Imágenes de la feria ETN 2018 organizada por IBTA

El estudio clasifica cuáles son algunos de los perfiles «tipo» que encontramos en un evento. No solamente es importante conseguir la asistencia, sino también contar con su participación activa y obtener su valoración final positiva como apoteosis para quien lo organiza.

Como punto de partida, veremos cada uno de los diferentes perfiles identificados y conoceremos sus principales rasgos característicos para, finalmente, determinar qué decisiones tomar para satisfacerlo.

El Curioso

Es un perfil que busca oportunidades para desarrollar su carrera y ampliar su conocimiento de la industria.

Toma la decisión de asistencia en función de la agenda y los ponentes.

¿Como satisfacer al curioso?

• Invertir en un ponente principal reconocido para despertar interés y mantener la atención.
• Ofrecer una amplia selección de opciones educativas para asegurarse de que encuentren algo interesante
• Proporcionar información después del evento para ampliar y reforzar su experiencia de aprendizaje.
• Incluir opciones para permitirles encontrar fácilmente biografías de los ponentes, tomar notas y recopilar materiales de la sesión.
• Desarrollar entornos de aprendizaje listos para potenciar su interés, como talleres.
• Considerar incluir sesiones que permitan la interacción bidireccional entre los ponentes y los asistentes.

La «Networker»

Busca hacer crecer su red de contactos y son asistentes activos y muy conectados. Valoran las relaciones personales y buscan formas de establecer vínculos, por lo que los eventos son un medio eficaz. Busca a las personas adecuadas para crear relaciones productivas. Su compromiso va más allá de las conversaciones cara a cara, son multitarea e interactuarán con otros a través de cualquier plataforma, incluso después del evento.

¿Como satisfacer a la Networker?

• Incluir aplicaciones y/u opciones para ayudarlos a encontrar y conectarse, así como para almacenar tarjetas de visita virtualmente.
• Habilitar la gamificación para satisfacer su necesidad múltiple de conectarse.
• Ofrecer sesiones express de networking.
• Brindar la opción para organizar reuniones.
• Proporcionarles la lista de asistentes antes del evento.

Los «Buscadores de inspiración»

Los Buscadores de Inspiración siempre buscan un propósito para sus actividades, tanto personales como comerciales. Prefieren las experiencias a una sala de conferencias. Los Buscadores de Inspiración son creativos y vibrantes, esperan encontrar estímulos  en cada momento o rincón del evento. También tienen altas expectativas en el resultado, haber encontrado una perspectiva diferente. Lo ideal será que salgan del evento con una acción, proceso o idea específica que pueda compartir con sus compañeros de trabajo e incorporarlo su día a día.

Cómo diseñar un evento para los «Buscadores de Inspiración»

• Darles un contenido motivador a través de diferentes métodos, como ponentes importantes, sesiones de entrenamiento 1:1 y contenido adaptado a los objetivos comerciales y personales de los asistentes.
• Ofrecer experiencias inmersivas que conecten al «Buscador de Inspiración» con la cultura local.
• Dar oportunidades para participar en sesiones de brainstorming o de creatividad.
• Proporcionar lugares alternativos que los alejen de los espacios de reuniones tradicionales.
• Considerar crear experiencias para la comunidad o de responsabilidad social corporativa.
• Involucrarlos en el evento. No solo hablarles, sino interactuar con ellos, comprometerles.

Las influencers 

Las mejores aliadas de un evento, ya que les encanta conocer gente nueva, conectarse con otras con quienes comparten intereses comunes y socializar con amigos y compañeras, aportando energía y entusiasmo. Están muy interesados en reunirse, saludar y aprender, ansiosas por participar en cada oportunidad que se les presente como los cócteles, comidas y entretenimiento, en lugar de networkings estructurados. Y, cuando lo están pasando bien, les encanta compartirlo en las redes sociales

Cómo diseñar el evento para las influencers.

• Asegurarse de que haya muchas oportunidades de interacción en las sesiones de grupo.
• Elige actividades informales, en lugar de eventos sentados, para favorecer las socialización. Incluir actividades de entretenimiento y ocio en la agenda.
• Valorar como la influencer puede ayudar a comunicar los mensajes clave y compartir entusiasmo con otros asistentes.
• Hacerlas una propuesta como oradoras o miembros del comité del evento.
• Ofrecerles oportunidades para ser líderes sociales a través de una app del evento: considerar la gamificación por ejemplo un sistema de puntos para publicar imágenes, comentar y compartir en las redes sociales, si corresponde para cada tipo de evento.

