Renfe ha consolidado su transformación digital en la gestión de viajes y gastos corporativos mediante la implementación de SAP Concur. La solución cloud, desplegada junto a Minsait, filial de Indra y partner líder de SAP, ha alcanzado en tan solo seis meses a más de 16.000 empleados, de los cuales 6.000 realizan viajes con frecuencia.

El proyecto tiene como objetivo mejorar la experiencia del empleado, eliminar el uso del papel, digitalizar procesos clave y garantizar el cumplimiento normativo, en línea con la estrategia de sostenibilidad y eficiencia operativa de la compañía.

Solución integrada y móvil

La plataforma SAP Concur está conectada con los sistemas SAP de Recursos Humanos y Finanzas, permitiendo una gestión integral de los desplazamientos corporativos. Gracias a esta integración, se centraliza todo el proceso de gestión de viajes y gastos; se mejora el control financiero y la visibilidad del gasto, con indicadores de emisiones de CO₂ junto a cada opción de viaje para promover decisiones más sostenibles; y se automatizan alertas normativas en tiempo real, asegurando el cumplimiento de la política corporativa y facilitando la supervisión por los departamentos responsables.

Desde su despliegue, la experiencia móvil permite a los empleados gestionar viajes y gastos desde cualquier dispositivo móvil de forma intuitiva, eliminando el papel mediante reconocimiento automático de tickets y facturas con plena validez legal certificada por la Agencia Tributaria.

Tras una prueba piloto, la solución alcanzó un alto nivel de adopción en tan solo dos meses, gestionando más de 17.000 liquidaciones y con un crecimiento previsto del 15% anual durante los próximos tres años.

Desde Mobile Guest Service los clientes pueden acceder a los principales servicios como: room service, reserva de spa, gimnasio o reserva de mesa en el restaurante, hasta la posibilidad de pedir productos del minibar -ahora virtual- o amenities extra.

También se ha incluido información de utilidad como contenido de interés de la ciudad y consejos para visitar los puntos turísticos, o acceso a la prensa internacional diaria. Todo ello desde un smartphone, Tablet o portátil.

Para que los clientes puedan aprovechar todo el potencial de esta plataforma, NH Hotel Group ha colocado carteles en la recepción, lobbies y habitaciones de los establecimientos donde a través de un código QR los usuarios acceden al contenido.
En estos momentos, el 86,5% de los hoteles en España disponen de este sistema y ya está disponible en 293 hoteles de los más de 360 que gestiona la Compañía a nivel internacional.

“La innovación es una prioridad para NH Hotel Group. Creemos que la mejor manera de mejorar la estancia de nuestros clientes es ofrecerles un servicio distinto, ágil y sencillo, como requiere la vida actual. Mobile Guest Service se suma a nuestra apuesta digital con la que pretendemos que la experiencia final del huésped sea aún más satisfactoria. Además, esta plataforma refuerza la percepción de seguridad del cliente, ya que es capaz de interactuar con todos los servicios del hotel usando únicamente su propio dispositivo” ha destacado Isidoro Martínez de la Escalera Chief Marketing Officer de NH Hotel Group.

Esta cadena hotelera siempre ha sido pionera en la digitalización de sus servicios. Ya en 2018 puso en marcha FASTPASS, una aplicación que combinaba por primera vez tres servicios desde una aplicación online- Check-in, Check-out y Choose Your Room.

La Cámara de Comercio de Tarragona organizó, el pasado martes 29 de octubre, la jornada “Desplazamiento de trabajadores al extranjero y Optimización de gastos de los viajes corporativos”. Una Jornada de formación en travel management para el tejido empresarial internacionalizado.

La jornada agrupaba la participación dos asociaciones IBTA – Iberian Business Travel Association y AMEC – Asociación de Empresas Industriales Internacionalizadas, con la colaboración de la empresa Feliu N&I  y patrocinada por AirFrance-KLM

Se inició la jornada con Daniel Martín, gerente de la Cámara de Comercio de Tarragona quien presentó cuales serán las Misiones empresariales para el 2020.

Políticas de expatriación y el manual de expatriación.

Tras la bienvenida,  Montserrat Feliu, Socia-Directora de FELIU N&I y EXPAT Feliu trató la importancia de elaborar un manual de expatriación. Por consiguiente abordó los aspectos migratorios, laborales y fiscales como ejes vertebrales para disponer de un manual bien trabajado .  

Políticas de gestión de los desplazamientos internacionales

La segunda ponencia estaba a cargo de  Antonello Simoncini, Purchase Manager de RICOH España, quien acudió en representación de IBTA – Asociación Ibérica de Viajes de Negocio. Su exposición estuvo dirigida a las tendencias del mercado en innovación tecnológica para la gestión de los viajes corporativos y sus políticas.

