El objetivo de este ebook de FREENOW for business es crear una política de viajes de negocios que fomente la satisfacción de los empleados, promueva la sostenibilidad e impulse el éxito de la empresa a largo plazo.
Las principales recomendaciones son apoyarse en los datos y valoraciones, fomentar la comunicación y la colaboración con los viajeros y proveedores. Sin olvidar que la política perfecta no existe. Deberemos modificarla para conseguir nuestros objetivos.

¿Qué debe caracterizar tu política de viajes?

A la hora de elaborar o modificar nuestra política de viajes, debemos encontrar un punto de equilibrio entre los objetivos de la empresa y las necesidades de los empleados.
Por un lado, los viajes deben ser bien gestionados, optimizando sus costes y garantizando un retorno. Los viajeros, por otro lado, quieren viajes cómodos, procesos eficientes y algo de flexibilidad en sus preferencias personales.
Ignorar a cualquiera de las partes conduce a la discordia: empleados descontentos o costes insostenibles.

FREENOW for business propone en su informe algunos de los conceptos que deben caracterizar una buena política de viajes:

• Flexible. Ofrece opciones como el teletrabajo, reservas flexibles y ampliaciones de plazos razonables por causas de fuerza mayor.
• Transparente. Informa y comunica tu política y explícala de forma sencilla.
• Adaptable. Ofrece una variedad de opciones de viaje y satisfactorias para los viajeros: transportes y horarios cómodos, hoteles confortables, etc.
• Reembolsos simples. Agiliza el proceso de reembolso para que sea eficiente y fácil de usar, minimizando retrasos y frustraciones.
• Segura. Haz que tus viajeros se sientan seguros, con pautas claras, cobertura de seguro integral y protocolos sólidos de gestión del riesgo.

Satisfacción y comprensión

¿Te has preguntado alguna vez si tu política de viajes es fácil de entender? Según el estudio de FREENOW for business, solo un 29% de los viajeros de negocios españoles afirman que su política de viajes es clara y fácil de entender. No es de extrañar entonces que muchas empresas afirmen que tienen problemas para que sus empleados cumplan con las políticas de viaje establecidas. Por ello, es momento de preguntarse cuáles pueden ser las razones de estos incumplimientos.

Por un lado, no siempre las reglas estrictas y las sanciones son la mejor fórmula. Es posible que los viajeros no entiendan la política de viajes o su justificación. O que los procesos asociados sean engorrosos o demasiado estrictos, desmotivando al cumplimiento de la Travel Policy.

Para evitar todos estos problemas, FREENOW for business recomienda algunas estrategias para que los empleados “cumplan de buena gana con las políticas de viaje”:

• Recompensar a los “cumplidores” mediante descuentos de viaje, recompensas o incentivos patrocinados.
• Incluir opciones de reembolso por mantenerse dentro de los límites de las políticas de gastos de viaje que fomenten el bienestar, como las suscripciones a gimnasios o las opciones de comida saludable.
• Simplificar los procesos en las reservas y gestión de gastos.
• Ampliar el abanico de opciones en las reservas, dentro del marco de las políticas, buscando una mayor satisfacción e individualización del viaje y el viajero.
• Realiza encuestas periódicas para conocer y comprender las necesidades e inquietudes de los empleados, a fin de fomentar una cultura de la confianza y la mejora continua.

Gamifica tu política de viajes

Una de las mejores formas de garantizarse el cumplimiento, e incluso el conocimiento, de una política de viajes de empresa es la gamificación. Y es que la competencia y el poder del juego puede echarnos una mano en este sentido.
De esta forma, podemos transformar procesos rutinarios en retos atractivos y gratificantes, aumentando así la motivación y el compromiso de los viajeros en el cumplimiento de la política de viajes.
La ludificación nos permitirá transformar comportamientos: que las reservas se realicen acorde a la política de costes, que la presentación de los informes de gastos se realice a tiempo, etc.

Además, establecer un ranking de los mejores “cumplidores de la política” fomenta una competencia sana. De hecho, el 62% de los viajeros de negocios españoles cree que la gamificación de la política de viajes la convertiría en “Algo más” o “Mucho más” atractiva.

