En un escenario marcado por la incertidumbre económica, los viajes de negocios siguen siendo una pieza clave. Sin embargo, la forma en la que los empleados gestionan sus desplazamientos está cambiando. Algo normal si tenemos en cuenta que el 93% de los viajeros corporativos españoles ha sufrido recortes en sus dietas durante el último año. Es más, el 54% de los encuestados prevé que los presupuestos de viaje se estancarán o incluso caerán en 2025.
Como consecuencia, los viajeros de negocios españoles afirma haber modificado sus hábitos durante los desplazamientos: el 41% opta por comidas más económicas y el 30% incluso prepara su propia comida para no superar los límites asignados.

Confort a costa del bolsillo propio

A pesar de la reducción de recursos, los profesionales no están dispuestos a renunciar a ciertos niveles de confort. El 87 % de los viajeros españoles estaría dispuesto a cubrir determinados costes de su propio bolsillo.
Entre las prioridades figuran pagar por vuelos directos (34%), una noche extra de hotel (33%), alojamiento de mayor calidad (32%) o experiencias más sostenibles (26 %). En este capítulo toma relevancia la variable generacional. La Generación Z lidera esta tendencia a nivel global, con un 93% de disposición a invertir, seguida por los millennials (88%), la generación X (74%) y los baby boomers (62%).

El estudio refleja un cambio de actitud según el tipo de desplazamiento. En viajes de negocios, el 82% de los empleados españoles admite modificar sus patrones de gasto frente a los de ocio. En estos casos, el 38% se aloja en hoteles de mayor categoría, el 29 % elige vuelos directos aunque sean más caros y el 25 % apuesta por restaurantes de mejor nivel.
Este contraste subraya cómo el respaldo de la empresa influye en la toma de decisiones y en la percepción de valor de cada gasto.

Claves para las empresas

El informe de SAP Concur, elaborado por Wakefield Research en 24 países e incluyendo tanto a viajeros de negocios como a CFOs y Travel Managers, traza una imagen clara del viaje corporativo en 2025: menos presupuesto, más gasto personal y un nuevo equilibrio entre ahorro, comodidad y sostenibilidad.

Para João Carvalho, Head de SAP Concur para el Sur de Europa, “los recortes en los presupuestos de viaje están teniendo un impacto directo en la experiencia de los viajeros. Para las empresas, es fundamental comunicar qué cubre su política de viajes y qué queda fuera”.
En este sentido, Carvalho defiende que las soluciones integradas de gestión de viajes y gastos ayudan a definir políticas claras, orientar el comportamiento de los empleados y ofrecer alternativas más económicas o sostenibles sin comprometer la comodidad.

SAP Concur, la división de SAP especializada en la gestión de viajes corporativos y control de gastos, celebró en Madrid su evento anual SAP Concur Day, con David Broncano como maestro de ceremonias.
La jornada se centró en las tendencias clave que están marcando la evolución del Business Travel, como la digitalización, la inteligencia artificial generativa y la sostenibilidad.

Uno de los anuncios más destacados del evento fue la incorporación de la oferta ferroviaria de iryo a la plataforma Concur Travel, una integración que estará disponible para los clientes en el segundo semestre de 2025.
De esta manera, los viajeros corporativos podrán reservar billetes de Iryo dentro de la política de viajes de sus empresas y acceder a tarifas negociadas, facilitando la comparación de opciones en una única pantalla junto a las de Renfe, ya presente en la plataforma. Esta novedad permitirá a las empresas fomentar el uso del tren como alternativa sostenible en sus desplazamientos.

Compromiso con la sostenibilidad

Otro de los anuncios de la jornada fue que SAP Concur se ha convertido en la primera en integrar cálculos de emisiones de gases de efecto invernadero, en todas las modalidades de transporte, certificados según la norma ISO 14083. Esta certificación permite a las empresas calcular con precisión su impacto ambiental en todos los medios de transporte y facilita el cumplimiento de normativas como la Directiva de Informes de Sostenibilidad Corporativa (CSRD) de la Unión Europea.

