La Cámara de Comercio de Tarragona organizó, el pasado martes 29 de octubre, la jornada “Desplazamiento de trabajadores al extranjero y Optimización de gastos de los viajes corporativos”. Una Jornada de formación en travel management para el tejido empresarial internacionalizado.

La jornada agrupaba la participación dos asociaciones IBTA – Iberian Business Travel Association y AMEC – Asociación de Empresas Industriales Internacionalizadas, con la colaboración de la empresa Feliu N&I  y patrocinada por AirFrance-KLM

Se inició la jornada con Daniel Martín, gerente de la Cámara de Comercio de Tarragona quien presentó cuales serán las Misiones empresariales para el 2020.

Políticas de expatriación y el manual de expatriación.

Tras la bienvenida,  Montserrat Feliu, Socia-Directora de FELIU N&I y EXPAT Feliu trató la importancia de elaborar un manual de expatriación. Por consiguiente abordó los aspectos migratorios, laborales y fiscales como ejes vertebrales para disponer de un manual bien trabajado .  

Políticas de gestión de los desplazamientos internacionales

La segunda ponencia estaba a cargo de  Antonello Simoncini, Purchase Manager de RICOH España, quien acudió en representación de IBTA – Asociación Ibérica de Viajes de Negocio. Su exposición estuvo dirigida a las tendencias del mercado en innovación tecnológica para la gestión de los viajes corporativos y sus políticas.

Por consiguiente Antonello propuso la necesidad de tener un profesional con los conocimientos necesarios sobre travel management como pilar fundamental para una gestión óptima. Y recordó que para las empresas, cuyas inversiones en VIAJES y EXPATRIACIÓN que superan los 300.000 € anuales, la figura profesional del Travel Manager es básica.

Otra participación importante fue la de Alejandro Gallego, Director de la Business Unit 3 de AMEC, (Asociación de Empresas Industriales Internacionalizadas), quien presentó un nuevo informe AMEC sobre los países claves para hacer negocios en el 2020.

Finalmente Carlos Quesada, Business Development de Air France-KLM presentó a la aerolínea como el compañero de viaje más rentable y sostenible. También apuntó los beneficios corporativos del servicio de prioridad y afiliación gratuita Bluebiz.

redacción España

Curso Business Travel Diploma IBTA para la formación del Travel Manager en las oficinas centrales de IAG7 en Madrid

En total para este año 2019, están previstos 5 cursos, 3 ciudades y más de 60 alumnos. En total son dos cursos en Madrid, dos en Barcelona y uno en Valencia. Pendientes de celebración y fechas quedan un curso en Madrid y otro curso en Barcelona en partnership con Viajes el Corte Inglés. El curso en la ciudad de Valencia si tiene fecha, será el 7 y 8 de noviembre.

La agencia IAG7 VIAJES nuevo partner académico de la IBTA

El acuerdo entre IAG7 Viajes e IBTA  – Asociación Ibérica de Viajes de Negocio, como nuevo partner académico ha permitido que los días 24 y 25 se celebrase en Madrid una edición especial del curso para 20 alumnos. Esta primera edición, ya que se repetirá en años posteriores,  fue impartida por Javier García Isac, profesor de la academia IBTA, a veinte alumnos. Todos los participantes iban becados al 100% por la agencia IAG7 Viajes. Para IBTA, esta nueva iniciativa promueve el impulso de la formación continua entre los profesionales y para IAG7 además le permite materializar su estrategia de construir un nuevo tipo de relación con sus clientes corporativos con acciones que aporten un verdadero valor añadido cualitativo.

Novedades en la Formación para el Travel Manager

Jennifer Muñoz, Travel Manager de B.Braun España, presidenta de la comisión de la Industria Farmacéutica de la IBTA y premio a la mejor Travel Manager del año en 2018

En Barcelona, los días 26 y 27 de septiembre se celebró también una edición de curso IBTA para obtención de la titulación BTD Business Travel Diploma, esta vez se trataba de la edición anual que la academia celebra desde años de forma directa y con becas de hasta el 20% para todos los travel managers. 

