¿Existe una política de viajes perfecta?
Mucho se ha debatido y se debate en los foros especializados acerca de las políticas de viajes corporativas, de su dureza o flexibilidad, de su jerarquización u homogeneidad, de que tenga un direccionamiento concreto hacia proveedores o no, o de que se base en un rango de límite de precios con cierta libertad de elección, entre otros.
El caso es que hay tantas políticas de viaje perfectas como empresas existen y cada una de ellas debe adaptarse a la naturaleza del negocio.
Dentro de cada compañía existen distintos requerimientos que se dividen simplemente por el tipo de trabajo o puesto que desempeña la persona que va a viajar, ¿debe viajar un auditor bajo los mismos parámetros que un agente de ventas?, o ¿debe tener tanta flexibilidad un mecánico que debe acudir urgente a reparar una máquina averiada como un gerente que va a visitar a sus colaboradores?. Las respuestas a estas preguntas pueden ser muchas y diferentes, y es aquí donde se hará evidente y necesaria la existencia de una adecuada política de viajes.
En todo esto, el papel de los Travel Managers y Agentes de Viajes es fundamental debiendo trabajar en equipo y coordinados, de ello depende mucho el éxito o el fracaso de una política de viajes.
Hay tantas políticas de viaje perfectas como empresas existen.
Desde la perspectiva de agente de viajes mencionamos a continuación algunos puntos que creemos se deben contemplar en una política de este tipo:
• Debe ser clara y sencilla, diseñada pensando en todos sus usuarios y con el objetivo de optimizar los procesos que permitan tener su control.
• Ser accesible, es decir, cualquier usuario sujeto a la política de viajes debe poder acceder a ella de forma fácil y sencilla pudiendo consultarla en cualquier momento. Para ello, una eficaz herramienta es la Intranet corporativa.
• Ser útil, y con útil nos referimos a que debe servir para el propósito por el que se implanta, como por ejemplo: permitir que el negocio fluya, que se solucionen las posibles contingencias que se puedan dar y en paralelo, y lo más importante, que exista un control sobre el gasto.
Una política de viajes debe ser la bandera de todos.
Debe ser medible y evaluable. Esto significa que periódicamente deben hacerse evaluaciones sobre su eficacia, tanto en el aspecto económico (evaluar el ahorro) como del nivel de satisfacción de los usuarios. De esta forma se favorece la toma de decisiones y poder corregir posibles desviaciones o contingencias.
Debe ser adaptable. En un mundo completamente cambiante como el que vivimos, sin lugar a dudas una política de viajes debe estar viva y tener capacidad de adaptación para satisfacer posibles nuevos retos del negocio y las nuevas tendencias en los viajes.
Y por último, a pesar de que pueda sonar a una definición un poco romántica, una política de viajes debe ser la bandera de todos. Si cada uno de los integrantes de la empresa la aplica correctamente tendremos muchas probabilidades de que nuestra propuesta sea un éxito. Para ello, es vital conseguir el apoyo y la implicación de todas las Direcciones y Mandos Medios.