Por consiguiente Antonello propuso la necesidad de tener un profesional con los conocimientos necesarios sobre travel management como pilar fundamental para una gestión óptima. Y recordó que para las empresas, cuyas inversiones en VIAJES y EXPATRIACIÓN que superan los 300.000 € anuales, la figura profesional del Travel Manager es básica.

Otra participación importante fue la de Alejandro Gallego, Director de la Business Unit 3 de AMEC, (Asociación de Empresas Industriales Internacionalizadas), quien presentó un nuevo informe AMEC sobre los países claves para hacer negocios en el 2020.

Finalmente Carlos Quesada, Business Development de Air France-KLM presentó a la aerolínea como el compañero de viaje más rentable y sostenible. También apuntó los beneficios corporativos del servicio de prioridad y afiliación gratuita Bluebiz.

redacción España

Tal y como venimos comunicando, el Travel & Expense Management está inmersa en una verdadera “revolución tecnológica”. La compañías se están “integrando” entre ellas como modus vivendi natural.

Siguiendo en esta línea encontramos varias noticias de actualidad y que os presentamos ahora de forma resumida y concreta.

La compaña Expensya, desarrollador de software para la automatización de informes de gastos, anuncia su integración con la aplicación de Uber, plataforma de transporte privado con servicio en 64 países, entre ellos, España.

Expensya se integra con Uber

Gracias a este acuerdo, los más de 5.000 clientes de Expensya pueden administrar de forma simple y automatizada sus desplazamientos profesionales con Uber.

“Esta integración simplifica, aún más, los viajes de negocios diarios al cumplir con los requisitos del viajero comercial de principio a fin. » afirma Karim Jouini, CEO de Expensya.

Desde Uber consideran que el poder localizar los gastos incurridos a partir de su aplicación en la plataforma de Expensya, facilitará a las empresas la gestión de las notas de gasto. De este modo, la transmisión de datos hasta el sistema de gestión de notas de gastos de los clientes quedarán completamente automatizados.

Con presencia en más de 600 ciudades de todo el mundo, entre ellas, algunas de las más importantes de España, como Madrid, Sevilla, Córdoba o Granada, Uber es la opción más demandada en vehículos de alquiler con conductor (VTC)

La AEAT – Agencia Estatal de Administración Tributaria, conocida popularmente como Agencia Tributaria, un organismo oficial del Gobierno de España, ha sido la encargada de aprobar la homologación obligatoria y necesaria para que la solución tecnológica Cytric Travel & Expense y, en concreto las solución de Expense Management, pudiese ponerse en marcha en España.

Sin esta homologación, no es posible cumplir con las leyes españolas sobre la gestión electrónica de recibos y facturas en papel.

Cytric Travel & Expense homologada en la Agencia Tributaria

Con esta homologación Cytric Travel & Expense cuenta con totales garantías legales y administrativas, de manera que los empleados ya no necesitarán guardar y archivar sus comprobantes en formato físico.

Las soluciones de Expense Management homologadas permiten que la fotografía tomada al justificante tenga la misma validez que su original.

Una vez realizada la fotografía y procesada por la app, los recibos y las facturas se firman digitalmente de acuerdo con los estándares de validación a largo plazo (LTV) y se almacenan en una base de datos. Además, la app permite una rápida integración en el sistema de la empresa.

Jesús Cervantes, Corporate Sales Manager de Amadeus España

«La homologación por parte de la Agencia Tributaria es un logro muy importante a nivel estratégico, que confiere a una de nuestras herramientas clave para  conseguir un posicionamiento único.»

«Con este paso, Amadeus refuerza el compromiso por simplificar y mejorar la vida del viajero corporativo con una experiencia de usuario diferencial y totalmente digitalizada«.

Redacción España

Verónica Ocaña recibió el premio «Travel Manager del año 2019» de mano de su predecesora Pilar Lamas (finalista al premio Travel Manager del año 2018). 

Los miembros de jurado, que por primera vez valoraba a las Travel Managers de forma separada según el budget gestionado y declararon a la revista cuales fueron los puntos a valorar del proyecto:

• La forma de ponerlo en marcha.
• El reto que ello suponía.
• Y el impacto y los resultado obtenidos.

La noticia saltó durante la ceremonia de entrega de los Premios Business Travel IBTA 2019 que tuvo lugar el pasado 17 de octubre en el hotel RIU Plaza de Madrid. La gala organizada por la asociación de Travel Managers IBTA, se ha convertido tras cuatro ediciones en «los Goya» del Business Travel.

Sobre Verónica Ocaña

Verónica se incorporó como Travel Manager a la compañía Grupo Álava en mayo de 2018 tras su paso por Dentix. Tras llevar un año y medio en el cargo Verónica fué convocada para exponer los logros obtenidos y valorar si estos eran merecedores de este distintivo. 