La novedad en la edición de este año ha sido la incorporación como profesora de Jennifer Muñoz, Travel Manager de BBraun España, presidenta de la comisión de la Industria Farmacéutica de la IBTA y premio a la mejor Travel Manager del año en 2018. Jennifer Muñoz tiene una experiencia de ocho años como Travel Manager y en la actualidad sigue desarrollando en esta profesión con la misma pasión que el primer día. 

Los orígenes de «la IBTA» se remontan al verano de 1989 cuando se gestó en Barcelona la ACGVE – Asociación Catalana de Gestores de Viajes de Empresa. Así nacía la primera asociación de travel managers creada en España. Y así se iniciaban también los primeros intercambios profesionales y las primeras formaciones específica en la gestión de viajes corporativos.

1989 El origen

1992 – Reunión de la junta general de ACGVE

En unas declaraciones de la ex presidenta María Luisa Palet comentaba sabían de varios países que disponían de asociaciones de este tipo, pero se decidió tomar el modelo alemán de la VDR – Verband Deutsches Reisemanagement. Hoy día la VDR sigue en activo manteniendo sus siglas, su energía y su reconocimiento como la asociación de gestores de viajes más antigua de Europa.

La creación de ACGVE fue recogida en un reportaje de la época. En concreto fué en el  diario barcelonés la Va

nguardia en donde se remarcaban que entre los socios de esta nueva asociación se encontraban varias multinacionales, como las alemanas Bayer y Sandoz y la japonesa Sony junto a empresas nacionales como Codorniu, Fecsa, Carburos Metálicos y ENASA – Empresa Nacional de Autocamiones SA, más conocida como La Pegaso.

A aquel primer grupo de Travel Managers pronto se les unió como patrocinador la aerolínea Iberia dueña y señora del cielo español en aquel entonces. Esta unión, que aún hoy día perdura, supuso el primer gran reconocimiento de la industria a estos profesionales. A los pocos años se le unirían también como patrocinadores, la empresa de alquiler de coches Avis y la cadena hotelera Meliá. 

Catorce años después, en 2002 varios socios asistieron por primera vez al Congreso Anual que la NBTA (hoy GBTA). El evento se celebrado en Salzburgo bajo el título de «Global Advantage : connecting continents».

2004 Nuevo nombre y nuevos estatutos

El objetivo de viaje era mantenerse al corriente del impacto de la globalización en los viajes de negocio. Pero no fueron solamente estos los conocimientos adquiridos en Salzburgo. A la vuelta y con una nueva Junta General acabada de constituir se tomaba la decisión de actualizar los estatutos y  pasar a convertirse en una asociación de ámbito Ibérico, cambiando lógicamente su denominación a la actual IBTA – Iberian Business Travel Association. 

En estas misma fecha y debido a las desavenencias con la directiva de ACGVE unos de sus socios se trasladaba a Madrid y creaba la AEGVE, asociación que en la actualidad convive con la IBTA en la representación de los derechos de los gestores de viajes.

2004 NBTA 36ª Annual Convention & trade fair Orlando (EEUU)

Siguiendo con la história de IBTA…En año 2004 fue otro año importante para la asociación con la ratificación del acuerdo internacional de agrupación con la NBTA, actual GBTA. Un acuerdo en el que participaron las asociaciones de EEUU, Canadá Australia, Alemania y Reino Unido. En la actualidad este acuerdo sigue vigente siendo la IBTA el representante oficial de la GBTA en España y Portugal.

Cinco años después, en el año 2009 y coincidiendo con su 20 aniversario la asociación IBTA organizó el primer Congreso Nacional de Viajes de Negocio de nuestro país en la ciudad de Valencia.

En 2010 los socios corporativos de la IBTA deciden en junta extraordinaria cambiar el modelo asociativo VDR a un nuevo modelo de gestión de la mano de Oribex, una empresa especializada en gestión de asociaciones. Este acuerdo supondrá un antes y un después en la historia de IBTA.