La inteligencia artificial en la optimización de viajes y gastos

El evento también abordó el impacto de la inteligencia artificial en la gestión de viajes y gastos, mostrando cómo esta tecnología está transformando procesos clave como la auditoría interna y la detección de fraudes. Además, se analizó cómo los asistentes virtuales han revolucionado las reservas de viajes, ofreciendo rapidez, precisión y una experiencia de usuario optimizada.

João Carvalho, director de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África, subrayó que «la inteligencia artificial ha cambiado la forma en que trabajamos, mejorando la experiencia del viajero corporativo. Sin embargo, su verdadero potencial se alcanza cuando se combina con los partners adecuados, permitiendo una gestión de viajes más eficiente y sostenible».

Según datos de un reciente estudio de GBTA, la recuperación post-covid de los viajes de negocio así como los gastos asociados a los mismos es un hecho. Y aunque todavía no se ha alcanzado el volumen de 2019, este año las cifras a nivel global quedarán cerca de los registros prepandemia.

El estudio, elaborado a nivel mundial, muestra que el nivel de gastos en los viajes domésticos ya alcanza el 74 % del volumen de 2019 (66 % para los viajes internacionales). Y un 21 % de las empresas afirma que sus gastos de viaje ya superan los de antes de la pandemia. Es más, el 77 % de las compañías afirma que incrementará sus viajes de negocios respecto a 2022.

Ante incrementos de esta magnitud, la adopción de la digitalización en los procesos de Travel & Expense es clave para optimizar la gestión de sus gastos de viaje, ya que permite reducir errores y la posibilidad de fraude, agilizando procesos y mejorando la experiencia del empleado.

Un estudio realizado por Payhawk, desarrollador de una solución integral para la gestión de notas de gastos, incluidos los gastos de viaje, tarjetas de empresa, facturas y pagos, confirma que la digitalización de la gestión financiera en las empresas ha dado un salto adelante en los últimos años. Sin embargo, todavía queda mucho trabajo por delante.

En el informe “La gestión financiera en las empresas españolas: previsiones, gastos y tendencias” encontramos conclusiones interesantes. Por ejemplo, 1 de cada 4 empleados ha tenido que hacer frente alguna vez a gastos de empresa con dinero personal. O que el 28% de las corporaciones todavía exige a los empleados presentar los tickets de forma manual. Una práctica que, a su vez, provoca que el 28% de los empleados haya tenido problemas para que le devuelvan el dinero por adelantado por haber expirado el plazo previsto para la previsión de dicho gasto. Es más, solo el 22% de los empleados susceptibles de incurrir en un gasto de empresa cuentan con tarjeta de empresa para ello.

¿Cuál es el nivel de digitalización financiera de las empresas?

En los últimos 3 años se ha producido una aceleración de la digitalización de las áreas financieras de las empresas por varios motivos. Sin duda, la pandemia ha incrementado el número de empleados que realizan teletrabajo. Pero también el auge de los pagos online, así como el aumento de los requerimientos digitales por parte de las administraciones públicas, han ayudado en este proceso de transformación. Aun así, solo el 11% de los CFOs admite tener digitalizados los procesos financieros al 100%.

Las consecuencias de un bajo nivel de digitalización son muchas y perjudican de forma importante el buen funcionamiento de la compañía y sus procesos internos. Por ejemplo, en el 44% de los casos, el área financiera no puede proporcionar información actualizada a los equipos comerciales con la rapidez necesaria, siendo los que más suelen viajar por temas de negocio.
No es de extrañar entonces que, según el estudio de Payhawk, casi el 75% de los directores financieros tengan planeado invertir en digitalización y nuevas tecnologías.

Ventajas de la automatización de gastos

No hay que ver la apuesta por la digitalización y la automatización de gastos como un gasto más, sino como una inversión que conlleva un retorno importante, no solo a nivel económico, sino también operativo y funcional. Empezando por un lógico ahorro de recursos y de tiempo que puede destinarse a otras tareas y, por lo tanto, incrementar la productividad de muchos departamentos de la compañía.

Por otro lado, permite un mayor control y transparencia de los gastos de la empresa. Esto facilita la toma de decisiones y el trabajo del Travel Manager, así como de los propios empleados que viajan. En este sentido, al mejorar la gestión y la devolución de notas de gastos y tickets de viajes también aumentará el nivel de satisfacción e implicación de los empleados con la compañía. Además, se reducen de forma importante los riesgos de fraude y errores que generan pérdidas económicas.

