Los viajeros de negocios españoles se enfrentan a un escenario cada vez más complejo cuando se desplazan por motivos laborales. La presión por llegar a tiempo a reuniones, mantener la productividad en tránsito y responder a las expectativas de sus compañías hace que este perfil demande soluciones tecnológicas avanzadas y una atención prioritaria.

El informe Connected Journeys: How Technology Will Transform Travel in the Next Decade, realizado por Opinium para Amadeus, ha puesto cifras a estas necesidades y confirma que España es uno de los mercados más receptivos a las nuevas herramientas digitales aplicadas al business travel.

Ansiedades frecuentes en los viajes corporativos

Al igual que los viajeros de ocio, los profesionales que viajan por trabajo experimentan ansiedad durante sus desplazamientos.
En el caso de los españoles que viajan al extranjero por motivos laborales al menos una vez al año, las principales preocupaciones se concentran en factores que pueden comprometer su imagen profesional o el cumplimiento de sus compromisos:

• Problemas con las reservas (errores en el nombre, datos incompletos) que derivan en interrupciones (21 %).
• Pérdida o retraso de equipaje, especialmente cuando contiene materiales de presentación o elementos clave para el trabajo (21 %).
• Largas colas en facturación o seguridad, que añaden estrés y riesgo de retrasos (20 %).
• Extraviar documentos esenciales como pasaporte, billetes o permisos de trabajo (19 %).
• Problemas de conectividad (falta de Wi-Fi o incidencias con la itinerancia) que afectan al rendimiento laboral (19 %).
• Retrasos por problemas de transporte terrestre hacia aeropuertos o reuniones (19 %).
• Cancelaciones o demoras de vuelos por factores imprevistos como el clima (18 %).
• Rechazo de equipaje de mano por no cumplir requisitos de la aerolínea (16 %).
• Reservas fuera de la política de viajes de la empresa (15 %), con riesgo de perder reembolsos.

Estos datos evidencian que la ansiedad del viajero corporativo no se limita al avión, sino que se extiende a todo el ecosistema del viaje, desde el transporte terrestre hasta la correcta gestión de documentos.

Soluciones tecnológicas con mayor demanda

Para minimizar el impacto de estas incidencias, los viajeros de negocios españoles confían cada vez más en la tecnología. Entre las funcionalidades mejor valoradas destacan:

• Atención al cliente 24/7 en la aplicación (23 %).
• Notificaciones en tiempo real con información actualizada del viaje (23 %).
• Cartera digital para almacenar documentos de forma segura (21 %).
• Rastreo inteligente de equipaje mediante GPS (21 %).

La inteligencia artificial se sitúa en el centro de esta tendencia: el 84 % de los viajeros de negocios afirma que sería útil contar con un asistente de viaje con IA, y un 41 % lo considera “muy útil”. Esta cifra confirma el gran interés por soluciones que ayuden a anticipar problemas, resolver incidencias y aportar tranquilidad durante los desplazamientos profesionales.

La fidelización como garantía de seguridad y preferencia

El estudio refleja también que los viajeros corporativos muestran un compromiso muy elevado con los programas de fidelización: nueve de cada diez (91 %) están inscritos en al menos uno. 
Más allá de acumular puntos, los viajeros esperan beneficios tangibles que se traduzcan en una experiencia más ágil y segura. En este sentido, el 32% reclama de estos programas asistencia prioritaria en caso de problemas y al 28% le gustaría beneficiarse de embarque prioritario y acceso rápido a controles de seguridad.

La mitad de los encuestados (50 %) considera además que, en caso de incidencias, debería darse mayor prioridad a los viajeros de negocios frente a los de ocio, dada la criticidad de sus desplazamientos.

Cómo quieren ser atendidos durante las incidencias

La gestión de incidencias es un punto decisivo en la relación con proveedores de viajes. Los datos lo confirman:

• El 60 % da prioridad a proveedores que cuentan con canales de comunicación específicos para viajeros corporativos.
• El 61 % valora especialmente a aquellos que ofrecen ayuda proactiva, sin esperar a que sea el propio viajero o la empresa quienes contacten.
• El 55 % volvería a confiar en una compañía de viajes si demuestra compromiso real en evitar la repetición de un problema.

