Gracias a esta nueva funcionalidad, validada con el organismo público, los usuarios pueden identificar rápidamente si los documentos que han subido al sistema, tomando una fotografía desde la aplicación o mediante su escáner, cuentan con la homologación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Cada documento subido al sistema contará con un icono de “candado”. Si el candado está cerrado, es que cumple con todas las condiciones de la Orden EHA/962/200 de la AEAT.
Si el candado se muestra abierto, es que el justificante no respeta los requisitos necesarios y, por lo tanto, no será posible deshacerse de la versión en papel.

Con esta nueva funcionalidad, las empresas pueden olvidarse de seguir almacenando sus documentos en formato físico, ahorrando tiempo y costes innecesarios, además de estar en regla en caso de un control o auditoría.

“Cuando digitalizan sus gastos, las empresas siempre dudan de si están conformes o no con los requisitos exigidos por ley”, explica Maria Teresa Rendo Botana, Regional Sales Lead de Expensya. “El candado viene a apoyar a todos los actores involucrados en el proceso de pago (desde el trabajador hasta el departamento de finanzas) para mostrarles cuando efectivamente sus justificantes están certificados. Así, nos convertimos en la primera solución del mercado en ofrecer esta visibilidad respecto a la homologación de la AEAT”.

Con más de 25 años de experiencia en el Travel&Expense, María Teresa Rendo Botana nos comparte su mirada sobre la recuperación de este sector tras la crisis sanitaria y nos anticipa cómo su compañía sigue innovando para simplificar la gestión de los desplazamientos profesionales en esta nueva era.

¿Qué es EXPENSYA?
Expensya es una herramienta que permite gestionar los gastos de viajes y representación, digitalizando todo el proceso desde el empleado hasta la escritura contable en la ERP del cliente. Estamos homologados por la AEAT, y para ofrecer la posibilidad de una visión a 360° para todos los servicios de la empresa tenemos varios socios en muchos sectores (IVA, bancos, viajes, movilidad, etc).
Como es nuestra propia tecnología y no pasamos por terceros, podemos innovar cada 6 semanas para ofrecer a nuestros clientes la mejor solución del mercado. Hoy las empresas que nos eligen tienen varias posibilidades en control de fraude, así como en la configuración de sus necesidades, con una agilidad muy intuitiva.

¿Cómo la pandemia ha afectado la gestión de los gastos profesionales?
Antes, las empresas no pensaban en digitalizar el proceso de los gastos. Seguían en una “rutina papel” que parecía responder bastante bien a su ritmo. Cuando tuvimos que cambiar nuestras costumbres, este proceso estuvo en peligro por no poder ir a la oficina o no poder imprimir la hoja de los gastos para el reembolso. Los volúmenes de los gastos bajaron, por cierto, pero no pararon. Desde Expensya vimos aparecer nuevas categorías sanitarias o más declaración de kilómetros con coches personales. Las empresas aprovecharon este momento de cambio para pensar y trabajar la temática con nosotros.

Hemos seguido nuestras evoluciones para apoyar en esta situación de crisis, pero también para la vuelta a la nueva normalidad. Y el resultado es que en estos últimos meses hemos ganado nuevos clientes y socios (como por ejemplo OUIGO España, Gesternova, etc). Hasta tuvimos que pasar de un webinar mensual a uno por semana: Los martes de Expensya para poder enseñar las ventajas de la herramienta.

¿Como habéis vivido internamente la crisis en Expensya?
Pues como todos: nos hemos tomado un tiempo para intentar entender lo que pasaba y así analizar cómo íbamos a ayudar a nuestros clientes para manejar lo que estaba ocurriendo. Por nuestra parte, los equipos hemos seguido con nuestros proyectos con más fuerza que nunca.

¿Cómo ve la recuperación del sector Travel & Expense?
Estoy encantada de ver que el segmento retoma un nuevo ritmo: volvemos a viajar, a salir, a consumir…Y eso lo vemos en muchos lugares, y en muchos gastos que vuelven a la herramienta. Nuestros clientes están haciendo las analíticas del periodo pasado para poder volver en una forma diferente. Por eso es y será una nueva normalidad.