El primer gran cambio fue el de incluir la posibilidad de formar parte de la IBTA, sin necesidad de abonar una cuota anual fija. La nueva fórmula encajó y rápidamente el número de miembros (nombre a esta nueva categoría) comenzó a crecer y no ha dejado de hacerlo hasta la fecha hasta alcanzar los 4.642 miembros actuales.

Nace la revista Travel Manager

Otra decisión clave fue darle apoyo institucional y operacional al lanzamiento de la revista Travel Manager. IBTA sabía que no existía ningún medio especializado y vió en el proyecto una forma de consolidar un canal de comunicación profesional. Y así poder hacer llegar contenidos formativos en business travel a los responsables de viajes de un gran número de empresas.

Nace el Congreso Nacional del Business Travel

Importante fue también que el Congreso Nacional Business Travel se trasladó al marco de la feria de turismo FITUR. Durante 7 años IBTA y FITUR convivieron pero en 2018 y en su novena edición el Congreso Nacional decidió incorporarse al último gran proyecto de la IBTA lanzado con el nombre de  ETN -Expo Turismo de Negocios, la primera feria profesional de business travel. En la segunda edición de la feria ETN celebrada este año, el evento ha conseguido consolidarse como la segunda feria de business Travel más importante de Europa.

Nace el Business Travel Diploma

Varias alumnas de la promoción del curso Business Travel Diploma tras la entrega de su diploma.

Ante la carencia de una formación específica hasta la fecha, este mismo año 2010, la IBTA creaba y formalizaba la titulación Business Travel Diploma, un curso de dos días y equivalente a la formación impartida por GBTA en otros países. El curso aporta una metodología de trabajo básica para el desarrollo exitoso en como responsable de viajes corporativos. Hoy, tras ocho años y más de 200 alumnos, el BTD se ha convertido sin duda en un título de referencia en el sector y a facilitado mucho el reconocimiento y la labor de los Travel Managers dentro de las compañías españolas.

Nacen los Business Travel Days

2015 Business Travel Day Madrid

En 2011 la IBTA lanza los Business Travel Days, un original formato formativo de medio día para responsables de compra y gestión de viajes. En estos eventos el objetivo era ofrecer contenido de valor en la ponencias y también crear un punto de encuentro con las empresas del sector. Con el paso del tiempo y después de haberse celebrado durante varios años en Madrid, Barcelona, Bilbao y Sevilla el Business Travel Day Valencia es a día de hoy el único incluido en la agenda anual de la IBTA.

Travel Manager ONLINE

La transformación tecnológica entra en juego y en 2013 la IBTA respalda el lanzamiento de la revista Travel Manager Digital. La creación de nueva la página web de la revista lleva consigo un nuevo reto… ofrecer contenido más global y posicionar el medio en otros países de habla hispana. En la actualidad la versión online tiene una media de 5.000 lectores, un 67 % en Europa y 33% en América

Tan solo dos años después, en 2015 la IBTA se viste por primera vez de gala para conmemorar el 25 aniversario. La cena de gala se celebra en el Palacio de Congresos de Catalunya y cuenta con la presencia de socios y miembros junto a un nutrido grupo de empresarios y autoridades. La IBTA había crecido mucho en estos últimos cinco años y el evento fué una clara muestra del potencial de la asociación.

Begoña Blanco Maldonado, nueva presidenta de la IBTA

Este mismo año en las elecciones a la presidencia de la asociación IBTA se produce un cambio de presidenta con el nombramiento de Begoña Blanco, de Red Eléctrica de España. Este nombramiento provoca algunas salidas de la Junta que permiten incorporar como nuevos socios a Epson y Dulcesol. Ahora en 2019, cuatro años después y a las puertas de las elecciones todo parece indicar que la Junta mantendrá sus apoyos para seguir gobernando cuatro años más. 

IBTA verified Quality Supplier 

La nueva junta da luz verde en 2015 al nuevo proyecto de la asociación, esta vez se trataba ayudar a miembros y socios a identificar proveedores especializados en Business Travel. Para esta misión IBTA crea el Sello de Confianza VQS Verified Quality Supplier 

Los resultados de este proyecto superan las expectativas de IBTA al tener que acreditar a más de cincuenta proveedores. Al haber tantos proveedores, la directiva decide entonces publicar un Directorio para facilitar las consultas de sus miembros y socios. El primer Directorio IBTA se publica en papel en 2016 y se ha continuado editado anualmente hasta este año en el que se ha decidido hacer solo en una renovada versión ONLINE con el nombre de Buscador de Proveedores de Confianza del Business Travel.