Estas cifras ponen de relieve que el business travel no solo demanda soluciones tecnológicas, sino también empatía y capacidad de respuesta diferenciada frente a las incidencias.

Un perfil corporativo abierto a la innovación

La combinación de alta receptividad a la tecnología, interés por soluciones basadas en IA y fidelidad a proveedores estratégicos convierte al viajero corporativo español en un perfil altamente exigente y, a la vez, dispuesto a adoptar innovaciones que aporten valor real.

Para los travel managers, estos resultados son una llamada a la acción: implantar herramientas digitales que anticipen incidencias, reforzar la atención personalizada y negociar con proveedores beneficios específicos para el viajero de negocios. Solo así será posible reducir la ansiedad de los desplazamientos y aumentar la productividad de los equipos en movilidad.

Ricoh ha confiado en las soluciones tecnológicas de SAP Concur para digitalizar y automatizar por completo los procesos de gastos, gestionando alrededor de 55.000 transacciones anuales en los 20 países de la región EMEA donde Ricoh está presente. Ello supone utilizar una solución centralizada y segura que permite automatizar la aprobación, el procesamiento, el pago y la generación de informes de las notas de gastos, eliminando errores inherentes a los procesos manuales y facilitando el cumplimiento de las normativas locales, tan diversas como sus entornos fiscales, contables y de protección de datos.

La implementación, llevada a cabo en un tiempo récord de pocos meses, supuso un reto significativo debido a las diferencias culturales y administrativas entre los distintos mercados beneficiando a una plantilla de más de 16.000 empleados.

Antonello Simoncini, EMEA Travel & Expenses Manager de Ricoh, destacó que “la integración automática de las notas de gasto en el ERP de Ricoh ha revolucionado la gestión de nuestros reembolsos, digitalizando y automatizando el proceso en nuestras entidades europeas”. Este cambio ha permitido a la empresa no solo ganar en eficiencia y productividad, sino también sentar las bases para futuras iniciativas de digitalización y sostenibilidad.
Joao Carvalho, head de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África, añadió: “Estamos muy satisfechos de haber contribuido a la transformación digital de Ricoh. Con Concur Expense, nuestros clientes simplifican por completo la gestión de gastos, ganando en eficiencia, visibilidad y control, y dedicando menos tiempo a tareas administrativas para centrarse en el crecimiento del negocio.”

Con esta exitosa implementación, Ricoh se plantea nuevas posibilidades para seguir integrando SAP Concur en sus operaciones, especialmente en sus recientes adquisiciones. La compañía evalúa, además, cómo la incorporación de tecnologías emergentes como la Inteligencia Artificial podría potenciar aún más sus procesos, reafirmando su compromiso con la transparencia y la eficiencia en la gestión de gastos.
La iniciativa no solo marca un hito en la optimización operativa de Ricoh, sino que también sienta un precedente en el sector, demostrando cómo la digitalización puede transformar procesos críticos en entornos empresariales complejos y diversos.

De hecho, Ricoh fue premiada en los Premios Business Travel & MICE 2024 organizados por IBTA, consiguiendo el galardón como BEST PRACTICE EN TRANSFORMACIÓN DIGITAL TRAVEL & EXPENSE. Además, Antonello Simoncini fue premiado como TRAVEL MANAGER DEL AÑO 2024, junto a Anna Ribera, Travel Manager de CaixaBank.

Fundada en 2015 en Barcelona, TravelPerk ha pasado de ser un “unicornio” a una consolidada plataforma de reserva y gestión de viajes de negocios. Una compañía que crece sin parar y que forma parte de la nueva oleada de actores tecnológicos que dibujan el futuro del business Travel. Por ello, hemos hablado con Adrià Izard, máximo responsable de la compañía en nuestro país.

Parece que el nivel de gasto de los viajes de negocios se ha recuperado totalmente, ¿esperáis que 2024 sea un año de crecimiento para TravelPerk?

Hay una clara recuperación y crecimiento en el sector de los viajes de negocios. En 2023, TravelPerk registró 1,5 veces más viajeros de negocios en comparación con 2022. El volumen de viajeros en 2023 también superó cinco veces los niveles anteriores a Covid. Y, al comparar el comportamiento de nuestros clientes antes del Covid y ahora, estamos viendo un aumento del 20 al 25 % en el gasto en viajes.

