La integración permite que los gastos de viaje con Cabify se carguen directamente en la plataforma de Captio. El viaje se solicita a través de Cabify para el mismo viajero o para un invitado si se desea, sin la necesidad que éste tenga una cuenta. Cuando el trayecto finaliza, el gasto es subido a Captio automáticamente y posteriormente puede ser vinculado a un proyecto, una hoja de gasto o añadir la información adicional requerida por la empresa.

Las empresas podrán realizar un seguimiento del consumo de sus empleados mediante informes inteligentes y establecer límites de uso. Los empleados, por su parte, podrán conocer de antemano el precio exacto del viaje, evitando sobrecostes imprevistos. Además, al tener una única factura para todos los trayectos, se facilita la deducción del IVA, obteniendo un 10% de cada desplazamiento.

Por otro lado, Cabify remite anualmente a las empresas cliente una certificación de la compensación de emisiones realizada. Todo este proceso se realiza sin ninguna solicitud extra, ya que la compañía española de movilidad tiene el compromiso de compensar todas las emisiones, tanto propias, de sus oficinas y empleados, como de los viajes que realizan sus clientes a través de la app.

El “Informe Captio del kilometraje 2021” se basa en el análisis de 250.000 tiques anónimos de viajeros de negocios que utilizan la plataforma de gestión de gastos corporativos de Emburse Captio. Un estudio que permite ver tendencias, datos y sacar conclusiones sobre las dietas de viaje en España.

¿Qué factores influyen en el pago por kilómetro?

El convenio colectivo empresarial es el que mayor influencia tiene a la hora de establecer “la cantidad a abonar por cada kilómetro recorrido en coche”, según Captio.
Sin embargo, también influyen otros factores como el sector de actividad, la ubicación jerárquica del empleado dentro de la compañía, los años de antigüedad en la empresa o las propias políticas de viaje corporativas.

¿Cuál es el precio medio del kilometraje en España?

La crisis provocada por la pandemia ha afectado de forma importante a las dietas de kilometraje. Según el “Informe Captio del kilometraje 2021” el precio medio por kilómetro fue de 0,20 euros/km en nuestro país en 2020. Un descenso importante respecto a los 0,28 €/km que se pagaban de media en 2019.

Y es que pese a que, según Captio, 2020 se inició con buenas perspectivas, la pandemia y sus posteriores consecuencias han afectado de manera importante en el abono de costes por kilómetro. De hecho, estos 0,20 €/km son el menor importe medio desde que se elabora este informe. El precio medio más bajo registrado hasta el momento eran los 0,22 €/km que se pagaron en 2018.

De 0,02 a 0,95 €/km, los extremos de las dietas por desplazamiento

Existen importantes diferencias en el precio del kilometraje que pagan las distintas empresas españolas. De hecho, el estudio revela que aumenta la brecha entre el precio mínimo y el máximo.

En 2020 el precio mínimo del kilometraje fue de 0,02 euros , una cifra por debajo del “suelo” de los últimos 3 años, que fue de 0,05 euros/km.
Estas cifras tan bajas contrastan con el mayor precio pagado por kilómetro en 2020: 0,95 euros/km. Es decir, 0,10 euros más respecto a 2019.

Entre 0,11 y 0,20 euros/km, el precio por kilómetro más habitual

¿Cuál es el precio por kilómetro mayoritario en las empresas españolas? Pues según Emburse Captio es la franja entre 0,11 y 0,20 euros/km, donde se encuentran el 43% de las empresas españolas. El 28% abona entre 0,21 y 0,30€/km.

Este análisis por franjas revela nuevamente el descenso de los importes abonados. Si en 2019 el 40% de las empresas estaba en el tramo de los 0,31-0,40€, en 2020 solo el 19% de las empresas se encontraba en esta franja.
Es más, se ha incrementado el número de corporaciones que abonan menos de 0,10 €/km, pasando del 5% en 2019 al 9% en 2020.

Grandes, medianas y pequeñas, ¿qué empresas pagan mejor?

Las empresas de tamaño medio (entre 50 y 250 empleados) son las que suelen pagar un precio medio más bajo por kilometraje. Concretamente, 0,13€/km.
Como es de esperar, las grandes corporaciones (más de 250 trabajadores) son las que mejores dietas abonan por desplazamiento: 0,25€/km.

