BRS Global Mobility, especialista en movilidad internacional en España, y Apartool, plataforma tecnológica especializada en alojamiento corporativo, han anunciado una alianza estratégica. Esta colaboración combina la tecnología de Apartool con la experiencia de BRS Global Mobility para ofrecer una solución 360º para gestionar alojamientos temporales corporativos y facilitar la movilidad global.

La alianza permitirá que los clientes de BRS Global Mobility, tanto en España como en el extranjero, accedan a más de 120.000 apartamentos en más de 120 mercados internacionales. Esto garantiza que los expatriados y empleados corporativos dispongan de alojamientos temporales adaptados a sus necesidades mientras gestionan su vivienda definitiva.

Entre los beneficios de esta alianza destaca la cobertura global en los principales destinos corporativos; unas condiciones homogéneas de pago y cancelación, simplificando la gestión; así como el acceso a más de 25.000 apartamentos en España con servicios hoteleros como limpieza, cambio de ropa de hogar, parking o espacios comunes, adaptados a las necesidades específicas de cada cliente y cada proyecto.

El acuerdo con Apartool permite a BRS Global Mobility seguir ofreciendo un servicio de movilidad global, mejorado por la plataforma tecnológica de Apartool. Esta herramienta centraliza todo el proceso de reserva y gestión de alojamientos, optimizando tanto la experiencia del cliente como la eficiencia operativa.

BRS Global Mobility: Desde 2001, ha gestionado más de 1.200 traslados corporativos anuales para multinacionales, consolidándose como referente en movilidad de expatriados en España.

Apartool es una plataforma tecnológica todo-en-uno para la gestión de alojamiento corporativo, colaborando con empresas y agencias de viajes de todo el mundo. Actualmente, cuenta con 70 empleados y colabora con las principales agencias de viajes de negocios del mundo, así como con las principales agencias de reubicación.

La evaluación de riesgos en los viajes internacionales

En primer lugar, es necesario considerar los países de destino e identificar los riesgos que los afectan, en especial aquellos que son previsibles.

Viajar, y más si se trata de un destino intercontinental, es una actividad de riesgo. Por este motivo, la gestión de riesgos en viaje (TRM) debe ser considerada una responsabilidad importante para aquellas empresas que operan en el mercado global. Y uno de los elementos fundamentales de un buen programa de TRM es precisamente la identificación de los riesgos que puedan afectar a sus trabajadores cuando viajan a otros países. Se trata de identificar estos riesgos, analizarlos, evaluarlos y posteriormente tratar de minimizarlos para poder incorporarlos en el proceso de decisión.

Como realizar una correcta evaluación de riesgos en los viajes internacionales

¿Cuáles son los riesgos más graves o de mayores consecuencias en relación con el perfil de viajes de una organización? Para ello se debe tomar también en consideración el apetito de riesgo y la cultura de seguridad de cada organización entre otros factores.

Las Fuentes de información

Son de muy diversa naturaleza, tanto información pública como especializada y tratada con procesos de inteligencia que deben ser independientes. Esta es una cuestión crítica, la identificación y valoración de las amenazas y su tipología y del grado de vulnerabilidad frente a estas para nuestro viajero.

La información se debe mantenerse actualizada debido al entorno cambiante. Da la mismo si se trata de delincuencia callejera o de desastres naturales, terrorismo, etc. Precisamente el gobierno de Estados Unidos ha actualizado recientemente sus recomendaciones oficiales de viaje a 35 países donde es posible el riesgo de secuestro, que ahora identifica con la letra K.

Para cumplimentar lo anterior es necesario disponer de la información antes del viaje y además, mantener un sistema de actualización y comunicación bidireccional permanente online 24/7.

Informar de una forma exhaustiva a los viajeros

Para hacer una evaluación de riesgos en los viajes es necesario informar exhaustivamente a los viajero. Esta es una obligación legal perfectamente identificada. Las compañías deben ser proactivas y no olvidar que los riesgos de seguridad responden a criterios cualitativos o como mucho semicuantitativos. Que existan no significa que se materialicen. De hecho, muchos de estos riesgos pueden ser minimizados con medidas de control o seguridad que no son complejas ni costosas.