¿Qué tendencias estáis observando en los viajes de negocios en estos últimos meses?

Dado que el trabajo remoto e híbrido se está convirtiendo en la norma, la importancia de reunir a los equipos es cada vez mayor. Estamos viendo que las empresas ponen mucho más énfasis en encontrar la solución adecuada para gestionar y monitorear los viajes de sus empleados. En TravelPerk, para respaldar estos patrones de viaje cambiantes, hemos realizado algunas inversiones en reservas de grupos para permitir a las empresas consolidar planes de viaje cuando varias personas asisten al mismo evento, como en el exterior.
Además, estamos viendo más énfasis en los presupuestos de viajes como herramienta para atraer y retener a los mejores talentos.
Y hay un auge en los ‘viajes de negocios lentos’ o ‘slow business travel’. Lo vemos en la disminución de los viajes de ida y vuelta en un mismo día. Esto permite maximizar el tiempo en el destino y da prioridad al bienestar del empleado.

“Hay un auge en los ‘viajes de negocios lentos’ o ‘slow business travel’. Lo vemos en la disminución de los viajes de ida y vuelta en un mismo día”

Hablando de sostenibilidad, ¿contáis con alguna herramienta que ayude a medir el impacto medioambiental de los viajes?

Por supuesto. Contamos con GreenPerk, un producto sin comisión que permite a las empresas compensar su huella de carbono en viajes y controlar las emisiones de CO₂ de la empresa con varios insights.
Aunque aún no existe una ley que obligue a tener este control sobre las emisiones, es algo que puede acontecer en un futuro próximo. Por ello, las empresas realmente aprecian esta herramienta que no solamente les ayuda a controlar y reducir sus emisiones, sino que les protege ante futuras legislaciones.

¿Cómo está configurada la cartera de clientes de TravelPerk?

La cartera de clientes de TravelPerk consta de 6000 empresas, con sede en 100 países, incluidos nombres como Revolut, Red Bull, Aesop, Glovo y Desigual. Nuestra plataforma está orientada a Pymes y empresas de medianas de todas las verticales en Europa y EE. UU.

Recientemente TravelPerk ha recibido una inversión de más de $100M, ¿a qué se destinará principalmente esta inyección de fondo?

Nuestro objetivo es acelerar el crecimiento profundizando la localización de nuestro producto en nuestros mercados principales para ofrecer la mejor solución de viajes de negocios.
En el negocio de los viajes corporativos, la mejor experiencia de producto significa ofrecer la mayor variedad de inventario al mejor precio disponible. Por ello, continuaremos aprovechando nuestras capacidades de inventario líderes en la industria abriendo mejores opciones en transporte aéreo, ferroviario, hotelero y automotriz.

“Ofrecemos un inventario de viajes que incluye conexiones NDC con 18 aerolíneas, más de 25.000 tarifas de hotel negociadas en más de 150 países y conexiones con 50 transportistas ferroviarios”

¿Cómo puede ayudar exactamente la IA en la reserva y gestión de viajes corporativos? Pónganos un ejemplo.

Hemos logrado distintos avances importantes en eficiencia gracias a la IA, particularmente en el servicio de atención al cliente. Esto se debe principalmente a la automatización de procesos manuales, por ejemplo, solicitudes de cambio de vuelo. De esta forma nuestros agentes pueden centrarse en esos momentos que realmente aportan valor al cliente como atender por teléfono o chat en vivo cuando más lo necesitan.
Las nuevas aplicaciones de IA que se esperan a corto plazo incluyen la optimización de los procesos de generación de informes de administración de viajes y la prestación de valor adicional a los viajeros durante sus viajes a través de nuestra aplicación móvil.

Mientras que algunas empresas de nuestro sector están creando chatbots, convenciendo a los medios que hay que resolver problemas que no existen, nosotros estamos duplicando la productividad de nuestro equipo y manejando el doble de consultas con la misma cantidad de agentes.

Pese a ser una TMC digital, siempre destacáis el factor humano como pilar de vuestro éxito.