No está muy lejos del precio medio pagado por las pequeñas empresas (menos de 50 trabajadores): 0,21 euros por kilómetro recorrido.

Los sectores que mejor pagan por kilómetro recorrido

Industria, alimentación y farma. Estos fueron, y en este orden, los sectores que mejor pagaron el kilometraje en 2020.

El turismo, habitual en este podio en los últimos años, desaparece por la grave crisis que está atravesando el sector. En contraposición, vuelve al TOP 3 el sector farmacéutico, que desapareció del podio en 2019.

El COVID-19 hunde el kilometraje medio de los desplazamientos

El mismo informe permite constatar los efectos de la pandemia sobre los desplazamientos corporativos, especialmente afectados por las restricciones de movilidad. De ahí que el promedio de kilómetros por desplazamiento realizado se desplome de forma extrema.

Esto es especialmente destacable en las grandes corporaciones, que instauraron de forma más rápida y extensa el teletrabajo. Como consecuencia, el kilometraje medio de un desplazamiento en las grandes empresas haya pasado de los 105 km en 2019 a los 8 km en 2020.

¿A qué precio pagan las empresas españolas el kilometraje? Haz click para ampliar

El informe confirma que el precio del kilometraje viene determinado por diversos factores. La antigüedad de los trabajadores, las políticas de gastos de viaje o el sector de actividad de las compañías son algunas de las variables que entran en juego en la ecuación. Pero es el convenio colectivo empresarial el que marca la cantidad a abonar por cada kilómetro recorrido en coche.

El 40,04 % de las empresas españolas fija el promedio del precio del kilometraje en una franja de entre los 0,31 y 0,40 euros

El precio mínimo en 2019 fue de 0,05 euros. El máximo fue de 0,85 euros, lo que supone un incremento de 3 céntimos con respecto a 2018.

Evolución precio del kilometraje 2014-2019. Haz click para ampliar

El 40,04 % de las empresas españolas fija el promedio del precio del kilometraje en una franja de entre los 0,31 y 0,40 euros. En la edición anterior de este informe, la mayoría de las empresas pagaban entre 0,21 y 0,30 euros. Solo el 17 % se situaban en la horquilla de los 0,31 a los 0,40 céntimos. Además, se continúa detectando un descenso del número de empresas con el promedio establecido por debajo de los 0,10 euros, pasando del 16 % al 3,85 %.
Según podemos deducir de las conclusiones arrojadas por el informe, en 2019 el importe fue de 8.880.694,84 euros. Eso supone un gasto medio por tique de 29,04 euros.

136 km: trayecto medio

Por otro lado, el informe también concluye que en 2019 el trayecto medio por trabajador se situó en los 136 kilómetros, eso son 60 kilómetros menos de media que los contabilizados en 2018.

Evolución trayecto medio. Haz click para ampliar

El estudio recoge que los empleados de las grandes empresas realizan menos kilómetros. Los profesionales en movilidad de las compañías grandes viajaron una media de 105 km por trayecto, frente a los 147 km de los de empresas medianas y los 156 km de las pequeñas empresas.

El documento publicado por Captio destaca que noviembre y octubre fueron los meses en los que se registraron mayor número de desplazamientos. Esto confirma la tendencia iniciada en 2017, ya que en ediciones anteriores los meses de mayor movilidad fueron los primeros del año y especialmente marzo.

El informe también arroja luz sobre cuáles son los sectores empresariales españoles en los cuales se paga mejor el kilometraje. En 2019, los sectores que mejor han pagado el kilometraje, han sido, por este orden: Turismo, Industria y Alimentación.

Los datos han sido extraídos a partir de un registro de 300.000 tiques anonimizados de viajes de negocios registrados en la aplicación de Captio durante 2019, por lo que todavía no se ha calculado el impacto de la crisis del COVID-19.

La compañía especializada en automatización y gestión de gastos Captio ha analizado en este informe más de 1.672.000 notas de gasto de 84.000 trabajadores pertenecientes a 750 empresas clientes con el objetivo de detectar cómo, dónde y por qué se producen fraudes a la hora de gestionar tiques y notas de gasto.

Sin duda se trata de un tema de especial preocupación entre las corporaciones. Un hecho que queda demostrado con uno de los datos de este informe: el 68% de los usuarios clientes de Captio tiene alertas configuradas para detectar fraudes e irregularidades. Un porcentaje que sube hasta el 95% en el caso de empresas medianas y grandes (más de 250 trabajadores).