«La información se debe mantener actualizada con un sistema de comunicación bidireccional permanente online 24/7.»

Las organizaciones deben equilibrar sus objetivos de negocio y las oportunidades con la adopción de las medidas necesarias para gestionar y controlar los riesgos derivados de estas. Aunque en un modelo formal de TRM participen varios departamentos, esta es una responsabilidad exclusiva y última de la dirección. No lo olviden.

Por: Juan Muñoz
CPP CSMP CSyP
CEO Associated Projects International

La Cámara de Comercio de Tarragona organizó, el pasado martes 29 de octubre, la jornada “Desplazamiento de trabajadores al extranjero y Optimización de gastos de los viajes corporativos”. Una Jornada de formación en travel management para el tejido empresarial internacionalizado.

La jornada agrupaba la participación dos asociaciones IBTA – Iberian Business Travel Association y AMEC – Asociación de Empresas Industriales Internacionalizadas, con la colaboración de la empresa Feliu N&I  y patrocinada por AirFrance-KLM

Se inició la jornada con Daniel Martín, gerente de la Cámara de Comercio de Tarragona quien presentó cuales serán las Misiones empresariales para el 2020.

Políticas de expatriación y el manual de expatriación.

Tras la bienvenida,  Montserrat Feliu, Socia-Directora de FELIU N&I y EXPAT Feliu trató la importancia de elaborar un manual de expatriación. Por consiguiente abordó los aspectos migratorios, laborales y fiscales como ejes vertebrales para disponer de un manual bien trabajado .  

Políticas de gestión de los desplazamientos internacionales

La segunda ponencia estaba a cargo de  Antonello Simoncini, Purchase Manager de RICOH España, quien acudió en representación de IBTA – Asociación Ibérica de Viajes de Negocio. Su exposición estuvo dirigida a las tendencias del mercado en innovación tecnológica para la gestión de los viajes corporativos y sus políticas.

Por consiguiente Antonello propuso la necesidad de tener un profesional con los conocimientos necesarios sobre travel management como pilar fundamental para una gestión óptima. Y recordó que para las empresas, cuyas inversiones en VIAJES y EXPATRIACIÓN que superan los 300.000 € anuales, la figura profesional del Travel Manager es básica.

Otra participación importante fue la de Alejandro Gallego, Director de la Business Unit 3 de AMEC, (Asociación de Empresas Industriales Internacionalizadas), quien presentó un nuevo informe AMEC sobre los países claves para hacer negocios en el 2020.

Finalmente Carlos Quesada, Business Development de Air France-KLM presentó a la aerolínea como el compañero de viaje más rentable y sostenible. También apuntó los beneficios corporativos del servicio de prioridad y afiliación gratuita Bluebiz.

redacción España

Izq a Dcha: Marta Crespo, directora de proveedores en CaixaBank y Miriam Torrico, travel manager para Latinoamérica de Prodiel,

Premio «Travel Manager del Año»

IBTA como organizadora de los Premios Business Travel ha introducido una importante novedad en la edición de este año, que es crear tres categorías para el premio «Travel Manager del Año 2019».

¿Por qué? Porque con esta decisión, IBTA quiere demostrar a la sociedad empresarial que esta figura profesional no está reservada a las grandes multinacionales y que existe, en nuestro país, un tejido enorme de empresas en las que poder desarrollar una gestión profesional de los desplazamientos.

Tres categorías para el premio «Travel Manager del Año 2019»

Compañías con presupuestos de Viajes inferiores a 1.000.000 (un millón) de euros anuales

Empresa con presupuesto de Viajes entre 1.000.000 y 10.000.000 millones de euros anuales

Corporaciones con presupuestos de Viajes superiores a 10.000.000 de euros anuales

La ceremonia de entrega de los Premios Business Travel IBTA 2019 tuvo lugar el pasado 17 de octubre en el hotel RIU Plaza de Madrid. La Gala del Business Travel está organizada por la asociación de Travel Managers IBTA y se ha convertido, tras cuatro ediciones, en «los Goya» del Business Travel. 