En TravelPerk nuestra filosofía es crear una cultura de pertenencia, no de “encajar”. Para pertenecer verdaderamente, las personas deben compartir los mismos valores. Y si se consigue hacer bien, los empleados crecen con el negocio. Nuestra cultura y valores, es lo que nos ha llevado tan lejos.
Incluso hemos sido clasificados entre los 50 primeros en el Top 100 Global Most Loved Workplaces® por Newsweek.

¿Qué os define y diferencia respecto a vuestra competencia?

La experiencia de cliente. En TravelPerk siempre apuntamos a un servicio para el cliente de más de 5 estrellas, de 7 estrellas. Lo más importante para TravelPerk es cumplir las necesidades de los clientes y sobrepasar sus expectativas. Por ello, no cobramos cargos por comunicarse con atención al cliente para el soporte de reservas, modificaciones y cancelaciones. Y nos esforzamos por responder cada llamada en 15 segundos, chatear en 3 minutos y responder correos electrónicos en 2 horas.
Además, ofrecemos un inventario de viajes líder en la industria, incluyendo conexiones NDC con 18 aerolíneas, más de 25.000 tarifas de hotel negociadas en más de 150 países en todo el mundo, lo que ahorra a los clientes hasta un 25%, y conexiones con 50 transportistas ferroviarios.

Por último, TravelPerk está profundamente arraigado en el ecosistema tecnológico. Estamos perfectamente integrados con más de 45 partners, incluidas herramientas de gestión de gastos y soluciones de recursos humanos, para que los clientes puedan conectarse fácilmente a sus plataformas o flujos de trabajo.

“Estamos perfectamente integrados con más de 45 partners, incluidas herramientas de gestión de gastos y soluciones de recursos humanos”

¿Qué es lo que más valoran vuestros clientes?

Aquello que más valora nuestro cliente es el apoyo que les damos a las empresas en cada paso del camino. Ya sea el travel manager, el viajero, o el departamento de finanzas, desde TravelPerk ofrecemos un servicio de 7 estrellas que se focaliza en las necesidades de todas las partes antes, durante y después de un viaje de negocios.

En su primera fase inicial, la aplicación proporciona información en tiempo real sobre vuelos, clientes y servicios.
De este modo, los auxiliares de vuelo pueden ver los perfiles de los pasajeros, incluyendo aquellos miembros del Privilege Club y oneworld, así como la gestión de todas las solicitudes de servicios especiales y preferencias con el fin de proporcionar un viaje personalizado e integrado en todo momento. La aplicación también les suministrará material actualizado de formación digital.

En los próximos meses, Qatar Airways habrá alcanzado el primer objetivo de esta fase de transformación digital al dotar a la tripulación de vuelo de más de 15.000 dispositivos móviles.
La aerolínea completará la ejecución del nuevo proyecto en diferentes fases, con vistas a aumentar su acción en el Aeropuerto Internacional de Hamad, así como a otros aeropuertos y salas VIP internacionales, integrando de esta manera el itinerario y las necesidades particulares de los pasajeros en cada punto de contacto.

Qatar Airways ha dado grandes pasos en su transformación digital durante el 2023, incluida su colaboración con Google Cloud para explorar soluciones de análisis de datos e inteligencia artificial que mejoren la experiencia a bordo y la sostenibilidad.

Los pasajeros de vuelos internacionales de Air Europa ya disponen de esta nueva funcionalidad durante el proceso de facturación online, a través de móvil u ordenador, que automatiza y digitaliza la verificación de la documentación personal necesaria para volar.

Una vez verificado el pasaporte, el estado del pasajero se actualiza automáticamente en el sistema de la aerolínea con la etiqueta «SKYCLEARED», lo que ahorra tiempo al agilizar las verificaciones manuales de documentos en los procesos de facturación, entrega de equipajes y embarque con la consiguiente reducción de colas. Además, esta tecnología da tranquilidad a los viajeros, al permitirles verificar la validez de determinados documentos antes de dirigirse al aeropuerto.