FREENOW for business nos propone algunos consejos para “gamificar” este capítulo:

• Debemos definir nuestros objetivos, estableciendo qué es aquello que queremos conseguir con esta estrategia de ludificación: ahorro de costes, mejor cumplimiento de la política, mayor satisfacción de los empleados…
• El éxito de un juego depende, en buena parte, de su mecánica. Debemos ofrecer puntos, medallas, tablas de clasificación o desafíos que se alineen con nuestros objetivos, que “enganchen” a los viajeros y que, a su vez, también los motiven a jugar.
• Otra de las grandes claves del uso de la gamificación en entornos empresariales son las recompensas. Deben ser lo suficientemente atractivas y tangibles para incentivar la participación. Se recomienda ofrecer mejores condiciones de viaje, días de vacaciones adicionales o donaciones benéficas.
• Deberemos realizar un seguimiento y análisis para ver el progreso y el éxito de la gamificación, tanto a nivel de participación como de consecución de objetivos. De esta forma, siempre podremos corregir aspectos como la mecánica del juego o las recompensas si no estamos cumpliendo nuestros objetivos.

Bleisure: Más allá del trabajo

Poder combinar trabajo y ocio aprovechando un viaje de negocios es cada vez es más habitual. El bleisure es un concepto todavía por explotar por las empresas, pese a sus múltiples beneficios. Por un lado, mejora la satisfacción de los empleados, reduciendo el estrés, aumentando la productividad y su compromiso. Además, es un beneficio capaz de atraer y retener talento en un mercado laboral competitivo. Incluso es una buena forma de mejorar las relaciones con los clientes, al poder compartir experiencias más allá de una sala de reuniones.

Pero no todos los empleados son partidarios del bleisure. Entonces, ¿cómo introducirlo de forma eficaz en nuestra política de viajes?

• Si nuestra intención es empezar a ofrecer viajes bleisure, Freenow for business recomienda, en primer lugar, fomentar los debates abiertos sobre este tipo de viajes, abordando las posibles preocupaciones de los viajeros.
• Otro de los elementos que ayudarán a su implantación es que cada viaje esté planificado y cuente con información suficiente acerca del destino, posibles actividades, etc. Es decir, que el empleado pueda planificar su agenda laboral y personal de manera efectiva.
• Es importante establecer claramente las pautas del bleisure respecto a la duración del viaje, qué gastos están incluidos y las expectativas de trabajo durante la parte empresarial del viaje. Es recomendable ofrecer incentivos y descuentos para estancias prolongadas, paquetes centrados en el bleisure…
• Por último, hay que promover una cultura empresarial en la que el bleisure se vea como una herramienta valiosa para el bienestar del empleado, no como un privilegio o una carga.

Integra la sostenibilidad

La sostenibilidad es uno de los ejes principales sobre el que empiezan a girar muchas de las decisiones relacionadas con la movilidad de las empresas. De hecho, para el 74% de los responsables de viajes la sostenibilidad es un concepto principal en la planificación de los desplazamientos corporativos.
Pero los viajes sostenibles no solo son imprescindibles para mejorar el planeta. También tienen beneficios. Elegir alojamientos o transportes más eficientes puede suponer un ahorro de costes. También mejor la reputación de la compañía y cada vez son más los empleados que aprecian que su empresa se alinee con valores como la sostenibilidad. Incluso las prácticas de viaje sostenibles a menudo conducen a experiencias de viaje únicas, lo que aumenta la satisfacción general del viajero.

Para integrar la sostenibilidad en un programa de viajes, FREENOW for business propone:

• Elegir hoteles, transportes y agencias de viajes comprometidos con las prácticas sostenibles.
• Promover las opciones de viajes con menor impacto ambiental. Para ello, es necesario fomentar el uso del transporte público, utilizar fórmulas como el carsharing o cambiar las reuniones físicas por videoconferencias siempre que sea posible.
• Educa, empodera y recompensa. Es necesario que los viajeros conozcan el impacto medioambiental de sus desplazamientos. Solo así podremos educar y fomentar la sostenibilidad entre los empleados. Y una buena forma de hacerlo es a través de incentivar aquellos viajeros que elijan las opciones de transporte más ecológicas.

Si quieres conocer más a fondo el informe de FREENOW for business y mejorar la política de viajes de tu empresa, descarga este ebook haciendo click aquí.

FREE NOW for Business ha lanzado la Mobility Card. Se trata de una tarjeta prepago virtual que permite a los usuarios corporativos elegir el modo de transporte que mejor se adapte a sus necesidades de movilidad privada o de desplazamiento al trabajo, utilizando el presupuesto de movilidad proporcionado por su empresa. Así, los empleados pueden pagar dentro y fuera de la aplicación de FREE NOW todo tipo de transportes: transporte público, trenes de larga distancia, alquiler de coches…

Con esta tarjeta, FREE NOW for Business quiere adaptarse a las nuevas preferencias de movilidad. Y es que según esta compañía, 7 de cada 10 de empleados renunciaría al coche de empresa por un presupuesto de movilidad equivalente, que le permitiera seleccionar de forma cómoda y flexible la opción de movilidad preferida en cada momento. De hecho, el transporte público es la opción preferida a incluir por los usuarios de FREE NOW, el 69% de ellos demandaba incorporar este tipo de movilidad en los presupuesto de movilidad de esta App.