Además, el propio departamento financiero se libera de este tipo de tareas poco productivas, pudiendo dedicar tiempo a funciones más estratégicas: consultoría, búsqueda de financiación, análisis de riesgos, desarrollo del plan de negocio, etc.
Hay que tener en cuenta que las tareas más desarrolladas por los departamentos financieros son, precisamente, aquellas que se pueden automatizar: gestión del flujo de caja (80%), previsión (79%), mantenimiento de registros (67%) y búsqueda de recibos y gastos (67%).

Cómo elegir una buena solución de automatización de gastos

A la hora de seleccionar una buena solución digital de automatización de gastos hay que tener en cuenta distintas variables, para que no acabe ocasionando más problemas que los que ya teníamos.

Por un lado, hay que adoptar una solución SaaS (Software as a Service), que permita acceder a los datos en la nube, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Y todo ello sin necesidad de invertir en infraestructuras TI y su posterior mantenimiento. En este sentido, la solución desarrollada por Payhawk no solo cumple con estos requerimientos: también se trata de una solución de rápida implementación, sencilla e intuitiva, capaz de adaptarse a las necesidades y especificaciones de cada empresa, sin importar su tamaño ni volumen.

En este sentido, otro de los puntos críticos es que la solución se integre de forma sencilla y sin problemas con otras herramientas, sistemas y ERP que utilice actualmente la empresa. En el caso de Payhawk, es capaz de sincronizar todos los gastos y facturas con cualquier ERP y sistema contable, sin margen de error, y diciendo adiós a la introducción manual de información.

Payhawk nació en 2018 con la idea de ayudar a las empresas reinventando la manera en la que estas gestionaban sus gastos. El objetivo era liberar al equipo financiero de funciones administrativas a través de la automatización de tareas repetitivas a través de una única solución que pudiera adaptarse a sus necesidades únicas.
Su solución tecnológica integral elimina los procesos manuales, optimizando la gestión de notas de gastos, tarjetas de empresa, facturas y pagos en una experiencia integrada con el ERP, proporcionando a los CFOs el máximo control y visibilidad sobre los gastos de empresa.

Si quieres saber más sobre Payhawk y cómo te puede ayudar a gestionar los gastos de viaje, haz clic en este link para programar una demo con sus especialistas comerciales. 

El impacto de la inflación en las finanzas personales hace aflorar la importancia de mantener una relación positiva entre la dirección de las empresas y los empleados. Los responsables de las áreas financiera y de RR.HH. aseguran, según este informe, que la crisis actual está creando fricción en este proceso, cuando se trata de proporcionar una buena experiencia a los empleados.

El 29% de los responsables financieros vaticina reclamaciones de gastos de empresa fraudulentos para contrarrestar el impacto del aumento del coste de vida.
Además, el 58% cree que habrá auditorías cada vez más estrictas sobre los gastos de empresa para garantizar que cumplan con las políticas ajustadas para reflejar la inflación. Es más, el 24% afirma que la situación económica podría suponer un retraso en el reembolso de los gastos de empresa a los empleados.

En este sentido, más de la mitad de la plantilla (56%) está preocupada porque esa demora no les permita llegar a fin de mes. Y es que el 48% de los empleados españoles afirman que, en la actualidad, los procesos de reclamación de gastos de empresa son tediosos. Debido a ello, muchos empleados prescinden de liquidar cantidades pequeñas (48%) para evitar trámites que demandan tiempo y energía. Independientemente de la cantidad que decidan pasar por alto, los empleados temen que su economía se vea afectada por los gastos no reclamados (58%).

Sin embargo, queda trabajo por hacer. Especialmente con aquellos procesos manuales y fragmentados que todavía no se han digitalizado, el cumplimiento de las políticas de viajes o la optimización del nuevo entorno de trabajo híbrido.
En este sentido, los directivos encuestados son conscientes de la necesidad de diseñar procesos que faciliten el trabajo en un nuevo mundo laboral híbrido, mejorando así la experiencia de los empleados en este contexto.

