Nuevas tecnologías aplicadas a Business Travel

La tecnología aplicada a los viajes corporativos fue uno de los principales títulos del programa del Congreso. Para ello la ponencia ‘Nuevas tecnologías aplicadas al Business Travel’ contó con la moderación de expertos como Fernando Puelles, responsable de Business Travel de Amadeus España, y con profesionales del mundo tecnológico del Business Travel como Alberto Ortiz, CIO & IT Manager de Travel Advisors, Ignacio San Agustín, responsable del Departamento de Innovación y Gestión de Proyectos Servicio Empresas de Viajes El Corte Inglés, Carlos Romero, IT Director de BMC Travel, Rafael Sueiro, director general de CWT España, y Marta Crespo, Travel Manager de CaixaBank.

Los objetivos de la tecnología aplicada al Business Travel

Crespo cree que la tecnología da autonomía al empleado que viaja, es capaz de escoger su mejor opción dentro de la política de viajes. Por otro lado, también permite aplicar la política de viajes de cualquier empresa de manera muy natural. La empresa decide qué servicios ofrece a su empleado a través de su política y así la presenta a través de ese ‘interface’ que es la herramienta de autorreserva. El empleado pasa a responsabilizarse 100% del gasto que genera y de la antelación con la que reserva su viaje. La herramienta de autorreserva permite que el viajero sea consciente totalmente de los costes y de la política de viajes, puesto que a través de la herramienta la puede explorar y ver sus límites, aquí la puede consultar. Según San Agustín, “Te obliga a pasar por el aro”.

¿Cuál ha sido el principal escollo y por qué sigue costando seguir avanzando?

Todos somos conscientes que las herramientas de reserva online ya están revolucionando la forma en que se contratan y gestionan los viajes corporativos. Sin embargo Sueiro recalca que no podemos obviar que su penetración es aún muy baja en España, donde su adopción se sitúa en torno al 20%-30%, con grandes fluctuaciones según empresas y sectores. Estos porcentajes muestran amplias posibilidades de mejora en muchas empresas.

El principal escollo para la adopción de las nuevas tecnologías existentes pasa por un sentimiento tan lógico como la resistencia al cambio, pero también por la falta de inversión que se ha vivido en España en los peores años de la crisis. Sueiro sigue afirmando que muchas empresas aún no han llegado al nivel de digitalización necesario para poner en marcha este tipo de herramientas y los viajes corporativos no son el negocio central de la mayoría de ellas. De ahí que las inversiones tecnológicas en ese ámbito no sean prioritarias en muchos casos. Pero esta situación no se mantendrá así de por vida y muchos son aún los cambios que el sector vivirá en el futuro próximo.

San Agustín coincide con Sueiro diciendo que la resistencia al cambio es la principal barrera y que la crisis propició que hubiera poca inversión.

Para Crespo el usuario es la principal dificultad. Crespo se reafirma en el hecho que hay gente que todavía piensa que no va con ellos o los hay directamente vagos, que no quieren esforzarse en realizar un cambio de hábitos.

Para ello, Romero afirma que el usuario debe encontrarse cómodo con la tecnología. Le debe resultar fácil, ágil y verlo como una ventaja, el hecho de reservar y gestionar su viaje a través de las herramientas que le facilita la empresa para ello.

Ortiz dice que para innovar hay que invertir, “la agencia de viajes debe vende la tecnología a sus clientes para demostrarles que está en lo más puntero de la industria y sin quererlo, se convierten en vendedores de tecnología. Muchas veces la mayoría de las empresas españolas no han llegado a ese nivel de digitalización que vendes”.

Las compañías deberían diseñar planes específicos de adopción. Hay que tener muy en cuenta no solo el perfil de los empleados, sino el colectivo de la empresa, los factores culturales de la misma y la casuística en particular de cada una de ellas a través de un análisis previo para cualquier implantación.

Aún así, Crespo piensa que si es necesario para la empresa, hay que cambiar de manera radical el sistema, guste o no. “Nosotros cuando implantamos la nuestra hicimos un corte absoluto con la anterior. Sí es cierto que hubo un tiempo de confusión de aproximadamente dos meses pero luego la gente se acostumbra”.

¿Qué papel juegan las tecnologías móviles ahora?

Las aplicaciones móviles están aquí al igual que la multicanalidad, esto es una realidad. Estas ‘herramientas de bolsillo’ a través de móvil deben mejorarse para llegar a conectar todos los sistemas (los de la aerolínea, cadenas hoteleras, aeropuertos, movilidad terrestre, etc.) en una misma solución que los agrupara.

Se habla del end-to-end, plataformas que recogen todo el proceso del viaje, desde el principio hasta el final. Conocer este proceso es fundamental porque nos da las claves para entender al viajero, sus necesidades y cómo se comporta, para también saber cómo atenderle y también, cómo ahorrar. La multicanalidad, la autonomía y la automatización de procesos, deberían ser según Ortiz, los tres principios en los que invertir a nivel tecnológico en las empresas españolas.

¿Gastos de empresa cómo son ahora y cómo deberían ser?

El control de gastos durante todo el proceso del viaje corporativo va a ser un aspecto fundamental a desarrollar con la tecnología. Desde programas específicos como los que están en el mercado permiten a muchos viajeros de negocios librarse de la ardua tarea de la compilación de datos de las dietas y permiten a la empresa un mayor control y ahorro (de tiempo y dinero), a los que quieren llegar a ofrecer alternativas en tiempo real (para conseguir un vuelo más económico del reservado con anterioridad o poder modificar.

Sueiro recalca que “en un entorno así, cada vez más automatizo, la figura del travel manager no deja de ser fundamental. Su papel quizá evolucione un poco, ya que tendrá que entender estas nuevas tecnologías y cómo pueden dar solución a las nuevas necesidades de sus socios. Pero su función, pese a usar la tecnología como facilitador, seguirá siendo la de definir la política de viajes de su empresa”. 👍

 

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