En el futuro, Amadeus Travel Ready no sólo ofrecerá a los pasajeros de Air Europa la posibilidad de verificar otros documentos, como los visados, sino que también facilitará los procesos de identificación biométrica en el aeropuerto a través de los móviles de los pasajeros. La solución proporcionará la capacidad de cotejar los principales documentos de viaje mediante el uso de datos faciales biométricos que se utilizarán para la identificación en los diferentes puntos de contacto de la aerolínea.

Air Europa fue una de las primeras aerolíneas en implantar la solución de verificación sanitaria digital de Amadeus, que permite acreditar los documentos COVID-19 antes de que el pasajero llegue al aeropuerto. Amadeus ha verificado más de 25 millones de documentos sanitarios durante la pandemia de COVID-19.

Según datos de un reciente estudio de GBTA, la recuperación post-covid de los viajes de negocio así como los gastos asociados a los mismos es un hecho. Y aunque todavía no se ha alcanzado el volumen de 2019, este año las cifras a nivel global quedarán cerca de los registros prepandemia.

El estudio, elaborado a nivel mundial, muestra que el nivel de gastos en los viajes domésticos ya alcanza el 74 % del volumen de 2019 (66 % para los viajes internacionales). Y un 21 % de las empresas afirma que sus gastos de viaje ya superan los de antes de la pandemia. Es más, el 77 % de las compañías afirma que incrementará sus viajes de negocios respecto a 2022.

Ante incrementos de esta magnitud, la adopción de la digitalización en los procesos de Travel & Expense es clave para optimizar la gestión de sus gastos de viaje, ya que permite reducir errores y la posibilidad de fraude, agilizando procesos y mejorando la experiencia del empleado.

Un estudio realizado por Payhawk, desarrollador de una solución integral para la gestión de notas de gastos, incluidos los gastos de viaje, tarjetas de empresa, facturas y pagos, confirma que la digitalización de la gestión financiera en las empresas ha dado un salto adelante en los últimos años. Sin embargo, todavía queda mucho trabajo por delante.

En el informe “La gestión financiera en las empresas españolas: previsiones, gastos y tendencias” encontramos conclusiones interesantes. Por ejemplo, 1 de cada 4 empleados ha tenido que hacer frente alguna vez a gastos de empresa con dinero personal. O que el 28% de las corporaciones todavía exige a los empleados presentar los tickets de forma manual. Una práctica que, a su vez, provoca que el 28% de los empleados haya tenido problemas para que le devuelvan el dinero por adelantado por haber expirado el plazo previsto para la previsión de dicho gasto. Es más, solo el 22% de los empleados susceptibles de incurrir en un gasto de empresa cuentan con tarjeta de empresa para ello.

¿Cuál es el nivel de digitalización financiera de las empresas?

En los últimos 3 años se ha producido una aceleración de la digitalización de las áreas financieras de las empresas por varios motivos. Sin duda, la pandemia ha incrementado el número de empleados que realizan teletrabajo. Pero también el auge de los pagos online, así como el aumento de los requerimientos digitales por parte de las administraciones públicas, han ayudado en este proceso de transformación. Aun así, solo el 11% de los CFOs admite tener digitalizados los procesos financieros al 100%.

Las consecuencias de un bajo nivel de digitalización son muchas y perjudican de forma importante el buen funcionamiento de la compañía y sus procesos internos. Por ejemplo, en el 44% de los casos, el área financiera no puede proporcionar información actualizada a los equipos comerciales con la rapidez necesaria, siendo los que más suelen viajar por temas de negocio.
No es de extrañar entonces que, según el estudio de Payhawk, casi el 75% de los directores financieros tengan planeado invertir en digitalización y nuevas tecnologías.

Ventajas de la automatización de gastos

No hay que ver la apuesta por la digitalización y la automatización de gastos como un gasto más, sino como una inversión que conlleva un retorno importante, no solo a nivel económico, sino también operativo y funcional. Empezando por un lógico ahorro de recursos y de tiempo que puede destinarse a otras tareas y, por lo tanto, incrementar la productividad de muchos departamentos de la compañía.

Por otro lado, permite un mayor control y transparencia de los gastos de la empresa. Esto facilita la toma de decisiones y el trabajo del Travel Manager, así como de los propios empleados que viajan. En este sentido, al mejorar la gestión y la devolución de notas de gastos y tickets de viajes también aumentará el nivel de satisfacción e implicación de los empleados con la compañía. Además, se reducen de forma importante los riesgos de fraude y errores que generan pérdidas económicas.