El Reacio 

El Reacio es, probablemente, una persona introvertida que considera que asistir a eventos es tan atractivo como una visita al dentista. Este es el público objetivo que presenta el mayor desafío, porque el simple hecho de que se presenten puede suponer un gran reto. Los asistentes reacios pueden sentirse abrumados por la experiencia y las exigencias sociales de los eventos. Pueden sentirse incomodados por pequeñas conversaciones y socializando con personas que no conocen. Es probable que asistan al evento porque se sienten obligados por motivos personales o profesionales

Cómo seducir en un evento a un «Reacio»

• Crear oportunidades para que los asistentes se conozcan antes del evento para ayudarlos asentirse más cómodos durante el mismo y les apetezca participar más.
• Utilizar una app para hacer recomendaciones y ayudar al asistente a probar cosas nuevas en función de sus gustos.
• Considerar proporcionar opciones de reuniones y sesiones grupales cuando sea posible para que el asistente se sienta en control de su experiencia.
• Señalar contenido con visión de futuro, innovador o basado en nuevas investigaciones.Permitir tiempo libre y espacios destinados a la desconexión ya que este tipo de asistente a menudo necesita tiempo de inactividad para recargarse.
• Considerar incorporar sesiones bajo demanda y virtuales para permitirles asistir al evento en su propia zona de confort como su oficina o su hogar.
• Asegurarse de que la invitación indique claramente los beneficios de asistir a reuniones no obligatorias

El Loco de las Marcas

Es un seguidor acérrimo que se identifica con una marca y con el resto de fans. Pueden sentir que la marca les otorga un cierto estatus con el que se sienten cómodos. El Loco de las Marcas siempre está buscando la novedad,»la primicia»; anhela el factor sorpresa, quiere coherencia entre la marca y la experiencia del evento, a la vez que le gusta asistir a eventos de alto nivel. Además de tener los productos o servicios de la marca, el Loco de las Marcas también puede seguir a la marca en las redes sociales o tener accesorios que lo señalen como seguidor de la marca, y, posiblemente, incluso invertir en la empresa

Cómo diseñar un evento para el Loco de las Marcas

• Incluir  oportunidades para que demuestren su lealtad con la marca.
• Proporcionar acceso a representantes clave de la marca para que compartan experiencias únicas centradas en la misma e información sobre el producto.
• Ofrecer la oportunidad de ganar productos y experiencias exclusivas de la marca.
• Proporcionar demostraciones de productos interesantes junto con acceso exclusivo y anticipado a nuevos productos o servicios.
• Mantener la marca desde la invitación inicial hasta las experiencias exclusivas in situ; pasando por la app del evento y otros materiales.

Conclusiones del estudio

Independientemente del tipo de evento que se realice, existe la posibilidad de que encuentre una combinación de diferentes tipos de asistentes. Y esa es una gran oportunidad, porque los eventos giran en torno a las personas que acuden a ellos y la energía, el conocimiento y el entusiasmo que traen.

Las grandes reuniones o conferencias pueden atraer a todo tipo de asistentes al incluir múltiples elementos que les permitirán construir sus propios itinerarios y crear sus propias experiencias. Respecto a eventos más pequeños, lo ideal es estudiar los tipos de asistentes e intentar llevar a cabo las acciones recomendadas para atraer al máximo posible de público.

Es importante recordar que cada persona que asiste aporta una perspectiva única y puede ser una ventaja para la organización y otros asistentes. Comprender qué motiva a los diferentes tipos de miembros de la audiencia y satisfacer sus necesidades hará que se comprometan y que los eventos sean aún más memorables e impactantes.

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Nuevo estudio sobre el sector eventos en España

Redacción Internacional

El complejo formado por el Palau de Congressos de Palma y su hotel anexo Meliá Palma Bay, gestionados ambos por Meliá Hotels International, ha sido reconocido en los premios CaixaBank Hotels & Tourism. El galardón, en la categoría de “Responsabilidad Social Corporativa” reconoce las mejores prácticas en sostenibilidad, respeto medioambiental y posicionamiento social.

CaixaBank, entidad financiera de referencia en el sector hotelero y turístico, ha impulsado estos premios para aplaudir la innovación, sostenibilidad y RSC de las empresas turísticas a en todo el país.

El complejo ya resultó primero ganador en la fase regional, como proyecto más destacado en las Islas Baleares. Ahora ha recibido la máxima distinción en el ámbito nacional, en el marco de la feria de Turismo de Madrid.

