Según datos de un reciente estudio de GBTA, la recuperación post-covid de los viajes de negocio así como los gastos asociados a los mismos es un hecho. Y aunque todavía no se ha alcanzado el volumen de 2019, este año las cifras a nivel global quedarán cerca de los registros prepandemia.

El estudio, elaborado a nivel mundial, muestra que el nivel de gastos en los viajes domésticos ya alcanza el 74 % del volumen de 2019 (66 % para los viajes internacionales). Y un 21 % de las empresas afirma que sus gastos de viaje ya superan los de antes de la pandemia. Es más, el 77 % de las compañías afirma que incrementará sus viajes de negocios respecto a 2022.

Ante incrementos de esta magnitud, la adopción de la digitalización en los procesos de Travel & Expense es clave para optimizar la gestión de sus gastos de viaje, ya que permite reducir errores y la posibilidad de fraude, agilizando procesos y mejorando la experiencia del empleado.

Un estudio realizado por Payhawk, desarrollador de una solución integral para la gestión de notas de gastos, incluidos los gastos de viaje, tarjetas de empresa, facturas y pagos, confirma que la digitalización de la gestión financiera en las empresas ha dado un salto adelante en los últimos años. Sin embargo, todavía queda mucho trabajo por delante.

En el informe “La gestión financiera en las empresas españolas: previsiones, gastos y tendencias” encontramos conclusiones interesantes. Por ejemplo, 1 de cada 4 empleados ha tenido que hacer frente alguna vez a gastos de empresa con dinero personal. O que el 28% de las corporaciones todavía exige a los empleados presentar los tickets de forma manual. Una práctica que, a su vez, provoca que el 28% de los empleados haya tenido problemas para que le devuelvan el dinero por adelantado por haber expirado el plazo previsto para la previsión de dicho gasto. Es más, solo el 22% de los empleados susceptibles de incurrir en un gasto de empresa cuentan con tarjeta de empresa para ello.

¿Cuál es el nivel de digitalización financiera de las empresas?

En los últimos 3 años se ha producido una aceleración de la digitalización de las áreas financieras de las empresas por varios motivos. Sin duda, la pandemia ha incrementado el número de empleados que realizan teletrabajo. Pero también el auge de los pagos online, así como el aumento de los requerimientos digitales por parte de las administraciones públicas, han ayudado en este proceso de transformación. Aun así, solo el 11% de los CFOs admite tener digitalizados los procesos financieros al 100%.

Las consecuencias de un bajo nivel de digitalización son muchas y perjudican de forma importante el buen funcionamiento de la compañía y sus procesos internos. Por ejemplo, en el 44% de los casos, el área financiera no puede proporcionar información actualizada a los equipos comerciales con la rapidez necesaria, siendo los que más suelen viajar por temas de negocio.
No es de extrañar entonces que, según el estudio de Payhawk, casi el 75% de los directores financieros tengan planeado invertir en digitalización y nuevas tecnologías.

Ventajas de la automatización de gastos

No hay que ver la apuesta por la digitalización y la automatización de gastos como un gasto más, sino como una inversión que conlleva un retorno importante, no solo a nivel económico, sino también operativo y funcional. Empezando por un lógico ahorro de recursos y de tiempo que puede destinarse a otras tareas y, por lo tanto, incrementar la productividad de muchos departamentos de la compañía.

Por otro lado, permite un mayor control y transparencia de los gastos de la empresa. Esto facilita la toma de decisiones y el trabajo del Travel Manager, así como de los propios empleados que viajan. En este sentido, al mejorar la gestión y la devolución de notas de gastos y tickets de viajes también aumentará el nivel de satisfacción e implicación de los empleados con la compañía. Además, se reducen de forma importante los riesgos de fraude y errores que generan pérdidas económicas.

Además, el propio departamento financiero se libera de este tipo de tareas poco productivas, pudiendo dedicar tiempo a funciones más estratégicas: consultoría, búsqueda de financiación, análisis de riesgos, desarrollo del plan de negocio, etc.
Hay que tener en cuenta que las tareas más desarrolladas por los departamentos financieros son, precisamente, aquellas que se pueden automatizar: gestión del flujo de caja (80%), previsión (79%), mantenimiento de registros (67%) y búsqueda de recibos y gastos (67%).

Cómo elegir una buena solución de automatización de gastos

A la hora de seleccionar una buena solución digital de automatización de gastos hay que tener en cuenta distintas variables, para que no acabe ocasionando más problemas que los que ya teníamos.

Por un lado, hay que adoptar una solución SaaS (Software as a Service), que permita acceder a los datos en la nube, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Y todo ello sin necesidad de invertir en infraestructuras TI y su posterior mantenimiento. En este sentido, la solución desarrollada por Payhawk no solo cumple con estos requerimientos: también se trata de una solución de rápida implementación, sencilla e intuitiva, capaz de adaptarse a las necesidades y especificaciones de cada empresa, sin importar su tamaño ni volumen.

