¿Cómo afecta a la gestión del IVA la entrada en vigor del SII?

Por: Elena Peyró, CEO de JoinUp. Solución global de movilidad.

Con la entrada en vigor del ‘SII’ – Suministro Inmediato de Información – PARA VIAJES CORPORATIVOS el próximo 1 de julio, se deberá enviar el detalle de los registros de facturación en un plazo de 4 días a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

El nuevo Sistema de Suministro Inmediato de Información -‘SII’- que será aplicable con carácter obligatorio para las empresas con facturación superior a 6 millones de euros, ha comenzado a modificar el modelo de gestión del IVA. Y esto afecta, también, al sector de Business Travel.

Hay dos factores decisivos en la implantación de este nuevo método de gestión del IVA: el marco legal y procedimientos asociados, y la gestión de gastos de viaje. Este último, es uno de los puntos más conflictivos. Debemos tener en cuenta que el funcionamiento actual en la mayoría de empresas se caracteriza por la generación de un informe que pasa a los circuitos de supervisión y contabilización de la empresa. Un proceso pesado tanto para el trabajador en movilidad como para el supervisor.

Con la entrada en vigor del SII – el próximo 1 de julio 2017 -, se deberán enviar los registros de facturación a la AEAT en el plazo de cuatro días naturales desde la expedición de la factura, por lo que se hace inminente un cambio en la operativa de gestión de gastos corporativos.

La adaptación a este nuevo sistema está suponiendo un esfuerzo importante para las empresas pero sobre todo, la mejora en la automatización y digitalización de los informes de gastos de sus trabajadores en movilidad.

Uno de los beneficios indirectos que aporta para la empresa esta medida de modernización y eliminación del fraude, es la mejora del control de gastos realizados y la de los flujos de supervisión y contabilización. Todo esto implica más eficiencia.

La adaptación a este nuevo sistema está suponiendo un esfuerzo importante para las empresas pero sobre todo, la mejora en la automatización y digitalización de los informes de gastos de sus trabajadores en movilidad.

Otra característica de este nuevo sistema, es que no permite los asentamientos resúmenes: los tickets tienen que cumplir todos los requisitos previstos a la LIVA para su deducción. Esto implica exigir un documento de gasto que fiscalmente sea deducible y utilizar un software de control compatible con la plataforma de la Agencia Tributaria. Otra dificultad añadida para su gestión convencional.

El gran aliado en este paso hacia la modernización del IVA es la utilización de plataformas digitales de gestión de gastos de empresa que permitan agilizar los procesos,aumentando la rapidez de gestión y permitiendo cumplir los plazos marcados por la AEAT.

En el caso de nuestro servicio, que agrupa un amplio abanico de servicios de movilidad para la empresa (taxi para empleados, viajes con vehículos de alta gama con conductor, autobuses, minibuses, etc.), se ofrece una factura unificada, evitando al cliente la gestión de una gran cantidad de tickets, que no solo implican un coste muy importante, sino que con la entrada en vigor del SII en muchos casos además de no ser válidos para deducir el IVA, serían imposible de gestionar en el nuevo plazo de 4 días.

En JoinUp, desde nuestra experiencia en servicios de movilidad, el ‘SII’ no supone una barrera para la empresa sino por el contrario, una gran ventaja: nuestra plataforma tecnológica permite generar una factura única mensual que agrupa todos los servicios realizados, además de que el cliente cuenta con toda la información relativa al gasto de los viajes realizados, en tiempo real.

Debemos contemplar estas medidas como oportunidades reales de mejora empresarial en aspectos que van más allá del ámbito económico buscando en todo momento la eficiencia operativa, la simplificación de procesos, y los beneficios derivados para los empleados, sumando la calidad del servicio prestado.

 

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