Tres mujeres, de nuevo, han resultado galardonadas con el «Travel Manager del Año» en los Premios Business Travel IBTA. Por segundo año consecutivo se repiten tres finalistas femeninas a este valorado trofeo. El premio «Travel Manager del año» reconoce públicamente la responsabilidad que comporta la coordinación, el control y la gestión integral de los empleados durante sus desplazamientos por motivos laborales. Para sintetizar, les llamamos Travel Managers

La Gala de los Premios Business Travel IBTA, este año, contaba con el motivo añadido del 30 aniversario de la asociación IBTA. Pero sobretodo, mantiene como misión principal reconocer y poner en valor la Responsabilidad Corporativa del Travel Manager.

Premio Travel Manager del año 2019 para un presupuesto anual entre 1 a 10MM €

Miriam fué propuesta por el jurado como candidata a los premios tras haber oído hablar  de los resultados obtenidos entre 2018 y 2019, donde la compañía Prodiel ha tenido un crecimiento muy fuerte. 

Miriam, siguiendo las normas de los premios, tuvo que facilitar al jurado una presentación por escrito del «proyecto Prodiel sobre la innovación en la gestión de viajes» y luego mantener una videoconferencia de algo más de dos horas para la presentación y defensa oral del proyecto. Un detalle que dice mucho, las palabras de felicitación de todos y cada uno los integrantes del jurado en referencia a la defensa.

Headlines

Nombre de candidato: Miriam Torrico Tavira

Departamento: Movilidad y Viajes

Cargo: LATAM-Prodiel Travel Manager – Responsable de Movilidad y Viajes para Latinoamérica

Budget anual de viajes corporativos (cálculo según criterio End to End): 2.7 € MM 

Principales objetivos

Prodiel inicia su actividad en México y surge la necesidad de implantar una nueva TMC Travel Management Company de forma urgente. El rápido incremento de los desplazamientos, tanto a corto, medio y largo plazo, exige desarrollar ideas innovadoras y creativas.

El equipo dirigido por Miriam da con la fórmula de la integración entre viajes y expatriación. Y, como resultado, se crea un equipo de viajes y desplazamientos con una responsable (Miriam) que además comparte responsabilidad en Comunicación y Servicios Generales y Formación y Desarrollo del Talento en la región de México, Centroamérica y Colombia.

Miriam depende de la dirección de RRHH, un departamento organizado de la siguiente forma:

El proyecto Prodiel es un trabajo avanzado a su tiempo y que aporta dosis amplias del concepto, aún teórico, de la gestión integral de la movilidad corporativa ( Mobility Management) y que tiene, en esencia, la integración para alcanzar la máxima eficiencia de gestión de desplazamientos corporativos

Para los escépticos se aportaron datos como la reducción de un 20% del presupuesto del departamento de viajes y desplazados sobre el presupuesto estimado. 

La correcta implementación en México, ha sido un referente en la compañía que les ha hecho conseguir el apoyo interno para seguir avanzando con el departamento, invirtiendo en herramientas tecnológicas y pudiendo gestionar año a año un crecimiento de plantilla y negocio del 50%.

¡¡Todo un reto!!!

redacción España

En este artículo nos centraremos en la Directiva 2014/67/UE sobre el desplazamiento de empleados en el marco de una prestación transnacional de servicios. Dicha directiva se incorpora mediante los artículos 6 y 7 del Real Decreto-ley 9/2017 de 26 de mayo de 2017.

