“Los empleados tanto de España como en nuestras filiales están muy concienciados con el ahorro en gastos”

Entrevista: Amparo Zaragozá, Facility & Travel Manager de Fermax.

Amparo Zaragozá lleva 25 años en Fermax, una empresa valenciana especializada en equipos de videoporteros y sistemas de control de accesos. Empezando en el área de ventas a nivel nacional y luego evolucionando al área internacional, no fue hasta la expansión de la empresa cuando ocupó el recién creado el puesto de Travel Manager para unificar la gestión de todos los viajes tanto nacionales como internacionales. Amparo depende actualmente del área de Organización y Personas.

Como Travel Manager de la compañía te encargas de diseñar la política de viajes a nivel internacional, pero ¿cómo funciona en el resto de países?

El volumen de viajes de Fermax se genera desde y hacia a España, normalmente, reuniones, formación y visitas a las filiales. En el caso de las políticas de viajes para nuestras filiales, se marcan unas directrices desde España pero es el Country o Area Manager junto con el Controller los que revisan si hay alguna desviación, pero no es habitual, los empleados tanto de España como en nuestras filiales están muy concienciados con el ahorro en gastos. Por tipología de país nos adaptamos a cada situación, ya que es muy complicado tener una política de viajes común. Por supuesto, trabajamos de forma conjunta.

“Las principales dificultades, creo que como a cualquier Travel Manager, es poder conseguir ‘una foto fácil’ del viaje end-to-end”

Cuando empezaste en el sector de los viajes de negocios, ¿cuáles fueron las principales dificultades con las que te encontraste? ¿Cuáles son las principales dificultades que te acechan actualmente?

La principal dificultad que me encontré fue la unificación para trabajar con una misma agencia de viajes y unificar los hoteles para consecución de mejores tarifas, pero de eso hace ya muchos años. El resultado del cambio fue positivo, en este aspecto siempre he contado con la confianza y el respaldo de la dirección de Fermax.

Las principales dificultades, creo que como a cualquier Travel Manager, es poder conseguir “una foto fácil” del viaje end-to-end; la tecnología evoluciona muy rápidamente, aparecen más actores en el mercado del business travel y es complejo poder evaluar fácilmente el viaje end-to-end. Por otro lado, hay tantas opciones de APPs que no tienes tiempo suficiente para testearlas, lanzarlas, crear manuales, etc. y ver las más convenientes para tu empresa.

La personalización en los viajes es una tendencia últimamente, ¿Fermax sigue por esa línea?

Por nuestro volumen, tanto de viajes como de empleados, podemos permitirnos la personalización en los viajes. Nos gusta que el viajero se sienta a gusto al estar fuera de casa y se puede dar esa personalización siempre que se cumplan las políticas de la compañía, escuchamos a los viajeros para poder dar un mejor servicio y adaptarnos a sus necesidades.

¿Cómo está formado tu departamento de viajes?

Trabajamos con outplant para las reservas offline como online en diferente ubicación. Outplan offline, con una persona dedicada a la cuenta de Fermax pero el resto del equipo de la oficina está formado para dar soporte si fuese necesario.

Además, cuento con el apoyo de una Account Manager por parte de la agencia.

¿Tenéis SBT? ¿Cómo ha sido y es su desarrollo?

Sí, tenemos SBT. La implantamos hace unos años y trabajamos conjuntamente con nuestra agencia de viajes, CWT, para carga, mantenimiento, etc. El ratio de adopción es de un 65%, el resto se gestiona a través del outplant.

En nuestro caso es muy útil y da mucha agilidad en nuestro día a día y no dependemos del outplant 100%, para consultas. Hay viajes fáciles y repetitivos que se gestionan muy rápido. Nuestro nivel de adopción no es más elevado por diversas carencias, portfolio de hoteles limitado en algunos destinos, no tener opción de selección de la prioridad de embarque y/o asientos, además de otros ancillaries.

“Aunque confiamos en la agencia, revisamos semanalmente o mensualmente los ficheros que nos envían”

Una mejora sería añadir la opción de reservar traslados, realizar cambios o modificaciones en billetes de tren o avión ya emitidos, disponer de todas las compañías low-cost a nivel mundial, etc.

Prioridades de la política de viajes de Fermax:

Consolidar los programas de viajes. Mejorar el plan de movilidad. Optimizar la política de viajes y la gestión del viaje.

¿Consideras que has alcanzado el máximo de ahorro vía negociación? ¿Sigue siendo el ahorro la prioridad de la empresa?

Es difícil asegurarlo que he alcanzado el máximo de ahorro vía negociación, pero estoy satisfecha con lo conseguido. El ahorro siempre es una prioridad en Fermax, pero queremos que los viajeros viajen en unas condiciones óptimas: vuelos punto a punto, siempre que sea posible, hoteles con una calidad media/alta, opción de cambio de billetes de tren para regreso, etc., creo que hay que mantener el equilibrio entre el ahorro y la calidad del viaje.

¿Tienes algún tipo de responsabilidad en el departamento MICE?

Sí, desde hace bastante tiempo. Nos dimos cuenta que era otra vía de negociación, además de poder obtener ahorros y aprovechar trabajar con nuestros proveedores preferentes de business travel para MICE.

¿Prevés un aumento en el presupuesto de viajes para el año que viene?

Mantenemos el presupuesto de viajes, pero sí se aprecia, subida de precios de hotel que se refleja en las tarifas de algunas ciudades, además de falta de disponibilidad y overbooking aéreo, cosa que al menos en mi caso, no sufríamos desde hace unos cuantos años. Tendremos que estar alerta y buscar las mejores alternativas, además de intentar programar los viajes con mayor antelación, algo habitual ya en Fermax y que los viajeros están muy concienciados.

Categorías de los viajes según Fermax:

Viaje nacional, Viaje internacional, Reuniones (convenciones, seminarios, formaciones) y Visitas de clientes a la sede central en Valencia.

  • Número de viajeros de Fermax: 200
  • Países que gestionas directamente: España y las filiales en Bélgica, China, España, Francia, Polonia, Reino Unido y Singapur
  • Presupuesto anual aprox. para viajes: 700.000 €
  • Pernoctaciones gestionadas al año: 2.200
  • Vuelos gestionados al año: 700
  • Billetes de tren gestionados al año: 400
  • Flota de vehículos (renting): 40

¿Cómo afrontas tu nuevo reto como delegada de IBTA en la Comunidad Valenciana?

Afronto el reto con mucha ilusión. La Comunidad Valenciana está formada por un tejido empresarial muy importante dentro del territorio nacional, con muchas empresas exportadoras,
y el poder realizar jornadas formativas aquí, es enriquecedor para las personas que gestionamos viajes y resto de profesionales de la industria.

¿Aplicáis políticas de control y seguimiento a tu agencia?

Claro, es imprescindible hacerlo. Aunque confiamos en la agencia, revisamos semanalmente o mensualmente los ficheros que nos envían.

De los nuevos actores que irrumpen en el modelo tradicional del Business Travel, ¿tenéis algún acuerdo con alguno de ellos?

Trabajamos desde hace unos cinco años con Notilus (Dimo Gestión) con el módulo de liquidación de gastos, ahora estamos iniciando un cambio de versión incorporando la opción de la liquidación de gastos desde el móvil. Aplicación homologada por la AEAT. Por otro lado, también trabajamos con Taksee para la gestión de traslados a nivel nacional.

Comparte en tus redes sociales...
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin