Más de un tercio de los empleados españoles continúa gestionando sus gastos de empresa de forma manual, ya sea por correo electrónico o mediante hojas de cálculo. Así se desprende de un estudio de Perk, plataforma de gestión de viajes y gastos nativa en IA, que advierte de una mayor incidencia de irregularidades en aquellos procesos con menor control financiero.

Según la investigación, el 34% de los empleados en España sigue declarando gastos de empresa a través de métodos manuales. En este contexto, el 21% reconoce que presenta gastos incorrectos de forma regular, desde recibos inflados o duplicados hasta justificantes falsos. Además, más de la mitad de los encuestados en España, el 57%, admite haberlo hecho al menos una vez, mientras que el 79% asegura haber observado esta conducta entre compañeros.

El informe, realizado entre 8.000 empleados en España, Estados Unidos, Reino Unido, Alemania y Francia, apunta a deficiencias tanto en los procesos manuales como en algunas herramientas digitales. Entre quienes utilizan flujos de trabajo manuales, la incidencia de irregularidades alcanza el 25%. Sin embargo, el problema también persiste entre los usuarios de software ERP o soluciones de gestión de gastos, donde el 18% de los empleados españoles afirma enviar reclamaciones manipuladas de forma regular.

Las categorías con más irregularidades

Las comidas son la categoría de gasto más frecuentemente mal declarada en España, con un 24%, seguida del entretenimiento de cliente, con un 21%. También destacan los taxis y el uso del coche o kilometraje, ambos con un 17%.

El valor anual medio de los gastos declarados incorrectamente asciende a 250 euros por empleado que incurre en estas prácticas de forma regular en España. Esta cifra se sitúa al mismo nivel que Francia, por debajo de Alemania, donde alcanza los 290 euros, y de Estados Unidos, con 330 dólares, y muy por debajo del Reino Unido, donde el importe medio llega a 320 libras.

Para muchos empleados españoles, la irregularidad no siempre parte de una intención deliberada. El 31% señala que comenzó con un error genuino o un malentendido, mientras que el 22% apunta a la falta de claridad en la política de gastos de su empresa como una de las causas.

Recibos generados con IA

El estudio también pone el foco en el impacto de la inteligencia artificial en la declaración de gastos. Según Perk, el 43% de los empleados españoles ha enviado al menos una vez un recibo generado con IA, y el 8% afirma hacerlo de forma regular, un porcentaje similar al registrado en Estados Unidos.

Al mismo tiempo, el 20% de los empleados españoles asegura que su empresa ya utiliza inteligencia artificial para detectar fraudes en los gastos. No obstante, el 19% de quienes declaran gastos irregulares regularmente reconoce saberlo y, aun así, continúa haciéndolo.

“La mayoría de las herramientas están diseñadas para revisar el gasto una vez que ya ha ocurrido. Para entonces, el equipo de finanzas está en modo de corrección, persiguiendo recibos y rectificando reclamaciones que nunca deberían haberse enviado. La decisión más inteligente es desplazar el punto de intervención hacia adelante: integrar las políticas en el flujo de reserva, cotejar los recibos con los datos de la tarjeta en tiempo real y hacer que el cumplimiento sea el camino de menor resistencia”, señaló Nikita Miller, directora de Producto de Perk.

Según Miller, cuando el sistema está construido de esta forma, “hay menos margen para el error, las reclamaciones llegan más limpias y el equipo de finanzas puede volver a centrarse en el trabajo que realmente impulsa el negocio”.

Prioridades para mejorar el control del gasto

El informe identifica tres prioridades estratégicas para los directores financieros que buscan reforzar el control sobre los gastos de empresa. La primera pasa por no depender únicamente del recibo. Según Perk, el 61% de los empleados españoles no tiene acceso a una tarjeta corporativa o trabaja en organizaciones donde estas tarjetas están restringidas por antigüedad o función. Ampliar su uso permitiría convertir la transacción en el registro principal, dejando el recibo como una confirmación.

La segunda prioridad es eliminar fricciones en el proceso. El 43% de los empleados españoles afirma que no reclama pequeños gastos legítimos porque el esfuerzo no merece la pena. Para Perk, este gasto no reclamado puede favorecer comportamientos incorrectos posteriores, al convertirse en una forma de compensar importes que no fueron recuperados.

La tercera línea de actuación es implementar controles proactivos. La integración de las tarjetas en la arquitectura de gastos permite detectar inconsistencias antes de que se produzca el gasto, establecer límites por titular y restringir determinadas categorías de consumo.

El estudio fue realizado por Censuswide por encargo de Perk entre 8.000 profesionales empleados que viajan por trabajo al menos dos veces al año y trabajan en empresas de 250 o más empleados. La muestra incluye Reino Unido, Estados Unidos, España, Alemania y Francia.