Nacen los Premios Business Travel 

Imagen de la cena de Gala de los Premios Business Travel IBTA 2016

En 2016 y con la nueva junta, la IBTA se sentía con fuerza de seguir lanzando nuevos proyectos y propuestas al mercado. Y como resultado, una noche de noviembre de 2016 en el Casino de Madrid se celebraba la primera Gala de los Premios Business Travel Una noche de alfombra roja donde se hizo historia nuevamente al entregarse por primera vez un premio a la gestión de viajes corporativos. El Premio Travel manager del año 2016 cayó en manos de Daniela Renzi, Global Procurement (cluster Iberia) de Imperial Tobacco Group. 

Los Premios Business Travel, no son solamente para reconocer la figura del Travel Manager. IBTA también premia a todos los proveedores de la Industria del Business Travel del MICE. Los premios IBTA se componen de 14 categorías entre las que hay agencias, aerolíneas, hoteles, software de gestión, movilidad corporativa y espacios y agencias MICE.

Nace ETN, la feria del Business Travel 

El último proyecto de la asociación se presenta en 2018. IBTA sorprendió de nuevo al mercado con la creación de la primera feria de Business Travel. Todo un reto para la directiva pero afrontó con la energía que da un sueño perseguido desde hacía mucho tiempo.

IBTA 30 años de Business Travel en España y Portugal

El presente artículo de opinión es continuación del artículo «Situación Actual de las Dietas y gastos de locomoción, manutención y estancia» (publicado el 13 de abril de 2018)

Desde 2015 la Agencia Tributaria (AEAT) ha intensificado la verificación y regularización cuando proceda, de la realidad de los cobros recibidos por los trabajadores en concepto de dietas y asignación para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia.

En concreto, se han iniciado multitud de comprobaciones a los trabajadores que cobraban este tipo de percepciones y se les exigía a los mismos que justificaran la realidad del desplazamiento, día y lugar del mismo, su razón y motivo.

Nuestro despacho profesional ha atendido muchas de estas comprobaciones, basándose todas ellas en el mismo “modus operandi”, exigir al trabajador, la justificación y aportación de documentos que constataran que el importe cobrado por el mismo estaba exento del I.R.P.F.

La defensa realizada por nuestro despacho ha sido siempre que quien ha de justificar la realidad del desplazamiento y sus características es el pagador de las cantidades exentas, por tres motivos:

1. Por ser el empresario quien ordena al trabajador la realización del desplazamiento dentro de su relación laboral
2. Por ser quien dispone de los mecanismos necesarios para justificar dicho desplazamiento
3. Porqué así lo prevé la propia Dirección General de Tributos en su Consulta Vinculante V500/2016.

Por desgracia, durante mucho tiempo la AEAT se ha centrado en el trabajador, no aceptando las alegaciones anteriores, y acabando la mayoría de los casos, en el Tribunal Económico Administrativo Regional (TEAR), para su resolución.

Traemos buenas noticias

Pues bien, traemos buenas noticias, el Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) en recurso extraordinario de alzada de unificación de criterio de fecha 6 de noviembre de 2018, ha zanjado este tema. Según dicho tribunal, aunque a priori y según establece el artículo 105.1 de la LGT, correspondería al trabajador toda justificación de una renta exenta que afecta a su IRPF, contrapone a dicha norma lo establecido en el artículo 9 del Reglamento del IRPF, que constituye una norma específica sobre la carga de la prueba en el caso de las dietas y asignaciones de locomoción exentas de gravamen, la cual concreta que será el pagador a quien corresponde acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.

«Quien ha de justificar los motivos laborales del desplazamiento del trabajador ha de ser la empresa o pagador de la renta ‘presuntamente’ exenta.»