Transformación económica y generador de riqueza

Esta infraestructura pretende ser una pieza clave en la transformación económica de la ciudad (a través del turismo de negocios). Además de ser un nuevo eje social y cultural para los residentes. Meliá Hotels International ha impulsado un modelo de gestión responsable para generar riqueza transversal y sostenible en su entorno. De este modo pretende convertirse en un referente de excelencia e innovación en el sector turístico internacional.

Este modelo de gestión, que ha sido reconocido en los premios Caixabank Hotels & Tourism, está basado en cuatro pilares – vinculados con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de la ONU – que son el fomento de la empleabilidad, la promoción de un producto responsable, la implantación de un modelo ecoeficiente y la promoción de ocio social.

La apertura del Palau de Congressos y de su hotel Meliá Palma Bay ha supuesto un nuevo foco de creación de empleo de calidad en la ciudad. También supone un nuevo espacio para impulsar la colaboración con entidades y organismos de las Islas Baleares. Organismos que promuevan la integración laboral de personas en situación de vulnerabilidad o riesgo de exclusión. Por otro lado, también se busca fomentar la empleabilidad juvenil a través de la formación dual.

El Palau es una best-practice para el grupo hotelero en gestión medioambiental, gracias a la tecnología de eficiencia energética que ha incorporado Meliá, la gestión de residuos, la eliminación de plásticos de un solo uso, el programa de eventos sostenibles o la movilidad sostenible, entre otros aspectos. Además, todas las instalaciones emplean energía de origen 100% renovable. Las decisiones diarias de gestión también se alinean para ser mucho más responsables tanto con el entorno como con el tejido social. Así, por ejemplo, se ha impulsado una cadena de suministro inclusiva y responsable, colaborando con más de 200 proveedores locales.

Ámbito social

En el ámbito social, el Palau de Congressos y el hotel Meliá Palma Bay han desarrollado diversas iniciativas. Ha colaborado en beneficio de la infancia con eventos locales, por ejemplo. Y también cediendo sus espacios para eventos solidarios a beneficio de los colectivos infantiles más vulnerables de Palma.

Por último, la apertura de este complejo ha supuesto una importante transformación del modelo turístico de la ciudad. Este, a su vez, abre una excelente oportunidad para el desarrollo y crecimiento del segmento MICE para Mallorca. Esto contribuye significativamente a reducir la estacionalidad de la demanda, principal problemática del turismo en Baleares.

Meliá Hotels International, reconocida como una de las compañías turísticas líderes en la lucha contra el cambio climático, ha impulsado la integración de atributos sostenibles como valor diferencial en su oferta de eventos y reuniones. Para ello, ha creado ECOMEET, el nuevo programa de eventos sostenibles, bajo el cual se ha celebrado la gala de inauguración del Palau de Congressos de Palma; una muestra más del compromiso de la Compañía con el uso eficiente y responsable de los recursos.

Tras la celebración de la gala de inauguración del Palau de Congresos, se ha calculado el impacto de este evento a través de la huella de carbono producida durante su celebración.

Las emisiones generadas en este evento con una asistencia de aproximadamente el millar personas, han sido de 6,01 tn CO2 para los alcances 1, 2, y 3 (en referencia al tratamiento de los residuos generados) equivalentes a la huella generada por 489 estancias en nuestros hoteles (según nuestra Huella de Carbono del 2016, 12,29 Kg CO2 estancia).

El objetivo, es el de posteriormente compensar las emisiones generadas de CO2 con la reforestación de un área en la Península de Llevant (Mallorca).

Esta iniciativa se suma a la ya realizada en 2016 por MHI, en la misma zona próxima al municipio de Artá, donde se realizó una reforestación en una superficie de casi 2 hectáreas. La superficie arbórea sembrada tendrá la capacidad de absorber 120,89 tn CO2.

ECOMEET es el concepto de eventos sostenibles que Meliá Hotels International ofrece a los clientes que entienden la sostenibilidad y el cuidado del planetacomo una forma de vida y lo aplican a todas sus actividades profesionales. Para ello, los eventos ECOMEET se centran principalmente en los siguientes aspectos: Elección de espacios que reúnan las condiciones necesarias para desarrollar las actividades del evento bajo unas condiciones óptimas de accesibilidad y eficiencia energética; Uso de material del evento reciclado y minimización de residuos; Reciclaje y recogida selectiva de los residuos generados; Reducción de emisiones de CO2, medición y compensación de la huella de carbono ocasionada por el consumo de electricidad e instalaciones térmicas.