¿Qué transformaciones considera que han llegado para quedarse en los desplazamientos profesionales?
Podemos ver que antes siempre era el precio o coste lo que importaba en los contratos con los proveedores como las compañías aéreas, hoteles, etc. Y ahora es el bienestar del empleado el punto central para las empresas. Porque un colaborador que se cuida es un trabajador más activo y reactivo; y es lo que se necesita ahora.
Las reglas a la hora de viajar cambian y las reglas relativas a los gastos, también. Todo está transformándose para poder optimizar y cuidar al actor principal de las actividades: los empleados. Viajé la semana pasada por Europa y vi mucha gente por los aeropuertos, por los hoteles, por las cuidades y eso demuestra que la vuelta está aquí y por fin la estamos disfrutando.

¿Puede avanzarnos algunos de los próximos lanzamientos de Expensya?
No puedo revelar todo que os quitaría las sorpresas, pero tenemos dos temáticas en las que estamos muy enfocados: las tarjetas corporativas virtuales y la accesibilidad que trabajamos en completa colaboración con nuestro cliente ONCE, para poder tener en los próximos meses la herramienta al nivel AA para que todos los empleados puedan hacer y gestionar sus gastos. No queremos una herramienta que limita su acceso.

Con el objetivo de simplificar al máximo los procesos de gestión de los viajes de negocio, Expensya, solución de gestión automatizada de gastos de las empresas, ha anunciado su integración con la start-Up barcelonesa TravelPerk, una plataforma todo-en-uno que facilita los pagos y reservas de vuelos, hoteles trenes y coches de alquiler. Ambas plataformas utilizan igualmente la interfaz API, garantizando así el buen funcionamiento del software para una gestión de gastos sencilla y unificada.

La integración permite recuperar automáticamente las facturas y todos los servicios de viaje de la plataforma TravelPerk e integrarlos en la aplicación Expensya como gastos.
De este modo, los viajeros de negocios ya no tendrán que preocuparse por la gestión de sus gastos de viaje por ser una integración nativa. La transmisión, verificación y aprobación de los gastos incurridos será más fácil y fluida para los equipos financieros gracias a los flujos de validación automatizados. Además, todos los gastos relacionados con los viajes de negocios estarán disponibles en 24 horas en la aplicación Expensya: los empleados podrán enviar sus informes de gastos rápidamente para ser reembolsados y se beneficiarán de una opción de exportación para tener sus gastos de viaje con sus recibos en formato PDF.

Para Kelly Jewison, Head of Product Partnership & Business Develoment en TravelPerk, “la integración con Expensya ha sido rápida, fácil y sin problema. Los clientes pueden disfrutar de una gestión integral de los gastos de viaje de empresa, desde la elaboración de informes hasta la validación inteligente. Se trata de una necesidad para cualquier empresa moderna que quiera optimizar sus presupuestos de viajes y llevarlos al siguiente nivel.”

Por su parte, María Teresa Rendo Botana, Senior Sales Manager, añade que “hemos trabajado en una integración automatizada y ágil con TravelPerk para ofrecer a las empresas una herramienta de Travel & Expense 2 en 1 de nueva generación. Las empresas necesitan proveedores innovadores que les apoyen en su deseo de gestionar y controlar todo su proceso con facilidad y digitalización.”

En concreto, esta alianza permite una integración nativa entre ambas empresas, para dar una solución conjunta que integra todas las capacidades de las tarjetas corporativas de BBVA con las múltiples posibilidades que ofrece Expensya en la gestión de los gastos de empresas.