Tiene mucho sentido este relato del TEAC, debido a que es la entidad pagadora, como organizadora de la actividad económica, la que autoriza y supervisa la actividad de sus empleados, y por lo tanto la encargada de acreditar la razón o motivo del desplazamiento para fines laborales.

Ahora bien, el TEAC no cierra la puerta que sea el propio trabajador y beneficiario de las retribuciones percibidas, quien pueda voluntariamente aportar la justificación de los desplazamientos si dispusiera de los mismos.

Aclaración

Últimamente he tenido diversas consultas sobre las dietas por este concepto que cobran los administradores de empresa. Hay que dejar claro que las dietas exentas se refieren exclusivamente a las relaciones laborales. Los administradores no tienen relación laboral con la empresa, cuestión que daría para otro artículo… en un futuro.

El presente artículo de opinión es continuación de este artículo

Situación actual de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia

Por: Josep Chiva Masó
Abogado-Economista
CEO de Chiva-Sansó Consultors S.L.
www.chivasanso.com/es/home

El Turismo de Negocios está bien posicionado en España. Así queda reflejado en la segunda edición de la ETN – Expo Turismo de Negocios, que el pasado jueves abrió sus puertas en el pabellón 2 de IFEMA en Madrid

Debate sobre Expense Management. Moderadora: Marta Crespo de Caixa BanK

“El turismo de negocios goza de buena salud y España tiene la suficiente fuerza para contar con la feria segunda feria más importante de Europa».  Juli Burriel, Director de Expo Turismo de Negocios

La segunda feria más importante de Europa

Exclusivamente dedicada a los viajes de negocio arrancó, con un novedoso formato de networking enfocado a la eliminación de barreras.

Expo Turismo de Negocios (ETN) reunió en Madrid a un centenar de compradores y responsables de viajes de empresa. Los buyers llegaron desde todos los puntos de España como: Valencia, Andalucía, Aragón, Galicia, Asturias, País Vasco y Cataluña fueron recibidos en la estación de Atocha y el aeropuerto Adolfo Suárez por la organización.

Que con la colaboración de las compañías de movilidad Taksee y Drivania los asistentes fueron trasladados a las puertas de IFEMA lugar de celebración de la feria.

Es más el CEO de IBTA y de ETN2019, Juli Burriel, recalcó en rueda de prensa que el “potente sector de los viajes de negocio mueve alrededor de 20.000 millones de euros al año en España. Una cifra llamativa que refleja el estado de la economía del país”.  

El interés que ha despertado entre los profesionales la nueva edición de ETN refleja, en palabras de su director que “el turismo de negocios goza de buena salud en España y tiene la suficiente fuerza para contar con una feria propia, especializada, arropada por las asociaciones de agencias GEBTA y Travel Advisors–

Por otro lado tenemos los principales operadores del sector como son: Viajes El Corte Inglés, Booking.com, NH Hotels, Air Europa, Air France-KLM, Lufthansa, Avis, Sap Concur o Iberia entre otras 20 compañías

La relevante figura del Travel Manager

Además Burriel también ha destacado la importancia de la figura Travel Manager que, según ha opinado, “todavía no se conoce bien entre los empresarios”. En este sentido ha abogado por reforzarla, dándole el papel de gestor de la movilidad corporativa para optimizar la inversión global que se generan en la gestión de los viajes de negocio, reuniones, eventos o convenciones.

Citas B2B; Héctor Delgado de Armando Álvarez y Pedro Real de HRS

A la hora de trabajar líneas de mejora en el bienestar y la salud, el perfil profesional del Travel Manager resulta imprescindible para salvaguardar, además, de la protección de los viajeros y su seguridad, los estándares de calidad de las compañías. “Toda empresa debería tener una buena política de viaje y para ello es necesario contar con los servicios profesionales de un Travel Manager”, ha concluido .