La cadena hotelera española Vincci Hoteles tiene, desde su creación, un firme compromiso con su entorno social y medioambiental, aplicando un modelo global de crecimiento sostenible que se refleja en su Plan Director de Responsabilidad Social Corporativa 2016-2018.

Desde su creación en 2001, Vincci Hoteles se ha marcado una serie de compromisos relacionados con el respeto por el entorno social y medioambiental en un sector. La cadena hizo desde sus inicios una apuesta por distintas vías de actuación incluidas en su Plan Director de Responsabilidad Social Corporativa 2016-2018, que afecta a toda la compañía tanto a hoteles como a oficinas centrales, y realiza un balance de los objetivos conseguidos hasta el momento planteando a su vez, nuevos retos para los próximos años. Dado ese compromiso, Vincci Hoteles lleva publicando 5 años una Memoria Anual de Sostenibilidad.

El plan actual vincula la misión y visión de Vincci Hoteles, apoyadas en tres pilares: el ámbito social, el ambiental y el relacionado con la salud. Para la compañía es fundamental integrar la gestión de calidad y medio ambiente en cada uno de los alojamientos; identificar y cumplir las reglamentaciones legales de ámbito local, autonómico, estatal y comunitario en esta materia; prevenir, en la medida de sus posibilidades, la contaminación; y promover el ahorro de recursos energéticos y naturales, tanto a nivel cadena como individualmente en cada hotel. Es por ello, que todos los procesos están marcados por un firme compromiso medioambiental y social que han sido trasladados tanto a empleados como a proveedores.

El Sistema de Gestión Ambiental, en continua revisión, permite minimizar cualquier impacto medioambiental. En este sentido, Vincci Hoteles ha apostado por la energía 100% verde en la mayor parte de sus establecimientos y ha puesto en marcha distintas acciones de ahorro energético que han permitido un descenso de consumo de 7 GWh al año en los últimos siete años. El consumo de agua ha ido descendiendo también en los últimos años, desde 2013 se ha registrado un descenso del 7% en hoteles urbanos, el mismo porcentaje que en establecimientos vacacionales desde 2015. En la actualidad, tanto los hoteles urbanos como los vacacionales, cuentan con un ratio de 0,42 m /habitación ocupada. En cuanto a la electricidad, en 2016 el consumo de kWh por habitación ocupada ha seguido la tendencia que se venía dando desde 2009, consiguiendo un descenso de casi el 9% con respecto al año anterior en el consumo de electricidad en el cómputo de cadena. Todo ello, ha sido fruto de la incorporación de instalaciones de eficiencia energética con distintas tecnologías, como la energía fotovoltaica, cogeneración, energía solar térmica o iluminación eficiente.

La implantación de un Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo a la norma internacional ISO 14001 en todo su portfolio a nivel europeo ha permitido sistematizar todos los aspectos ambientales que genera su actividad, además de promover la protección ambiental y la prevención de la contaminación. Con este objetivo, el departamento de Calidad y Medio Ambiente de Vincci Hoteles se encarga de calcular la huella de carbono. También se lleva a cabo el cálculo de la huella hídrica, que permite hacer una medición del consumo de agua y establecer medidas para reducirlo.

Por otro lado, la cadena colabora en el desarrollo de programas y actividades orientadas a satisfacer las necesidades de las comunidades donde desarrolla su actividad. El grupo establece anualmente unos objetivos y metas, y colabora habitualmente con múltiples iniciativas englobadas en su política de Responsabilidad Social Corporativa (RSC). Tiene acuerdo así con diversas organizaciones como Aldeas Infantiles, Fundación SEUR, Ecoembes, Madre Coraje o FEMAREC. Estas colaboraciones van encaminadas a realizar una acción social y humanitaria que permita contribuir en la medida de lo posible a una mejora social en su entorno.

Además, en el ámbito cultural, todos los alojamientos de Vincci Hoteles están ubicados en localizaciones de alto valor turístico, monumental, paisajístico o histórico, lo que supone un valor añadido para los huéspedes y un compromiso de la compañía por recuperar en ciudades europeas edificios arquitectónicos que han caído en desuso para dotarlos de vida y volver a integrarlos en la ciudad.

Las distintas prácticas realizadas por la cadena en estos ámbitos pueden ser consultadas en su web corporativa Vincci Hoteles Sostenibles & Responsables. En este espacio se plantean sus compromisos en el ámbito social y medioambiental, y su trayectoria, reconocida en 2016 por el ministerio de Industria con la entrega de la medalla al Mérito Turístico al presidente de Vincci Hoteles, Rufino Calero Cuevas, en la categoría de Sostenibilidad y Calidad.