La demanda de este tipo de soluciones está al alza. Prueba de ello es que, pese a su reciente introducción, el nuevo espacio del CCIB ya ha acogido tres eventos durante los meses de septiembre y octubre.

Más que un plató virtual

El nuevo espacio está compuesto por un plató físico y un plató croma anexo, dotado con todo el equipo técnico y personal necesario para la realización de cualquier propuesta creativa, en formato semipresencial o 100% digital. Además, dispone de todos los medios técnicos para enriquecer el contenido audiovisual: realidad aumentada, gráficos 3D, gamificación, soluciones holográficas…

Siguiendo los protocolos y distancias de seguridad de cada momento, la zona de escenografía y del croma del plató prevé una capacidad de hasta 11 personas, una zona de control técnico, posibilidad de público para 24 personas y terraza de 316 m² con aforo de 68 personas.

Por otro lado, el CCIB ha podido seguir organizando eventos físicos gracias a sus estrictos protocolos de higiene y seguridad. Prueba de ello es la reciente celebración de Rebuild 2020- del 29 de septiembre al 1 de octubre- pero las restricciones y limitaciones en la movilidad nacional e internacional han favorecido la aparición de nuevas soluciones.

El director general del CCIB, Marc Rodríguez, ha explicado que “los equipos del CCIB seguimos trabajando en los congresos y convenciones programadas y captando nuevos para el futuro”, ya que -insiste- “serán la clave de la recuperación” y un “impulso a la actividad económica de la ciudad y nuestro entorno”. “Los congresos físicos continuarán y un ejemplo es que los clientes ya están programando nuevos eventos presenciales en las fechas que se prevé una situación más favorable”, sentencia Rodríguez.

Ventajas e inconvenientes

Ahorro de costes (83%), incremento de la audiencia potencial (68%) y facilidad de acceso para el participante (47%) son las 3 principales ventajas de los eventos no presenciales mencionadas por los encuestados. Por tanto, alcanzar una audiencia más amplia limitando la inversión es la mayor ventaja del evento virtual.
En el lado de los inconvenientes destacan incapacidad de construir relaciones y hacer networking (69%), la disminución de la interacción con la audiencia (68%) y falta o pérdida de la atención de los participantes (65%).
Por otro lado, el 83% de los encuestados coinciden en que las reuniones de menos de 15 personas son los eventos en los que mejor funciona la digitalización.
En cuanto a la satisfacción con estos eventos, el 80% de las empresas indica estar satisfecha con los resultados obtenidos.

Transformación digital

Las empresas han tenido que adaptarse y acelerar su digitalización. Así lo demuestran los datos de este informe de MCI. De hecho, más del 90% de las empresas han realizado eventos virtuales en los últimos seis meses.
Por otro lado, un 57% de los encuestados indican que se han adaptado y formado ante la necesidad mientras que un 40% de estos ya tenían conocimientos previos. Solamente un 3% destacan que han recibido demasiada información y que no les ha quedado claro.

Los eventos virtuales del futuro

Tras el bagaje conseguido durante estos últimos meses, los encuestados aseguran que en sus próximos eventos virtuales integrarán plataformas de interacción y acciones de incentivo para los participantes (44%), darán formación y escogerán speakers preparados para el mundo digital (32%), escogerán la plataforma online adecuada al tipo de evento que se necesita en ese momento (23%), readaptarán la agenda del evento presencial al formato virtual (12%) y aprovecharán los contenidos para alargar la vida de su evento (8%).

“De cara a 2021, las empresas necesitan una nueva estrategia probablemente diferente a la que tengan ahora. El engagement es el punto más complejo en términos estratégicos, puesto que para lograrlo de manera exitosa hay que seguir metodologías validadas” destaca Oscar Cerezales, Global Executive President Corporate Division MCI Group.

Puedes descargarte el estudio completo de MCI, haciendo click aqui

Así, el evento reunió alrededor de 70 agentes del sector en Madrid y 30 en Málaga de forma presencial. A ellos se añadieron más de 200 personas que se conectaron en streaming al acto.
El meeting permitió asistir a tres interesantes mesas redondas donde relevantes perfiles del sector debatieron sobre los destinos post Covid-19 y los retos que nos encontramos al afrontar esta excepcional y cambiante situación. Seguidamente sobre la evolución del segmento de Meetings & Events poniendo el foco en las dos principales características en las que se basarán los nuevos eventos: la seguridad y la digitalización. Y una última mesa redonda sobre la nueva normalidad del viaje corporativo.

Además, el acto contó con la participación y colaboración de empresas como La Liga, Viajes El Corte Inglés, BMW, Acciona, American Express y los Convention Bureau de Madrid, Barcelona y Málaga entre otros.

Event Ready

El evento celebrado por Hilton sirvió para presentar su nuevo producto MICE. Se trata de EventReady con CleanStay, un programa global de reuniones y eventos diseñado para ofrecer eventos flexibles, seguros y socialmente responsables, garantizando los estándares de limpieza más exigentes y ofreciendo tranquilidad y conocimiento experto a los organizadores.

Hilton EventReady ofrece soluciones a medida con propuestas de restauración creativas, recursos tecnológicos inteligentes y los estándares más exigentes en espacios rediseñados para garantizar el distanciamiento social y proporcionar nuevas formas de reunirse y relacionarse.

De momento, NH ha instalado estos platós en NH Collection Madrid Colón, NH Collection Barcelona Gran Hotel Calderón, NH Málaga, NH Collection Santiago de Compostela, NH Collection Sevilla y NH Collection Villa de Bilbao. Aunque existe la posibilidad de organizarlo en cualquier ciudad donde haya un NH.

Las opciones para las reuniones, eventos, congresos o conferencias son múltiples: desde conexiones de equipos y clientes en múltiples destinos, o contar con todos los asistentes en diferentes salas, pero en el mismo hotel, hasta disponer de los presentadores y/o ponentes en persona, pero a los asistentes en formato virtual. Las opciones son infinitas.

Última tecnología

A través de una conexión punto a punto, con calidad broadcast y en tiempo real, los platós permiten retransmitir reuniones únicas, o simultáneas desde múltiples ciudades, acercando a las personas y ofreciéndoles la posibilidad de participar presencialmente desde los hoteles de NH que cuentan con dicho servicio o asistiendo en remoto desde sus casas.
Los platós están equipados con la última tecnología y operados por un experto equipo de producción de eventos digitales. Además, están conectados entre sí para poder realizar eventos virtuales e híbridos, tanto desde una única sede, como conectando varias de ellas, de forma que facilite la eficiencia de las reuniones, tanto en términos de costes, como en términos logísticos.

Por otro lado, Hybrid Meetings by NH es algo más que una simple retransmisión o conexión. Se ofrecen una variada gama de soluciones tecnológicas que permiten diseñar entornos 3D totalmente personalizados, integrar a los ponentes en un entorno inmersivo digital, con cambios de plano virtuales, fondos que cambian dinámicamente en directo, o incluso, que viajen virtualmente de una sede a otra.

Además de los servicios y tecnología asociados a los platós, se incluyen los servicios propios del hotel como all-day café y té, un snack de media mañana y tarde, almuerzo de trabajo, entre otros. Incluso es posible enviar los snacks boxes a los asistentes externos a la reunión.

En resumen, con esta tecnología y gracias a la disponibilidad de hoteles en más de 50 países, Hybrid Meeting by NH garantiza el desarrollo de reuniones y conferencias híbridas respetando los protocolos sanitarios de cada país y con las mejores ubicaciones. Ya sea en el mismo país, pero en diferentes ciudades, o en diferentes países de todo el mundo.