La importancia clave de la tecnología

Otro de los puntos clave que se han resaltado en la presentación de esta segunda edición de ETN ha sido la incorporación de nuevas herramientas de gestión para llevar un control ordenado y práctico del día a día en las entidades. “Cada vez están llegando más startups dedicadas a facilitar la gestión de los viajes de negocios”, ha comentado Burriel, haciendo hincapié en que hay que adaptarse al entorno y contar con los instrumentos necesarios para solventar todos los retos. (nuevas políticas de inversión en viajes, administración de notas de gastos, medidas de duty of care, herramientas de recuperación del IVA, etc)

Como resultado de ello, la tecnología móvil y la inteligencia artificial van adquiriendo un papel que les llevará a ser protagonistas de nuestro futuro.

El Turismo de Reuniones a debate en la feria ETN

En síntesis

Por encima de todo, ETN se ha convertido en una feria con un carácter exclusivo y profesional y diseñada para un sector especializado, con sus necesidades y exigencias claramente propias y muy definidas.

Finalmente, con un formato de citas de negocio programadas, unas conferencias y encuentros para analizar el presente y el futuro de la gestión de los viajes de negocios. ETN se despide de su segunda edición con un feed-back muy positivo por parte de todos los asistentes (compradores y vendedores), que han expresado su satisfacción con los resultados obtenidos. !El año que viene más! 

Se habla mucho de la gamificación desde un punto de vista teórico, pero pocos han tenido la oportunidad de ver un caso práctico real. Es el tipo de iniciativa que da visibilidad al travel manager y lleva nuestra administración a otro nivel de madurez como profesional. 

Modelo de Gamificación

En el pasado trabajé en la elaboración de un modelo de gamificación. No será un modelo perfecto y tendrá puntos difíciles de implementar considerando la realidad de su empresa y su programa de viaje, pero en general puede darle una buena idea de cómo comenzar.

La parte más difícil es, sin duda, la polítical sewing (costura política) requerida, que incluye la implicación de los departamentos de Dirección, RR. HH., Compliance y Finanzas de la empresa. En particular, RR.HH. que debe dar su respaldo total, ya que involucra la competencia entre los empleados. Además el área de Compliance también debe estar involucrada porque la gamificación generalmente involucra premios al final de un período, por lo que: ¿vamos a pagar el billete que vamos a otorgar? o ¿ganamos de nuestros proveedores preferidos?

PASOS A SEGUIR

El primer paso es, sin duda, establecer las reglas:

1. Fuente de medida

En primer lugar, los informes de las TMC: si bien sabemos que existen muchos errores en ellos, siguen siendo la mejor opción disponible. Las alternativas serían el informe de la OBT (que no tiene todas las transacciones fuera de línea en muchos clientes) o el informe de la tarjeta de crédito.

2. Periodicidad

Hablando de frecuencia, les pregunto: ¿será el período el año fiscal más común, de enero a diciembre, o el específico de su compañía (julio-junio, octubre-septiembre)? De todos modos, no espere hasta el próximo año para comenzar, haga una prueba piloto, incluso si solo son 7 u 8 meses.

Por lo tanto recomiendo no realizar el cálculo por trimestre, semestre o año y hacer el control mensualmente puesto que mantendrá a las personas interesadas e instigará a la competencia entre ellas, además de mantener el viaje (y a usted) siempre en presente.

3. Público objetivo

Preguntas a plantearse para definir al público:

1. ¿El cálculo se realizará por Departamento / Junta / Centro de Costes / Proyecto o individualmente por el viajero? En el caso de los viajeros, si el ganador es el que tiene un asistente que hace las reservas, ¿también se le otorgará?
2. ¿Se otorgarán también los approvers (aprovadores)?
3. ¿Se puede otorgar a un miembro de la Junta también si es un viajero ejemplar?

Mi opinión: elaborar 3 rankings y premiar a los 3 de igual forma.

• Ranking 1 – Viajero más compatible;
• Ranking 2 – Booker más compatible;
• Ranking 3 – El aprobador más eficiente (quizás será el jefe del mejor viajero).

Entonces nos metimos en un problema: la frecuencia de los viajes. El asistente de RR.HH., que viaja una vez al año, no puede competir con el Gerente de ventas que viaja 30 o nunca tiene la oportunidad de ganar. Por lo tanto.