Además, el propio departamento financiero se libera de este tipo de tareas poco productivas, pudiendo dedicar tiempo a funciones más estratégicas: consultoría, búsqueda de financiación, análisis de riesgos, desarrollo del plan de negocio, etc.
Hay que tener en cuenta que las tareas más desarrolladas por los departamentos financieros son, precisamente, aquellas que se pueden automatizar: gestión del flujo de caja (80%), previsión (79%), mantenimiento de registros (67%) y búsqueda de recibos y gastos (67%).

Cómo elegir una buena solución de automatización de gastos

A la hora de seleccionar una buena solución digital de automatización de gastos hay que tener en cuenta distintas variables, para que no acabe ocasionando más problemas que los que ya teníamos.

Por un lado, hay que adoptar una solución SaaS (Software as a Service), que permita acceder a los datos en la nube, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Y todo ello sin necesidad de invertir en infraestructuras TI y su posterior mantenimiento. En este sentido, la solución desarrollada por Payhawk no solo cumple con estos requerimientos: también se trata de una solución de rápida implementación, sencilla e intuitiva, capaz de adaptarse a las necesidades y especificaciones de cada empresa, sin importar su tamaño ni volumen.

En este sentido, otro de los puntos críticos es que la solución se integre de forma sencilla y sin problemas con otras herramientas, sistemas y ERP que utilice actualmente la empresa. En el caso de Payhawk, es capaz de sincronizar todos los gastos y facturas con cualquier ERP y sistema contable, sin margen de error, y diciendo adiós a la introducción manual de información.

Payhawk nació en 2018 con la idea de ayudar a las empresas reinventando la manera en la que estas gestionaban sus gastos. El objetivo era liberar al equipo financiero de funciones administrativas a través de la automatización de tareas repetitivas a través de una única solución que pudiera adaptarse a sus necesidades únicas.
Su solución tecnológica integral elimina los procesos manuales, optimizando la gestión de notas de gastos, tarjetas de empresa, facturas y pagos en una experiencia integrada con el ERP, proporcionando a los CFOs el máximo control y visibilidad sobre los gastos de empresa.

Si quieres saber más sobre Payhawk y cómo te puede ayudar a gestionar los gastos de viaje, haz clic en este link para programar una demo con sus especialistas comerciales. 

Sin embargo, queda trabajo por hacer. Especialmente con aquellos procesos manuales y fragmentados que todavía no se han digitalizado, el cumplimiento de las políticas de viajes o la optimización del nuevo entorno de trabajo híbrido.
En este sentido, los directivos encuestados son conscientes de la necesidad de diseñar procesos que faciliten el trabajo en un nuevo mundo laboral híbrido, mejorando así la experiencia de los empleados en este contexto.

Para Rudy Daniello, Vicepresidente Ejecutivo de Amadeus Cytric Solutions, «acelerar la transformación digital de los viajes y los gastos es una prioridad absoluta para muchas organizaciones de cara al próximo año. A medida que el mundo del trabajo se reconfigura de cara a un futuro híbrido, es necesario actualizar los procesos, las tecnologías y la cultura para impulsar un mayor compromiso y facilitar una mejor colaboración entre los empleados a la hora de planificar los viajes.»

El estudio, encargado por Amadeus Cytric Solutions a Forrester Consulting, confirma la consolidación de la digitalización del Travel & Expense (T&E). El 80% de los encuestados a nivel mundial afirmaron que la gestión de viajes y gastos está más digitalizada que otros procesos de sus empresas. Es más, el avance es importante si se compara con el porcentaje (67%) de la encuesta realizada en 2020.

Aun así, los responsables de viajes entrevistados revelan problemas por solucionar. El 34% citó como principal reto actual la gestión del cumplimiento de la normativa en materia de viajes, como los visados y los permisos de trabajo. El 31% revela su preocupación por la privacidad y la seguridad, mientras que el 30% argumentó que los procesos manuales suponen una carga para la productividad de los empleados.