Para Rudy Daniello, Vicepresidente Ejecutivo de Amadeus Cytric Solutions, «acelerar la transformación digital de los viajes y los gastos es una prioridad absoluta para muchas organizaciones de cara al próximo año. A medida que el mundo del trabajo se reconfigura de cara a un futuro híbrido, es necesario actualizar los procesos, las tecnologías y la cultura para impulsar un mayor compromiso y facilitar una mejor colaboración entre los empleados a la hora de planificar los viajes.»

El estudio, encargado por Amadeus Cytric Solutions a Forrester Consulting, confirma la consolidación de la digitalización del Travel & Expense (T&E). El 80% de los encuestados a nivel mundial afirmaron que la gestión de viajes y gastos está más digitalizada que otros procesos de sus empresas. Es más, el avance es importante si se compara con el porcentaje (67%) de la encuesta realizada en 2020.

Aun así, los responsables de viajes entrevistados revelan problemas por solucionar. El 34% citó como principal reto actual la gestión del cumplimiento de la normativa en materia de viajes, como los visados y los permisos de trabajo. El 31% revela su preocupación por la privacidad y la seguridad, mientras que el 30% argumentó que los procesos manuales suponen una carga para la productividad de los empleados.

Prioridades y demandas

El informe concluye que la principal prioridad (72%) en esta parcela es mejorar la integración entre las tecnologías de gestión de viajes y gastos asociados con otros sistemas de la empresa. Y es que sólo el 37% de los sistemas se integran con las soluciones de T&E de las organizaciones. Y como consecuencia, genera un rendimiento inferior y una mala experiencia de los empleados.

En este sentido, el 70% de los encuestados también expresó el deseo de mejorar la experiencia integral (end-to-end) en la gestión de viajes y gastos, así como el objetivo de progresar en la forma en que los equipos colaboran cuando planifican los viajes (70%).
Así, las corporaciones son conscientes de que la mejora de sus procesos y herramientas de T&E es fundamental para reducir los costes y aumentar la eficiencia de las operaciones empresariales (82%). Y el 79% reconoce que los problemas con los procesos en la liquidación de gastos tienen un impacto negativo en la productividad y en el compromiso de los empleados.

El riesgo de la no digitalización

Pese a los avances producidos en materia de digitalización, sólo el 45% de los responsables de finanzas y gestión de viajes encuestados en España afirman que auditan todas las declaraciones de gastos. Es decir, más de la mitad de estos gastos quedan expuestos a fraudes, errores humanos y problemas de cumplimiento.

Los pagos y tarjetas virtuales se encuentran entre las mejores soluciones ante esta problemática, solventando también las quejas de los empleados que tienen que avanzar de sus bolsillos el dinero de los gastos de viaje. Así, no es de extrañar que para el 73% de los directivos encuestados en España, los pagos virtuales sean la funcionalidad más valorada en una plataforma de gestión integral de viajes y gastos. Y el 55% de los encuestados, a nivel global, cree que una de las mayores ventajas obtenidas con los pagos virtuales es una mejor visibilidad y control del gasto en viajes, mientras que el 52% considera que esta tecnología ayuda a reducir el riesgo de fraude y el 55% afirma que las herramientas mejoran los procesos de recuperación del IVA.

Daniello concluye que «desde la pandemia y el cambio a entornos de trabajo híbrido, las expectativas de los empleados en torno a la tecnología han aumentado y se ha producido un descenso considerable de su satisfacción. Centrarse en la experiencia de los empleados utilizando tecnología colaborativa podría ayudar a invertir estas tendencias, impulsando el compromiso, contribuyendo a una industria sostenible y reduciendo los costes para las empresas.»

El estudio, realizado entre julio y agosto, se basa en una encuesta realizada a 525 responsables de la gestión de viajes y gastos de grandes empresas en Australia, Brasil, Francia, Alemania, India, países nórdicos, España, Reino Unido e Irlanda y Estados Unidos y Canadá. Cada uno de los 525 responsables representa a una empresa con unos ingresos que oscilan entre los 100 millones de dólares y los 5.000 millones de dólares y con un número de empleados que oscila entre los 1.000 y los 20.000.

Estos gastos incluyen transporte, comida o alojamiento. Teniendo en cuenta el aumento de precios, con una inflación que supera el 8% en muchos países europeos, se trata de cifras muy importantes que las diferentes compañías no deberían permitirse dejar en el olvido.