En este sentido, otro de los puntos críticos es que la solución se integre de forma sencilla y sin problemas con otras herramientas, sistemas y ERP que utilice actualmente la empresa. En el caso de Payhawk, es capaz de sincronizar todos los gastos y facturas con cualquier ERP y sistema contable, sin margen de error, y diciendo adiós a la introducción manual de información.

Payhawk nació en 2018 con la idea de ayudar a las empresas reinventando la manera en la que estas gestionaban sus gastos. El objetivo era liberar al equipo financiero de funciones administrativas a través de la automatización de tareas repetitivas a través de una única solución que pudiera adaptarse a sus necesidades únicas.
Su solución tecnológica integral elimina los procesos manuales, optimizando la gestión de notas de gastos, tarjetas de empresa, facturas y pagos en una experiencia integrada con el ERP, proporcionando a los CFOs el máximo control y visibilidad sobre los gastos de empresa.

Si quieres saber más sobre Payhawk y cómo te puede ayudar a gestionar los gastos de viaje, haz clic en este link para programar una demo con sus especialistas comerciales. 

La compañía especializada en automatización y gestión de gastos Captio ha analizado en este informe más de 1.672.000 notas de gasto de 84.000 trabajadores pertenecientes a 750 empresas clientes con el objetivo de detectar cómo, dónde y por qué se producen fraudes a la hora de gestionar tiques y notas de gasto.

Sin duda se trata de un tema de especial preocupación entre las corporaciones. Un hecho que queda demostrado con uno de los datos de este informe: el 68% de los usuarios clientes de Captio tiene alertas configuradas para detectar fraudes e irregularidades. Un porcentaje que sube hasta el 95% en el caso de empresas medianas y grandes (más de 250 trabajadores).

Además, las compañías son conocedoras de las distintas tipologías de fraude. De ahí que no sea de extrañar que los usuarios de Captio configuren de media 6 alertas distintas.
Sin embargo, el informe concluye que existen tres grandes grupos de irregularidades:

fraude por importe, fraude por fecha y fraude por justificante:

• El 27% de los fraudes se produce por superar el importe máximo autorizado por gasto. Es decir, cuando el coste declarado excede el límite establecido por la política corporativa.
• El 23% de los casos corresponde a gastos que no se corresponden con el período comprendido en el reporte de gastos presentado.
• El tercer gran grupo (22%) es de los tiques editados, que han sido manipulados de alguna forma.

Por otro lado, hay que destacar que son las empresas pequeñas (menos de 50 trabadores) las que padecen un mayor porcentaje interno de fraudes. Concretamente un 8% respecto a las empresas medianas y grandes.

Justificaciones ante el fraude

El informe de Captio también ha analizado el fraude interno por edad y género. Son los hombres entre 18 y 34 años los que presentan una mayor tasa de irregularidades en las notas de gasto. Concretamente un 18,4%. En las mujeres, el porcentaje más alto de fraude se sitúa en la franja de los 35 a 54 años. Eso sí, bajando al 8%.

En cuanto a las razones aducidas ante las irregularidades en las notas de gasto, el 45% de hombres y mujeres afirman estar compensando otros gastos de menor entidad de los que no pueden solicitar reembolso.
Pero también existen diferencias entre hombres y mujeres en lo que a las justificaciones se refiere. El 14% de los hombres y el 10% de las mujeres afirman que “se lo merecen” por los viajes y el trabajo nocturno.
Destaca también que el 50% de los hombres simplemente “quería más dinero”. Los hombres responden tres veces más que las mujeres a la afirmación que “la política de gastos lo ponía muy fácil”. Y 4 veces más mujeres que hombres responden que la cantidad del fraude es pequeña y no afecta a la situación financiera de la empresa.

El coste del fraude

Tras analizar más de 1,6 millones de notas de gastos, Captio concluye que un 15% de éstas no cumple con las políticas de gasto establecidas por las compañías. Un porcentaje que se ha incrementado respecto a dos los últimos años: 13% en 2018 y 12% en 2017.

El coste de este fraude para las 750 empresas analizadas es de 57.320.000€ (más del doble que los datos del Informe de Captio de 2018). Y ello se traduce en una media de 76.426€ anuales por empresa, siendo el coste medio por empleado de 676,57€.

El informe también concluye que el importe medio de tique fraudulento alcanza los 34,72€.

Si se desglosa por tipologías de fraude vemos que superar el importe máximo (15,6 M€), los tiques antiguos (13 M€) y los editados (18,2 M€) son los que generan mayores pérdidas.