Una sugerencia es crear 3 categorías y separar a los viajeros por frecuencia del viaje:

• Frecuencia 1: Quién viaja de 1 a 10 veces al año;
• Frecuencia 2: Quién viaja de 11 a 20 veces al año;
• Frecuencia 3: Quién viaja de 21 a 30 veces al año;

Al final podría haber hasta 9 ganadores en este modelo (3 ganadores en 3 categorías).

Una opción es simplemente excluir de la competencia a quienes viajan hasta 10 veces al año, pero no lo haga sin analizar primero sus datos: si el 30% de su volumen está en manos de las personas que viajan un poco, debe mantenerlos en la competencia.

4. Billetes de avión

Al abrir el informe de la TMC, cree columnas al lado de donde se usa la información y cree las reglas de Excel (necesitará trabajo manual en algunas partes).

• La Compra anticipada por encima del mandato de la política ❷ Puntos
• Compra anticipada dentro del mandato de la política: ❶ Punto
• La Compra anticipada por debajo del mandato de la política: –❶ Punto negativo
• Elección de la tarifa más baja o dentro del límite aprobado por la compañía para la ruta: ❶ Punto
• Viaje con aerolínea preferida: ❶ Punto
• Tarifa restringida: ❶ Punto
• El Cambio de billete (boleto) con tarifa aérea y con diferencia de tarifa: -2 puntos.
• Cambio de billete (boleto) con tarifa aérea y sin diferencia de tarifa: -1 punto.
• El Cambio de billete (boleto) sin tarifa aérea y sin diferencia de tarifa: 0 puntos.
• Boleto reembolsado: ❶ Punto
• Viaje diario sin hotel: ❷ Puntos (debido a los ahorros generados al levantarse antes)

Canjes y reembolsos

Si bien la opción de canjear un billete en general es más interesante que el reembolso (que tiene una multa, las tarifas administrativas de la TMC, las tarifas de la aerolínea y la pérdida del valor del dinero a la devolución), en el caso de la gamificación, la idea es para recompensar quién organiza el viaje con exactitud y, por lo tanto, no necesita intercambiar, aunque el cambio se deba a la agenda de clientes y gerentes, por ejemplo. Si comenzamos a abrir muchas excepciones, el juego pierde su significado y las excepciones terminan “tragando” todo el proyecto, porque en viajes las excepciones ocurren todo el tiempo.

En cuanto al reembolso, aunque es la opción menos preferible, en este caso el viajero gana ❶ Punto porque está recuperando el dinero de la empresa, por no tener la necesidad de cambiar el viaje, al menos no permitió que el crédito fuera perdido. 

5. Hoteles

• Reserva anticipada del hotel por encima de la compra anticipada requerida para aéreo: ❷ Puntos (sí, es muy importante garantizar tarifas preferenciales y disponibilidad)
• Reserva anticipada del hotel dentro de la compra anticipada requerida para aéreo: ❶ Punto
• Elección de la tarifa más baja o dentro del límite aprobado por la empresa para el destino: ❶ Punto
• Marca preferida*: ❶ Punto
• Propiedad preferida *: ❶ Punto
• Reservado a través de la herramienta de auto-reserva (SBT) del billete aéreo** (incluido, para evitar pagar 2 cargos a la TMC y mantener la visibilidad del gasto): ❷ Puntos
• Reservas a través de reservas en línea (SBT) – Solo hotel: ❶ Punto

* Podríamos reconocer a quienes se quedan cerca de la oficina para ahorrar dinero con el taxi, sin embargo, se entiende que el área de Viajes ya elige marcas y propiedades preferidas cerca de sus puntos de interés precisamente para evitar este coste.

** Depende del precio contratado con TMC.

6. Movilidad terrestre

• Reserva anticipada del alquiler por encima de la compra anticipada requerida para aéreo: ❷ Puntos (sí, es muy importante garantizar tarifas preferenciales y disponibilidad)
• Reserva anticipada dentro de la compra anticipada requerida para aéreo: ❶ Punto
• Elección de la tarifa más baja o dentro del límite aprobado por la empresa para el destino: ❶ Punto
• Proveedor preferido: ❶ Punto
• Coche económico: ❶ Punto
• Reserva a través de la reserva en línea junto con el billete aéreo* (incluido, para evitar pagar 2 cargos a TMC y mantener la visibilidad de los gastos): ❷ Puntos
• Reservas a través de reservas en línea (SBT) – Solo automóviles: ❶ Punto

* Depende de los precios contratados con TMC.