Supuestos en que se aplica la Directiva 2014/67/UE

• Un viaje de negocios, en ejecución de un contrato celebrado entre la misma y el destinatario de la prestación de servicios, que esté establecido o ejerza su actividad en España.
• También el desplazamiento de un trabajador a un centro de trabajo de la propia empresa o de otra empresa del grupo del que forma parte.
• Y por último, el desplazamiento por parte de una empresa de trabajo temporal para su puesta a disposición de una empresa usuaria que esté establecida o que ejerza su actividad en España.

La Directiva 2014/67 sienta sus bases en los principios fundamentales de la libertad de circulación de los trabajadores, la libertad de establecimiento y la libre prestación de servicios. Los trabajadores desplazados tendrán garantizados por su empresa, las condiciones de trabajo previstas a la legislación española. La aplicación de estas condiciones a los desplazados se entiende sin perjuicio de la aplicación de las condiciones de trabajo más favorables derivadas de lo dispuesto en la legislación aplicable a su contrato de trabajo.

La finalidad de la Directiva 2014/67/UE es garantizar un nivel de protección de los derechos de los trabajadores desplazados cumpliendo las condiciones de empleo aplicables al Estado miembro donde se preste el servicio.

¿Qué obligaciones se generan la Directiva 2014/67 para la compañía?

1. Comunicación del desplazamiento para viajes de más de 8 días.

Las empresas de los Estados Miembros de la UE, empresas del Espacio Económico Europeo y también empresas de países que hayan firmado un convenio internacional, que desplacen alguno o algunos de sus trabajadores a prestar servicios a otro Estado Miembro, tendrán la obligación de realizar una comunicación previa ante la Autoridad competente del Estado donde vayan a prestarse los servicios.

En el caso de España, la comunicación del desplazamiento deberá hacerse por medios electrónicos ante la autoridad competente de la comunidad autónoma en la que el trabajador vaya a desplazarse para prestar sus servicios. En la transposición a España de la Directiva Europea se indicó que en menos de 6 meses se habilitaría un registro electrónico central, no obstante, a día de hoy aún no ha sido habilitado.

Dichas comunicaciones afectan a todo tipo de trabajadores que vayan a ser desplazados por más de 8 días, a menos que se trate de trabajadores desplazados por empresas de trabajo temporal.

2.Designación de representante en el Estado Miembro de destino.

Aquellas empresas que desplazan a trabajadores a otro Estado miembro, tendrán la obligación de designar a un representante presente en el país de destino. 

Sus funciones serán servir de enlace con las autoridades  y para el envío y recepción de documentos y notificaciones.

Deberán también designar a una persona que pueda actuar en el Estado miembro en representación de la empresa prestadora de servicios en los procedimientos de información y consulta de los trabajadores, y negociación que afecten a los trabajadores desplazados al Estado miembro.

Durante el período en el cual los trabajadores estén desplazados, la empresa deberá tener disponibles en el centro de trabajo o en formato digital, algunos documentos como:

• contratos de trabajo
• recibos de salarios de cada trabajador
• Comprobantes de salarios a cada trabajador
• Registros horarios que se hayan efectuado con la indicación de la jornada de trabajo diaria,
• Etc…

¿Cuáles son las excepciones?

Esta Ley no será de aplicación a los desplazamientos por actividades formativas ya que únicamente será de aplicación en las prestaciones de servicios de carácter transnacional. En estas situaciones será importante analizar cada caso particularmente para conocer si sería de aplicación dicha obligación.

Síntesis

En síntesis, la transposición de dicha Directiva incorpora unas obligaciones a realizar por parte de aquellas empresas que quieran desplazar trabajadores a España, o que desplacen trabajadores a otros países de la UE.

Es importante que las empresas se asesoren antes de la fecha de viaje para evitar cualquier tipo de sanción por el no cumplimiento de la normativa o demora en el mismo.

Por: Montserrat Feliu Costa
www.feliu.biz
www.expatfeliu.com

1. Evaluación de riesgos por ciudades y países

Lo primero que tiene que hacer para elaborar su plan de gestión de riesgos para viajes corporativos es Investigar. Aunque su empleado viaje a un lugar aparentemente seguro.