BBVA Pivot es un conjunto de soluciones integrales de tesorería para acompañar a las empresas en su actividad internacional. La solución Commercial Cards facilita a las empresas un mayor control del uso de las tarjetas corporativas al integrarse con soluciones de gestión de gastos profesionales como Expensya.
De esta forma, será posible hacer un seguimiento pormenorizado de los gastos realizados con las tarjetas profesionales de empresa (tarjetas Corporate y Business). Cada gasto incurrido con una tarjeta bancaria de BBVA se verá reflejado automáticamente en la herramienta de Expensya, agilizando la conciliación y evitando la entrada manual de datos por parte de los empleados. La digitalización y la automatización son las claves de esta alianza, permitiendo un ahorro de tiempo para todos los servicios, una visión clara de los gastos pagados, y la automatización completa de la reconciliación bancaria.  

Además, la tecnología de Expensya también permite emitir órdenes de transferencia según la normativa SEPA, facilitando el reembolso de gastos.“Nuestra tecnología de escaneo de tiquets propia permite automatizar la declaración del empleado, facilitar el control del supervisor. La exportación e integración con ERPs y programas de contabilidad facilitan el trabajo a contables y financieros. Por último, la digitalización de los gastos gracias a la homologación de la AEAT agiliza los procesos, refuerza la seguridad de los documentos y mejora el control”, comenta Maria Teresa Rendo, Sales Manager España de Expensya.

“Esta ronda de inversión constituye un reconocimiento al rendimiento de Expensya e ilustra su objetivo de convertirse en el líder indiscutible de la gestión integral de los gastos. Un formidable acelerador en el mercado de la automatización de la gestión de gastos profesionales, con el fin de ofrecer la solución más completa y una experiencia optimizada”, afirma Karim Jouini, CEO y cofundador de Expensya.

A nivel global, la compañía ha incorporado recientemente nuevos directores en las áreas financieras, marketing y ventas. El objetivo es contratar en los próximos tres años a más de 100 nuevos empleados, los cuales se sumarán a los 140 actuales. En este sentido, Karim Jouini, se compromete a desarrollar un modelo de negocio responsable que cree valor a largo plazo, en primer lugar, para sus empleados.

Expensya, empresa especializada en el mercado de la gestión de gastos profesionales, ha realizado un estudio de casi cien millones de euros en gastos de empresa de sus clientes en España. Un análisis que permite analizar las consecuencias de la COVID-19 en los gastos corporativos.

Gastos de restauración a la baja

Según el estudio de Expensya, los gastos procedentes de restauración (restaurantes, supermercados, tiendas de alimentación…) siguen liderando el ranking de gastos profesionales. De hecho, un 45% de los recibos tratados durante 2020 corresponden a esta categoría. Sin embargo, la crisis sanitaria ha provocado dos efectos. Por un lado, el descenso del gasto destinado a esta partida: del 32% de 2019 al 21% de 2020. Y por otro, la mayor parte de los justificantes de pago fueron emitidos por supermercados, seguido de establecimientos de comida rápida. Se trata de una tendencia lógica si tenemos en cuenta que los locales de restauración han sufrido importantes limitaciones de apertura.

El teletrabajo impulsa el gasto en servicios y equipamientos

Una de las principales conclusiones del estudio de Expensya es el incremento del gasto en partidas de servicios y equipamiento como consecuencia del aumento del teletrabajo.

En el caso de los servicios, su “trozo de pastel” pasa del 13% de 2019 al 20% en 2020. Además, si hace 2 años los servicios de consultoría y abogados copaban los recibos y gastos de esta categoría, en 2020 ha sido Zoom, la aplicación de video-llamadas, la principal fuente de gasto, “al ser la opción más utilizada por las empresas para estar en contacto con sus trabajadores.”

En esta misma línea, el gasto en equipamiento ha aumentado hasta el 19%, tanto en número de recibos tratados como en el coste total. Sin duda se trata de otra de las consecuencias del teletrabajo, pues fueron muchos los profesionales que tuvieron que invertir en equipos informáticos, elementos de iluminación, mobiliario, etc.

¿Cómo ha cambiado la movilidad profesional?