Además, las compañías son conocedoras de las distintas tipologías de fraude. De ahí que no sea de extrañar que los usuarios de Captio configuren de media 6 alertas distintas.
Sin embargo, el informe concluye que existen tres grandes grupos de irregularidades:

fraude por importe, fraude por fecha y fraude por justificante:

• El 27% de los fraudes se produce por superar el importe máximo autorizado por gasto. Es decir, cuando el coste declarado excede el límite establecido por la política corporativa.
• El 23% de los casos corresponde a gastos que no se corresponden con el período comprendido en el reporte de gastos presentado.
• El tercer gran grupo (22%) es de los tiques editados, que han sido manipulados de alguna forma.

Por otro lado, hay que destacar que son las empresas pequeñas (menos de 50 trabadores) las que padecen un mayor porcentaje interno de fraudes. Concretamente un 8% respecto a las empresas medianas y grandes.

Justificaciones ante el fraude

El informe de Captio también ha analizado el fraude interno por edad y género. Son los hombres entre 18 y 34 años los que presentan una mayor tasa de irregularidades en las notas de gasto. Concretamente un 18,4%. En las mujeres, el porcentaje más alto de fraude se sitúa en la franja de los 35 a 54 años. Eso sí, bajando al 8%.

En cuanto a las razones aducidas ante las irregularidades en las notas de gasto, el 45% de hombres y mujeres afirman estar compensando otros gastos de menor entidad de los que no pueden solicitar reembolso.
Pero también existen diferencias entre hombres y mujeres en lo que a las justificaciones se refiere. El 14% de los hombres y el 10% de las mujeres afirman que “se lo merecen” por los viajes y el trabajo nocturno.
Destaca también que el 50% de los hombres simplemente “quería más dinero”. Los hombres responden tres veces más que las mujeres a la afirmación que “la política de gastos lo ponía muy fácil”. Y 4 veces más mujeres que hombres responden que la cantidad del fraude es pequeña y no afecta a la situación financiera de la empresa.

El coste del fraude

Tras analizar más de 1,6 millones de notas de gastos, Captio concluye que un 15% de éstas no cumple con las políticas de gasto establecidas por las compañías. Un porcentaje que se ha incrementado respecto a dos los últimos años: 13% en 2018 y 12% en 2017.

El coste de este fraude para las 750 empresas analizadas es de 57.320.000€ (más del doble que los datos del Informe de Captio de 2018). Y ello se traduce en una media de 76.426€ anuales por empresa, siendo el coste medio por empleado de 676,57€.

El informe también concluye que el importe medio de tique fraudulento alcanza los 34,72€.

Si se desglosa por tipologías de fraude vemos que superar el importe máximo (15,6 M€), los tiques antiguos (13 M€) y los editados (18,2 M€) son los que generan mayores pérdidas.

Esta nueva compañía suma una plantilla de 750 personas en todo el mundo, prestando sus servicios a más de 4,5 millones de usuarios de 14.000 clientes en 120 países.

Según los actuales responsables de Captio, “los clientes actuales y los futuros pueden beneficiarse de una solución mucho más potente y con capacidad de ampliación. Los administradores y usuarios finales de Captio se beneficiarán de más opciones de automatización y autoservicio, lo que les permitirá obtener los mejores resultados de sus soluciones y recuperar el tiempo de trabajo que a menudo se dedica durante las noches y los fines de semana.”

Para Eric Friedrichsen, CEO de Emburse, “somos mucho más fuertes como una sola compañía. Con una escala significativa y tecnología disruptiva, estamos redefiniendo cómo las organizaciones ven la gestión de viajes y gastos y su automatización de AP. Continuaremos apoyando activamente y aumentaremos nuestra tasa de innovación en cada una de nuestras seis soluciones de gastos principales que se adaptan de manera única para industrias específicas, tamaños de empresas y geografías. Al unirnos, ahora también podemos compartir tecnologías clave, como gastos en tiempo real, captura y extracción de datos sofisticados e integraciones profundas con tarjetas corporativas, a través de las diferentes soluciones. Nadie más en la industria tiene la capacidad de innovar tan rápido con un enfoque tan centrado en el cliente».