El primer paso es una correcta evaluación general de los riesgos por países. Puede conocer la situación de un país, entrando en la página web de su embajada. Esto le facilitará tener el control sobre los posibles riesgos y pensar en formas de minimizarlos o evitarlos.

Los riesgos durante un viaje no son siempre los mismos, su rango cambia constantemente, dependiendo del país y la época del año, de factores culturales, sociales, políticos, jurídicos, reglamentarios, financieros, tecnológicos, económicos, o relativos a la competencia. Por ello es preciso asegurarse de no haber pasado por alto ningún riesgo, que no estaba allí la última vez que la compañía viajó a aquel país.

2. Identificación y formación de viajeros de negocio.

Una vez identificados los riesgos, es hora de explicárselo a sus empleados. Exponga todos los riesgos potenciales que pueden experimentar y enséñeles cómo responder.

Recibir la educación y capacitación adecuadas puede salvar la vida de un viajero en una situación crítica. También puede evitar incidentes inesperados. Los viajeros pueden fácilmente verse inmersos en un problema, simplemente por no estar familiarizados con las costumbres o las leyes del país que visitan. Asegúrese de informarles bien y será más fácil evitar imprevistos. 

3. Implantar criterios de seguridad a su política de viaje

¿Su investigación ha demostrado que no es seguro usar el transporte público en una ciudad?, ¿Hay barrios o zonas en los que no desea que se queden sus viajeros? 

Asegúrese de tener bajo control aspectos aparentemente básicos, en sus restricciones en política de viaje. No se trata de quitar opciones a sus empleados o imponerles algo, se trata de reducir los riesgos de viaje tanto como sea posible. 

4. Configurar un elaborado plan de comunicación con los viajeros corporativos

No se deje engañar por el hecho de que la comunicación es el número cuatro en nuestra lista: en realidad es una de las cosas más importantes, si no las más.

Sus viajeros deben saber quién es su punto de contacto y cómo pueden comunicarse con el. Debe asegurarse de que la comunicación sea fluida, sin horarios y que responda otorgando asistencia siempre que la necesiten.

5. Asegurarse contra riesgos inevitables 

La razón por la cual la gestión del riesgo de viaje no se llama eliminación del riesgo de viaje es porque no importa lo que haga, no podrá evitar que sucedan cosas. Lo que sí puede hacer es asegurarse de tener definidos unos medios de prevención. Revise a fondo la coberturas tanto del seguro corporativo como de los seguros individuales de cada viajero. 

6. Análisis crítico 

Y por último, siempres hacer un análisis continuo para determinar la idoneidad y eficacia del plan de Gestión de Riesgos. Es necesario evaluar el plan en sí mismo, señalando las mejoras sucesivas o, por el contrario, sus carencias.

Este artículo es una adaptación y traducción de artículo original publicado en isotools.org

Adaptación y traducción por Jesse Guerrero

El pensamiento basado en los riesgos (Risk Based Thinking) permite a una organización determinar los factores que podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión de calidad se desvíen de los resultados previstos en un sentido negativo.

Escuché al motivador americano Zig Ziglar decir … «si le gustas a la gente te escucharan, pero si confían en ti, harán negocios contigo». La confianza es quizás el factor que más incide para que las relaciones humanas funcionen. Así lo afirma Stephen R. Covey al decir: «Cuando la confianza es alta, la comunicación es fácil, instantánea y efectiva».

Este querer generar confianza hacia los clientes corporativos, es quizás el mayor motivo por el que cada año crece el número de proveedores del business travel que buscan adquirir el sello de confianza que la IBTA Asociación Ibérica de Viajes de Negocio. Un servicio que la asociación ha creado para sus miembros y socios en virtud de recomendarles cuales son las empresas con mayor solvencia y profesionalidad en el amplísimo y variado mercado Business Travel y del MICE. 