Nuevamente la pandemia de COVID-19 incide en un capítulo siempre clave en la gestión de gastos: el transporte. Las restricciones provocaron que durante 2020 no siempre fuera fácil desplazarse en avión. Si a ello sumamos el miedo a contagiarse en el transporte público (metro, bus, tren…), la consecuencia es un mayor uso del coche. De ahí que la categoría de carburante haya reflejado un gran aumento en relación con 2019, tanto en lo que respecta al gasto total de los usuarios (del 10% al 18% en 2020) como en lo referente al número de recibos tratados (de un 7% a un 9%). Sin embargo, los gastos procedentes de peajes han descendido desde un 4,06% (2019) a tan solo un 2,04%, mientras que los derivados de medios de transporte como avión, bus, tren o metro han sido desplazados a las últimas posiciones. También los gastos derivados de taxis han descendido de forma importante del 8,5% al 2,8%.

Alojamiento: menos recibos pero más gasto

Confinamientos, toques de queda y cuarentenas han provocado que los profesionales incrementaran sus gastos en alojamiento. Pero hay que mirar al detalle: aunque el número de recibos ha disminuido, el gasto ha aumentado (del 5,8 al 11%). Según Expensya, esto se explica “por un aumento de los precios y/o en el incremento del número de noches ante la falta de movilidad por la COVID-19.”

Como parte de esta estrategia, y ante la aceleración de las necesidades digitales de los procesos financieros en las empresas, Expensya ha decidido generalizar su módulo de pago virtual a todos los usuarios. Disponible muy pronto para todos los clientes de Expensya, el módulo de pago es una solución eficaz que permite a los usuarios centralizar y controlar sus gastos diariamente. 

La nueva estrategia de la compañía, fundada en 2014, también incluye nueva web y nueva identidad visual. El nuevo logo expresa “la capacidad de adaptación de la empresa dentro de un entorno tecnológico en constante evolución y en su dominio de los últimos avances, además de aportar una importante dosis de innovación: una gestión completa de gastos profesionales 360° y una solución de automatización cada vez más integrada.” 

Sin embargo, su uso no exime de la obligación de justificar los pagos y conservar los recibos.
En este sentido, y de cara a facilitar tanto la justificación de los gastos como la conservación de los recibos para cumplir con la administración tributaria, es recomendable que el uso de tarjetas de crédito corporativas vaya ligada a la utilización de una solución de gestión de notas de gastos que permita automatizar el tratamiento, el control, los flujos de validación y la integración en la contabilidad de los gastos profesionales.

Mediante los distintos acuerdos con diferentes proveedores de soluciones de pago, Expensya ofrece “una gestión de los viajes de negocios de nueva generación.” Su solución permite la generación de tarjetas virtuales para pagar todos los gastos profesionales de la empresa y que, de esa forma, los trabajadores ya no tengan que adelantar el dinero ni esperar el reembolso.
Estas tarjetas de pago facilitan que los empleados y directivos puedan sufragar de manera instantánea sus gastos cuando están fuera de su lugar de trabajo habitual. Se trata de un método que garantiza una automatización de la gestión de los gastos, desde el pago hasta la contabilidad, además de ofrecer un acceso en tiempo real a los gastos de los trabajadores para optimizar el proceso.

“Tanto para los gastos de directivos como para los efectuados por los empleados a diario, las tarjetas de pago profesionales dan respuesta a las necesidades expresadas por un gran número de viajeros y responsables, y, por eso, no han tardado en conquistar a los usuarios. No obstante, no hay que olvidar que, todos los gastos incurridos en el curso de una actividad profesional deben estar justificados, para cumplir con la legislación vigente. En este sentido, una tarjeta de pago, acompañada de una aplicación intuitiva y eficiente para la gestión de notas de gastos como Expensya, aborda estos problemas y representa el método más idóneo para controlar los gastos de los empleados mientras se les ofrece mayor autonomía y facilidad de uso”, afirma Karim Jouini, CEO de Expensya