueling (37 %) se impone sobre Ryanair (32 %) e Iberia (32 %).
En el caso de las hamburgueserías, McDonald’s (57%) es la marca preferida frente a Burger King (30%) o Goiko (13%).
Las apps más usadas para pedir comida son Glovo (79%), Uber Eats (12%) y Just Eats (9%).
Y en lo que se refiere a desplazamientos cortos, los VTC (46 %) se usan más que los taxis (40%) y el transporte público (14%).

En las gasolineras la preferida es Repsol (68%) por delante de Cepsa (23%) y BP (11 %), mientras que, en los parkings, los más frecuentados son los de Saba (38 %) y Aena (35 %) frente a los de Empark (20 %) e Índigo (7 %). Por último, los hoteles más habituales son los Meliá Hotels International (44 %), seguidos de Barceló Hotel Group (31 %) y Eurostars Hotel Company Hotusa (25 %).

Estas conclusiones han sido realizadas tras analizar más de 50 millones de tiques de gastos reportados a través de la plataforma Tickelia por parte de empleados de más de 2.000 empresas.

Integrar los escenarios de trabajo online e híbridos con la necesaria realidad de los viajes presenciales es todavía una de las tareas pendientes del Business Travel. Al menos hasta ahora. Y es que Amadeus en colaboración con Microsoft da un primer paso en su visión conjunta para redefinir los viajes corporativos. En concreto, ha integrado Cytric Travel & Expense, la herramienta de gestión de reservas y gastos online de Amadeus, en Microsoft 365. El resultado es Cytric Easy, desde donde los usuarios pueden planificar viajes y compartir los detalles de los mismos con compañeros sin tener que salir de sus aplicaciones cotidianas, como Microsoft Outlook o Microsoft Teams. 

El objetivo es facilitar la vida del viajero, que hasta ahora debía utilizar múltiples plataformas y aplicaciones, con sus respectivos inicios de sesión, para buscar, reservar, pagar y gestionar sus gastos. 

¿Qué se puede hacer con Cytric Easy?

Gracias a esta colaboración, el viajero puede buscar, comparar o reservar un hotel, vuelo o coche de alquiler sin salir de Microsoft Teams.
Por otro lado, puede compartir la información de su viaje a través de los chats de Teams y reservar el mismo viaje que otros compañeros.
Ello también supone un ahorro del tiempo dedicado a la organización de viajes de negocios y una mejor coordinación de los equipos de trabajo.

Amadeus también ha anunciado que, en breve, las convocatorias del calendario de Outlook completarán datos relevantes antes de iniciar el proceso de búsqueda, como el lugar de salida preferido, el destino basado en el lugar de encuentro y las fechas.
También los resultados de búsqueda de vuelos mostrarán las opciones recomendadas en función de la conveniencia del vuelo, el precio y las preferencias de los usuarios, incluyendo, por ejemplo, los aeropuertos que deben evitarse en una escala.

Por otro lado, se destacarán las opciones más cortas, más baratas y más ecológicas. En este sentido, Teams enviará a los usuarios avisos para que visualicen los recibos no asignados, completen sus informes de gastos y los archiven a tiempo.

Todo esto se hará utilizando el servicio Single Sign-On de Microsoft, presente en todo su ecosistema de trabajo, para acceder a todas las necesidades de viajes y gastos.
Esto conlleva menos interrupciones en el flujo de trabajo del usuario, y menos molestias al iniciar sesión y alternar entre aplicaciones. El viajero sólo tiene que iniciar sesión en Microsoft y ya está todo preparado.

Según Rudy Daniello, Executive Vice President, Amadeus Cytric Solutions, «al trabajar con Microsoft este último año, nuestro objetivo ha sido reinventar los viajes corporativos. Con Cytric, ahora integrado en Microsoft 365, cambiar de una aplicación a otra se convertirá en algo del pasado, lo que llevará a mejorar la productividad y a facilitar el cumplimiento de los programas de viajes y gastos. Y, lo que es más importante, esta colaboración con Microsoft simplifica procesos de hace décadas que afectan a los departamentos de finanzas, compras y viajes. Este es sólo el primer paso de nuestra visión conjunta para transformar la experiencia de los viajes y los gastos».

En el pasado Congreso Nacional de Business Travel, organizado por IBTA, Amadeus nos presentó en exclusiva estas funcionalidades. Si quieres ver la ponencia en vídeo, haz clic aquí.