Hasta ahora, las empresas ya podían proporcionar un presupuesto de movilidad como beneficio que el empleado podía aprovechar para viajes personales utilizando la aplicación de FREE NOW.Con la nueva Mobility Card, los usuarios pueden gastar este presupuesto en cualquier opción de movilidad, incluyendo aquellas disponibles fuera de la app de FREE NOW como billetes de transporte público, alquiler de bicicletas o alquiler de coches. Las empresas que quieran ofrecer este nuevo servicio a sus empleados podrán decidir el importe del presupuesto e incluso tienen la posibilidad de personalizarlo en función de las necesidades de sus empleados.

La nueva Mobility Card ya está disponible para todos los clientes de FREE NOW for Business en España, Alemania, Francia, Italia, y Reino Unido. Este mismo año llegará a más países y también se podrá usar en el extranjero, una opción que hasta ahora no era posible.

Según Isabel García Frontera, directora general de FREE NOW España, «la nueva Mobility Card proporciona un valor añadido para nuestros clientes empresariales, ya que les permite controlar totalmente su presupuesto asociado al beneficio de sus trabajadores.  Los empleados sólo tienen que elegir la opción de movilidad que mejor se adapte a sus necesidades y utilizar la Mobility Card para pagarla. También es una gran ventaja para las corporaciones a la hora de retener el talento y reducir las elevadas tasas de rotación de personal».

José Bravo, Sales Manager de FREE NOW for Business

¿Qué es FREE NOW? ¿Cuál es su historia y su misión?
FREE NOW es el resultado de la unión entre BMW Group y Daimler AG para ofrecer diferentes opciones de movilidad urbana al usuario final, desde patinetes eléctricos o car sharing hasta taxi. Y todo desde una misma app que opera a nivel europeo.
Por eso, a día de hoy los usuarios de FREE NOW ya pueden disfrutar de varias opciones de movilidad en ciudades como Lisboa o Hamburgo. Entre nuestros planes a medio plazo, queremos incorporar estas opciones adicionales de movilidad más allá del taxi en el resto de ciudades en las que estamos presentes.

Asimismo, contamos con FREE NOW for Business, nuestro servicio para empresas con el que nos encargamos de simplificar la gestión diaria de los viajes de negocios de los empleados con diferentes métodos de pago y facturación. A día de hoy trabajamos con 30.000 empresas a nivel europeo y nuestra solución está disponible en más de 100 ciudades repartidas en los 10 países donde operamos.

¿Cuáles son las ventajas de FREE NOW for Business para el Travel Manager y su empresa? ¿Y para el viajero de negocios?
Las ventajas son muchas, pero depende en gran medida del tipo o tamaño de la organización. Trabajamos con todo tipo de compañías, desde PYMEs hasta grandes corporaciones, y una de nuestras principales virtudes es que nos adaptamos a las necesidades de cada una de las empresas con las que trabajamos. Sin embargo, nuestro objetivo en común para todos nuestros clientes es hacer su vida más fácil, tanto a Travel Managers como al viajero de negocios.
Por un lado, ayudamos al gestor de viajes a tener un mayor control y visibilidad en tiempo real y de forma totalmente digital sobre la movilidad urbana del viajero de negocios a través de una herramienta específica para empresas, el Panel de Administración. Desde este panel, los gestores de viajes tienen acceso a facturas, viajes realizados o empleados activos. Además, tienen la posibilidad de establecer sus propias políticas de viajes y reservar taxis para terceros.

Por otro lado, para el viajero de negocios es muy importante disponer de opciones seguras, rápidas y confiables. Teniendo esto en cuenta, el viajero de negocios se puede beneficiar de solicitar taxis sobre la marcha a través de la app, que posiblemente ya use a nivel personal, disfrutar de tiempos de espera muy reducidos o de no tener que pagar sus trayectos en taxi de su propio bolsillo y meterlos en la hoja de gastos. Con FREE NOW for Business, el hecho de guardar el ticket desaparece, ya que queda registrado en el Panel de Administración.
Además, estamos integrados con varias plataformas de gestión de gastos como SAP Concur o Cytric. Gracias a este tipo de integraciones, las empresas mejoran su visibilidad de los gastos de transporte y eliminan las notas de gastos gracias a la sincronización y digitalización total del proceso. 