Estas son las 12 últimas incorporaciones al Distintivo VQS – Verified Quality Supplier by IBTA . La asociación IBTA ha anunciado que podrían aparecer más proveedores del business travel acreditados a lo largo de este año. 

Proveedores del Business Travel que se han unido al VQS en 2019 

Travel & Expense Management Solutions

Sarce es un proveedor global de soluciones especializadas en el Business Travel. Con su suite de soluciones Sarce Travel, optimiza de forma integral la gestión de viajes y notas gastos, así como la gestión de flotas, homologada con la AEAT (paperless) y adaptada para empresas medianas y grandes con su solución Enterprise o con una solución estandarizada para pequeñas empresas.

SAP Concur es el proveedor líder mundial de servicios y soluciones integradas de gestión de viajes (travel management) y notas de gastos de viajes (expense management).

Expensya es un software de gestión de gastos.Moderniza la forma de administrar las notas de gastos simplificando los procesos internos. Con homologación de la AEAT y de las Agencias Tributarias Forales, 

Travel Management Companies

Aervio es una plataforma de gestión de viajes corporativos, fundada en 2016 por un equipo de expertos en tecnología, negocios y viajes. Aervio ofrece nuevas soluciones de administración inteligente para los viajes de negocios.

TravelPerk nace en 2015, después de que uno de sus co-fundadores vendiera una startup previa a Booking.com. Trabajando para los gigantes pudieron comprobar que los viajes de negocios estaban estancados desde hacía décadas en cuanto a tecnología y servicio. 

Plataformas tecnológicas de reservas y gestión de hoteles y apartamentos  

Homelike es la mayor plataforma de apartamentos corporativos por estancias superiores a un mes de Europa. Dispone de más de 50.000 apartamentos en 400 ciudades de Europa.

AIRBNB Business 

AirBnb es el líder Mundial en alojamientos. Más de 6 millones de alojamientos. 191 países en el mundo y más de 65 mil ciudades. Airbnb creo en 2018 su división especializada en Business Travel.

Hoteles 

RIU Hotels & Resorts es una empresa española con sede en Palma de Mallorca, fundada por la familia Riu en 1953. Cuenta con más de 90 hoteles en Europa, América, África y Asia.

Only YOU Hotels es una marca urbana lifestyle perteneciente al grupo Palladium Hotel Group. Actualmente cuentan con dos hoteles localizados en Madrid.

Preferred Hotels & Resorts

Preferred Hotels & Resorts, es una de las grandes «soft brands» mundiales, ofrece una colección de más de 700 hoteles independientes de todo el mundo.

Continental Hotels inició su actividad en 1985 como negocio familiar en Portugal. Fue en 2009 cuando el grupo se expandió al mercado español. el grupo cuenta con 20 hoteles.

Corinthia Hotels

Corinthia Hotels, con sede central  en Malta, es un importante operador y desarrollador de los hoteles para Europa, África y Oriente Medio.

El Hotel Gran Bilbao es el hotel de referencia MICE en Bilbao, un vanguardista establecimiento de 202 habitaciones y más de 1.800 metros cuadrados de espacio para eventos.

La Finca Golf y Spa Resort, ubicado muy cerca de Alicante, ofrece la opción ideal tanto para el viajero de negocios como para la realización de reuniones y eventos corporativos.

Proveedores del business travel con el VQS Verified Quality Supplier renovados

Las nuevas incorporaciones al Distintivo VQS – Verified Quality Supplier by IBTA  se unen a una lista de 50 empresas que ya disponían del distintivo VQS en 2018 y que también han renovado en 2019.

Travel & Expense Management Solutions

Travel Management Companies

Plataformas tecnológicas de reservas y gestión de hoteles y apartamentos  

Aerolíneas

Hoteles

Movilidad corporativa

Expatriación

Links

Para los que quieran más información sobre estas empresas,  IBTA ha creado un buscador online con mucha información de todos los proveedores acreditados con el distintivo de confianza.

Redacción Travel Manager España