Prioridades y demandas

El informe concluye que la principal prioridad (72%) en esta parcela es mejorar la integración entre las tecnologías de gestión de viajes y gastos asociados con otros sistemas de la empresa. Y es que sólo el 37% de los sistemas se integran con las soluciones de T&E de las organizaciones. Y como consecuencia, genera un rendimiento inferior y una mala experiencia de los empleados.

En este sentido, el 70% de los encuestados también expresó el deseo de mejorar la experiencia integral (end-to-end) en la gestión de viajes y gastos, así como el objetivo de progresar en la forma en que los equipos colaboran cuando planifican los viajes (70%).
Así, las corporaciones son conscientes de que la mejora de sus procesos y herramientas de T&E es fundamental para reducir los costes y aumentar la eficiencia de las operaciones empresariales (82%). Y el 79% reconoce que los problemas con los procesos en la liquidación de gastos tienen un impacto negativo en la productividad y en el compromiso de los empleados.

El riesgo de la no digitalización

Pese a los avances producidos en materia de digitalización, sólo el 45% de los responsables de finanzas y gestión de viajes encuestados en España afirman que auditan todas las declaraciones de gastos. Es decir, más de la mitad de estos gastos quedan expuestos a fraudes, errores humanos y problemas de cumplimiento.

Los pagos y tarjetas virtuales se encuentran entre las mejores soluciones ante esta problemática, solventando también las quejas de los empleados que tienen que avanzar de sus bolsillos el dinero de los gastos de viaje. Así, no es de extrañar que para el 73% de los directivos encuestados en España, los pagos virtuales sean la funcionalidad más valorada en una plataforma de gestión integral de viajes y gastos. Y el 55% de los encuestados, a nivel global, cree que una de las mayores ventajas obtenidas con los pagos virtuales es una mejor visibilidad y control del gasto en viajes, mientras que el 52% considera que esta tecnología ayuda a reducir el riesgo de fraude y el 55% afirma que las herramientas mejoran los procesos de recuperación del IVA.

Daniello concluye que «desde la pandemia y el cambio a entornos de trabajo híbrido, las expectativas de los empleados en torno a la tecnología han aumentado y se ha producido un descenso considerable de su satisfacción. Centrarse en la experiencia de los empleados utilizando tecnología colaborativa podría ayudar a invertir estas tendencias, impulsando el compromiso, contribuyendo a una industria sostenible y reduciendo los costes para las empresas.»

El estudio, realizado entre julio y agosto, se basa en una encuesta realizada a 525 responsables de la gestión de viajes y gastos de grandes empresas en Australia, Brasil, Francia, Alemania, India, países nórdicos, España, Reino Unido e Irlanda y Estados Unidos y Canadá. Cada uno de los 525 responsables representa a una empresa con unos ingresos que oscilan entre los 100 millones de dólares y los 5.000 millones de dólares y con un número de empleados que oscila entre los 1.000 y los 20.000.

Con esta inyección de capital, Consultia Business Travel podrá consolidarse en el mercado español y portugués, así como ampliar la implementación de Destinux, su producto lanzado recientemente.
Esta nueva herramienta permite digitalizar la gestión de viajes de empresa al tratarse de un sistema SaaS (software as a service), que elimina los fees de gestión y se integra con múltiples ERPs. Con Destinux, el cliente paga por usar el software y evita tener que pagar comisiones por reservas consiguiendo un ahorro de hasta de un 20% en el primer año.

Consultia Business Travel ya ha integrado en Destinux cerca de 3 millones de hoteles, más de 600 compañías aéreas, 27 compañías de alquiler de coches distribuidas por todo el mundo y traslados privados en más de 160 países, RENFE y taxis y VTC en más de 90 estados.

En palabras de Juan Manuel Baixauli, fundador y actual COO de la compañía, “desde los inicios la compañía siempre ha apostado por la innovación como base para mejorar tanto nuestra propia empresa, como hacer la vida más sencilla a nuestros clientes. Gracias a esta ronda podremos consolidarnos en el mercado español y portugués y acercar Destinux a pymes y empresas que quieran ser más eficientes y por lo tanto más competitivos en sus negocios”.

Esta importante inyección de capital ha sido liderada por SpeedOut, firma de servicios profesionales especializada en Corporate Finance y asesoramiento integral a empresas.