A día de hoy trabajamos con 30.000 empresas a nivel europeo y nuestra solución está disponible en más de 100 ciudades repartidas en los 10 países donde operamos.

¿De qué forma se ha adaptado FREE NOW for Business al COVID-19?¿Qué medidas se han tomado?
En un contexto en el que la mayoría de las empresas han modificado su política de viajes centrándose en la seguridad y la salud de los viajeros, desde FREE NOW hemos trabajado en este sentido para ofrecer las mayores medidas de sanidad e higiene para la seguridad de nuestros usuarios.

Estamos integrados con varias plataformas de gestión de gastos como SAP Concur o Cytric.

Desde que se inició la pandemia, siempre hemos estado al lado de nuestros conductores, ofreciéndoles continuamente información actualizada en referencia a las diferentes regulaciones que se iban aprobando, como son el uso de mascarilla obligatoria o las limitaciones de ocupación dentro del taxi. Para nosotros era y es crucial que la comunicación con nuestros conductores sea cien por cien fluida para que las medidas regulatorias se sigan correctamente, tanto para proteger la salud de nuestros usuarios como la de nuestros conductores. 

Por otra parte, además de  las medidas y restricciones fijadas por las entidades locales, hemos estado trabajando desde el principio en la instalación de mamparas separadoras entre los asientos traseros y delanteros, así como en definir un protocolo de actuación claro para nuestros conductores: desinfección del vehículo, uso de gel desinfectante o uso de guantes. A día de hoy, el 95% de nuestros taxis tienen una mampara instalada.

Además, el simple uso de una app evita el intercambio de dinero en metálico y permite hacer un seguimiento de cada trayecto, algo imprescindible para conocer la ubicación del viajero de negocios en caso de infección.

¿Crees que las empresas siguen preocupándose por la huella medioambiental de su movilidad a pesar de sus nuevas necesidades surgidas del COVID-19?
Afortunadamente, a pesar de que existen nuevas prioridades como la seguridad del viajero o el ahorro de costes, según nuestras conversaciones con diferentes empresas y organizaciones, la reducción del impacto medioambiental sigue estando presente en los planes de las empresas. Además, la reducción de la huella medioambiental es un pilar fundamental de las políticas de RSC (Responsabilidad Social Corporativa) de la mayoría de compañías y organizaciones.

Para nosotros también es un aspecto clave tanto como compañía, como en la relación con nuestros partners. Actualmente, el 58% de nuestros taxis a nivel nacional son ECO y estamos trabajando para aumentar este porcentaje con la mayor agilidad. Además, podemos ayudar a realizar informes de las emisiones de CO₂ de cada compañía para ayudarles a medir su impacto. Por último, me gustaría destacar que en este aspecto podemos ser bastante creativos y estamos abiertos a colaborar con nuestros partners en proyectos que beneficien al medio ambiente y compensar la huella de carbono existente.

El simple uso de una app evita el intercambio de dinero en metálico y permite hacer un seguimiento de cada trayecto, algo imprescindible para conocer la ubicación del viajero de negocios en caso de infección.

¿Cuál es la visión de FREE NOW for Business sobre la movilidad urbana?
El lema que define la visión de FREE NOW es “Make mobility available for everyone”, o tener la capacidad de ofrecer una movilidad urbana flexible, eficiente y sostenible para todo tipo de usuarios. Queremos que nuestro usuario final disponga de varias opciones para moverse por las diferentes ciudades europeas y que él mismo elija la mejor opción en cada momento. Apostamos por hacer la vida más fácil tanto al Travel Manager como al viajero de negocios, sin importar el tamaño o la tipología de cada compañía.

En este contexto, durante el próximo año seguiremos realizando mejoras importantes en el producto, mejorando nuestro módulo de Políticas de Viajes, integrándonos con más plataformas de gestión de gastos, ayudando a las empresas en el cumplimiento de sus RSC y en seguir ofreciendo una solución segura para el viajero de negocios. En resumen, vamos a seguir persiguiendo nuestra visión de hacer que los viajes de empresa sean más simples, flexibles y responsables.

Por último, me gustaría destacar que desde FREE NOW for Business, el factor humano representa una parte importante de nuestra visión. A pesar de ser una compañía que opera a nivel europeo, disponemos de equipos humanos, con nombres y apellidos, a nivel local y en cada uno de los países donde operamos. Cuando comenzamos una relación comercial con una compañía, los acompañamos durante todo el proceso. Y cuando empiezan a trabajar con nosotros, siempre existe una persona de contacto, así como un equipo de Customer Care especializado en empresas. Esto es algo que valoran muy positivamente nuestros clientes en España y en el resto de los países.