El jurado de los Premios tras haber escuchado la defensa de la finalista durante una hora y haber podido hacerle todas las preguntas sobre el proyecto decidieron finalmente concederle a Verónica Ocaña el ansiado reconocimiento.  

El jurado, que por primera vez valoraba a los Travel Managers de forma separada según el budget gestionado, declararon que este premio se ha otorgado valorando estos puntos:

• La visión estratégica del proyecto.
• La forma de ponerlo en marcha.
• El reto que ello suponía.
• Y el impacto y los resultado obtenidos.

Principales logros obtenidos por Verónica Ocaña

• Incorporar la satisfacción de viajero como KPI e Incrementarlo un 20%.
• Establecer un control de precios medios en hotel y avión tras negociación con proveedores.
• Impulsar la incorporación de medios de pago digitales a los viajeros.
• Incrementar la anticipación de reservas aéreas hasta los 15 días.

Pilar Lamas entregando el premio a Verónica Ocaña

Sobre el Premio «Travel Manager del año 2019»

Tres mujeres de nuevo ha resultado galardonadas con el «Travel Manager del Año» en los Premios Business Travel IBTA. Por segundo año consecutivo se repiten tres finalistas femeninas a este valorado trofeo. El premio «Travel Manager del año» reconoce públicamente la responsabilidad que comporta la coordinación, el control y la gestión integral de los empleados durante sus desplazamientos por motivos laborales. Para sintentizarlo… las llamamos Travel Managers

Con esta noticia iniciamos el avance de quienes son ellas y sus proyectos presentados. Más adelante publicaremos todos los detalles de los proyectos ganadores y lo acompañaremos con una entrevista a cada una de ellas.

redacción España

Tras la reciente firma del acuerdo entre Travel Loop y AirGateway, la herramienta de auto reserva Pursuit TMS (Travel Manager System) integrará en su contenido aéreo toda la oferta en NDC .

Por el momento se va a poder comercializar por NDC con 22 aerolíneas, pero se prevé que irá creciendo a medida que AirGateway desarrolle nuevas integraciones. 

Pursuit TMS (Travel Manager System) 

Pursuit TMS es la nueva herramienta de auto-reserva, creada por la compañía Travel Loop y puesta en el mercado este mismo año. Una solución tecnológica para la gestión y reserva de viajes. Destaca entre sus peculiaridades ser una solución que permite a la empresa digitalizar y automatizar procesos, manteniendo la propiedad del big data generado.

Javier Conte , BPM de Travel loop comentó:

“ Esta alianza nos permite aunar esfuerzos que favorecen a un mejor posicionamiento, en un exigente entorno corporativo que cada vez es más personalizado, dinámico y especializado” 

Por su lado Jorge Díaz, CEO de AirGateway declaró.

 “Esta colaboración representa nuestro primer partner estratégico en el mercado hispano-portugués y contribuirá a aumentar la distribución de nuestro contenido NDC para el viaje corporativo».

redacción España

Cuando se lanzó Conichi, los fundadores M. Waldmann y F. Haitz se concentraron en digitalizar el proceso de entrada y salida del hotel, simplificarlo. Su enfoque innovador resonó en la industria global de viajes corporativos, hecho que se demostró al recibir el premio de Business Travel News’ Innovate en 2016 y, en 2017 al ganar el Premio Business Travel IBTA como Mejor Solución Tecnológica.

Empresas como Siemens, Telekom y Volkswagen utilizan los servicios de hoteles inteligentes de Conichi para optimizar las estancias en hoteles de sus viajeros. Con esta sólida base, la nueva empresa se centró en los últimos años en desarrollar un estándar líder en la industria para los procesos corporativos de check-in y check-out de la recepción de un alojamiento, una solución que satisface las necesidades de los programas y hoteles corporativos.

HRS continuará utilizando la tecnología Conichi para la automatización de los procesos de entrada y salida; y hará uso de los conocimientos tecnológicos de la start-up para aprovechar aún más sus soluciones de pago corporativo para llevarlas al siguiente nivel.

Waldmann y Haitz incluidos en el equipo de HRS

Por su parte, Conichi se convertirá en una parte integral de la nueva división comercial centrada en el pago. Waldmann y Haitz, trabajarán conjuntamente con el equipo de HRS para desarrollar la próxima generación de tecnologías de pago automatizadas basadas en datos. De esta manera, HRS está creando una solución de pago escalable y globalmente aceptada que va mucho más allá de la transacción real, brindando ahorros incrementales y un proceso eficiente.

“Un proceso de pago innovador y confiable logra un 23% más de aceptación del programa de viajes por parte de los viajeros. Tobias Ragge, CEO de HRS