Según Kelly Cleeton, directora sénior de desarrollo comercial de Conferma Pay, “ha habido cierto grado de complacencia en la industria de los viajes de negocios en lo que respecta a la recuperación del IVA. Se considera difícil y laborioso, pero hay distintas herramientas y formas para que las empresas puedan mejorar el proceso de recuperación de este impuesto”. 

Es más, cuando el sector del Business Travel recupere los niveles de actividad de 2019, el IVA de viajes de negocios no reclamado rozaría los 50.000 millones de dólares, si las empresas no hacen nada para evitarlo.

Cleeton añade que “la mayoría de las TMC ofrecen servicios de reconciliación y existe un software que puede extraer datos de las facturas de hoteles o vuelos y llenar automáticamente los formularios de reclamación. Con una perspectiva económica incierta y el ritmo acelerado de la recuperación de los viajes de negocios, la industria debería hacer todo lo posible para limitar los costes”.

Si se desglosa por países, vemos como Alemania es el país que más IVA dejó de reclamar en 2021 en conceptos de business travel, por delante de Reino Unido, Francia, España e Italia. 

Amadeus se ha asociado con AppZen para ofrecer a los clientes de Cytric Expense una experiencia de auditoría de gastos sin problemas. Esta característica agilizará el proceso de auditoría de gastos en tiempo real, minimizando los gastos perdidos, el incumplimiento y los posibles factores de riesgo en el proceso de informe y reembolso de gastos.

Para ello, Cytric Expense se sirve de Smart Audit, una solución de Inteligencia Artificial (IA) de la plataforma de AppZen y que se integrará en Cytric Expense, el sistema de automatización de gastos de Amadeus.

Según Amadeus, las empresas sólo auditan hasta el 10% de los gastos de sus empleados, debido al gran número de horas de trabajo que requiere la auditoría de gastos. Es más, una persona experimentada puede tardar hasta 12 horas en auditar 100 gastos. En cambio, con la tecnología de IA, de Smart Audit, este tiempo puede reducirse a 19 segundos.
De esta forma, se libera tiempo del personal financiero para que pueda reorientar sus esfuerzos hacia áreas más estratégicas.

Smart Audit audita el 100% de los gastos en tiempo real, lo que significa que el sistema puede identificar el mal uso y o detectar los riesgos antes del reembolso, después del cual es difícil recuperar el dinero.

MICE Account. Así se llama el nuevo medio de pago lanzado por Diners Club Spain. Se trata de una nueva herramienta específica para hacer frente a los desembolsos en el sector MICE (eventos, congresos, viajes de incentivos…).
En concreto, va dirigida tanto a clientes empresa como a agencias de eventos que quieran canalizar los pagos MICE a través de una sola cuenta, controlando los gastos de la misma y contando con importantes valores añadidos. Ello no solo permite aumentar la liquidez, sino también analizar en qué partidas se efectúan los gastos MICE. 

Diners Club, especializada en servicios financieros para viajes corporativos, permite combinar MICE Account con diferentes seguros para las personas que se desplazan con cargo a dicha tarjeta: el seguro de accidentes en medio de transporte y en destino, el seguro de asistencia en viaje y el seguro de accidentes para servicios de movilidad en taxis, coches de alquiler con conductor y coches de alquiler por horas.

Además, combinado con la Solución VCN, la opción de Diners Club Spain para el pago con tarjetas virtuales, aumenta la autonomía de la empresa en cuanto a gestión de gastos se refiere, permitiendo configurar las características propias de cada tarjeta virtual, según las limitaciones que quiera establecer el cliente.

Según Jessica Püttmann, directora de marketing y comunicación de Diners Club Spain, “hemos querido crear un instrumento de pago especialmente enfocado en las necesidades de pago para eventos. Esta tarjeta para empresas cliente está limitada a las actividades MICE y, junto con nuestra Solución VCN, ofrece la posibilidad de compartir con el proveedor o el Meeting Planner un método de pago seguro, que al mismo tiempo limita y controla el uso de la misma, según los parámetros establecidos por el cliente. El uso de la MICE Account ofrecerá a los clientes una mayor transparencia con respecto a sus gastos.”