Sería genial reconocer a los viajeros que devuelven el automóvil sin multas, averías o que ahorran en alquileres de GPS y los devuelven con el depósito lleno. Este tipo de información debe venir preferentemente de la propia empresa de alquiler, después de todo, es posterior a la reserva (TMC solo participa si corren cargos de multas y daños y no puede proporcionar este tipo de información centralizada).

7. Otras ideas

Para los elementos a continuación, es aconsejable consultar otras fuentes, sin embargo pueden ser buenas ideas para mejorar la medición e involucrar a sus colegas en el área de Viajes y en las acciones que usted y su equipo realicen (estos puntos pueden finalizar el período porque implican otras áreas, y en consecuencia, son más laboriosas).

• Participación en encuestas de satisfacción (de TMC o internas):
  ❶ Punto a cada respuesta;
• Gastos reclamados dentro del período determinado en la política de viaje: ❶ Punto a cada reclamación presentada dentro del plazo;
• Participación en capacitaciones de viajes, talleres, días de viaje, etc.:
  ❶ Punto por cada participación;
• Conductor que no acomulo multas en cando rentó un auto: ❷ Puntos;
• Conductor que no causó daños al automóvil alquilado (o leasing por la empresa): ❷ Puntos;
• Uso del Servicio de Emergencia: si el viajero está en tránsito o con menos de 24 horas de embarque, 0 puntos. Si el viajero llamó innecesariamente (es decir, de manera oportuna para llamar a los asesores de viajes): –❷ Puntos negativos por cada interacción.

Como siempre digo, no existe una fórmula perfecta de Política ni Gamificación, que se aplique a todas las empresas. De hecho, todos los días estoy convencido de lo contrario, que podemos establecer bases generales para procesos e ideas, pero cada compañía (y cada departamento) tiene una realidad particular. En este texto busco compartir experiencias, opiniones e ideas para que usted desarrolle la suya, incluso porque sería imposible proponer una solución a su realidad escribiendo para tantas personas, de tantos perfiles e intereses diferentes. Sí, será un trabajo duro.

Pero como dijo el Sr. Albert Einstein, no podemos obtener resultados diferentes haciendo siempre las mismas cosas.

Por: Fernão Loureiro Tanaka

El Club IBTA renueva las becas para la formación en viajes corporativos.

La actual evolución del sector exige y hace necesario una formación especializada y continuada.  

El Club IBTA  lo forman las empresas que más invierten en la profesionalización y especialización de nuestro sector. Como resultado de estas inversiones, un año más se anuncia el nuevo programa de becas, por medio de él, la asociación IBTA incentiva la formación especializada  un valor clave para el futuro del travel management.

Beca del 20% sobre el importe del curso BTD 

Estas becas están destinadas a los profesionales que quieran acceder al curso Business Travel Diploma–BTD  organizado por el Business Travel Institute – BTI, y por el que han pasado más de 300 alumnos y alumnas desde su creación en 2014.

El Club IBTA

26 corporaciones:

Desde Bogotá Colombia nos llega el TMBForum ,nacida con la intención de contribuir de manera significativa en la Industria.

En primer lugar, la nueva feria TRAVEL & MICE BUSINESS FORUM, reunirá a profesionales compradores y proveedores de la industria de viajes corporativos y sector del MICE. 

TRAVEL & MICE BUSINESS FORUM

Como resultado revista especializada y de ámbito global hemos ha aceptado ser medio de comunicación aliado estratégico por la organización del TRAVEL & MICE BUSINESS FORUM y dar la cobertura del evento propuesta que ha sido aceptada con mucho placer por todo el equipo y con ganas de ponernos en marcha.

fuente: redacción internacional