Advito, la división de consultoría de BCD Travel, ha lanzado AI Gateway, un nuevo servicio dirigido a empresas que buscan estructurar la implantación y el uso de la inteligencia artificial dentro de sus organizaciones.

La propuesta se centra en una de las dificultades que están encontrando muchas compañías tras incorporar herramientas de IA: trasladar la tecnología al trabajo cotidiano de los empleados, definir criterios de utilización y establecer mecanismos de supervisión que permitan controlar su aplicación.

Evaluar la preparación de la empresa para utilizar IA

El proceso comienza con una evaluación del grado de preparación de la organización, analizando capacidades existentes, prioridades, grupos implicados y posibles carencias. A partir de estos datos se generan indicadores de madurez, mapas de situación y recomendaciones para avanzar en la implantación.

La segunda fase aborda la estrategia y la hoja de ruta. En este punto se identifican los procesos en los que la IA puede aportar utilidad, las posibles pruebas piloto y las necesidades de los diferentes departamentos, además de establecer una implantación progresiva.

Gobernanza y supervisión humana

Otro de los ejes del servicio es la creación de mecanismos de gobernanza para el uso de la inteligencia artificial.
Advito plantea el desarrollo de políticas internas, procedimientos de revisión, sistemas de supervisión humana y protocolos de escalado para determinar cómo actuar cuando una herramienta automatizada requiere intervención o validación.
La consultora también analiza qué tareas pueden apoyarse en IA y en cuáles sigue siendo necesaria la intervención directa de las personas.

Formación y gestión del cambio

La última parte del modelo se centra en la adopción por parte de los empleados. Incluye planes de comunicación, formación, grupos piloto, redes internas de usuarios y mecanismos de feedback destinados a integrar las nuevas herramientas en los procesos habituales de trabajo.

Según Advito, uno de los principales obstáculos para la implantación de la IA no es únicamente la elección de la tecnología, sino conseguir que los empleados comprendan para qué pueden utilizarla, cuáles son sus límites y qué responsabilidades mantienen las personas en la toma de decisiones.

La compañía ya ha aplicado metodologías similares de adopción tecnológica en proyectos relacionados con viajes corporativos y compras. En uno de ellos, realizado para una gran firma de inversión, las acciones de comunicación, formación y participación alcanzaron a alrededor de 70.000 empleados.

AI Gateway está disponible para organizaciones en diferentes fases de incorporación de inteligencia artificial, desde empresas que todavía están definiendo su estrategia hasta aquellas que ya han implantado herramientas y necesitan estructurar su uso y gobernanza.

Omio ha ampliado a escala mundial Omio Business, su plataforma de gestión y reserva de viajes de trabajo dirigida principalmente a pequeñas empresas, autónomos y profesionales independientes.

Tras su lanzamiento inicial en Reino Unido a comienzos de este año, el servicio pasa a estar disponible internacionalmente en cinco idiomas y admite pagos en distintas divisas, entre ellas euros, dólares estadounidenses y libras esterlinas.

La plataforma integra en un mismo entorno la reserva de trenes, autobuses, vuelos y alojamiento, utilizando la red de transporte y el inventario hotelero disponible a través de Omio.

Entre sus funcionalidades se incluyen la facturación conforme al IVA, un historial centralizado de reservas y herramientas para realizar el seguimiento de los costes asociados a los desplazamientos profesionales.

Omio Business no exige contrato, suscripción mensual ni gasto mínimo, un modelo con el que la compañía busca dirigirse especialmente a organizaciones que no cuentan con grandes departamentos de viajes o programas corporativos propios.

Foco en pymes y profesionales independientes

Según Omio, la plataforma ya está siendo utilizada por empresas de sectores como consultoría, industria, software e inteligencia artificial, medios de comunicación, entretenimiento y construcción.

La compañía señala además que, desde el inicio de su expansión internacional, ha registrado demanda de usuarios empresariales en Norteamérica, Europa y Asia, con actividad en mercados como España, Italia y Estados Unidos.

El planteamiento de Omio Business responde especialmente a viajes que pueden requerir la combinación de varios medios de transporte, algo frecuente en desplazamientos que conectan diferentes ciudades o regiones.

Nueve de cada diez viajeros de negocios utilizan las herramientas de reserva online proporcionadas por sus empresas, una adopción elevada que confirma el peso de estos sistemas en la gestión de los desplazamientos corporativos. Sin embargo, el uso generalizado no elimina las fricciones: los viajeros siguen detectando carencias en la calidad del contenido, la comparación de opciones, los precios y la gestión de cambios.

Estas son algunas de las principales conclusiones del informe Traveler insights: Online Booking Tools, elaborado por BCD Travel Research & Intelligence.

Es interesante conocer estas fricciones así como las demandas de los viajeros para poder realizar mejoras en las herramientas de reserva, ya sea propia o de terceros. Una buena experiencia de usuario a la hora de realizar una reserva puede evitar problemas posteriores e incluso ahorrar costes. 

La política manda

El estudio revela que el 90% de los viajeros reserva sus viajes de empresa mediante una herramienta de reserva online u OBT. Entre quienes las utilizan, el 38% no recurre a ningún canal alternativo. Cuando sí lo hacen, el 29% reserva directamente en las webs o aplicaciones de aerolíneas y hoteles, el 23% acude a una agencia de viajes y el 13% utiliza plataformas de consumo.

La política corporativa explica buena parte de esta elevada adopción. Para el 72% de los encuestados, el uso de la herramienta es siempre obligatorio, mientras que para otro 19% lo es solo en determinados casos. Aun así, el cumplimiento no depende únicamente de la imposición: el 61% afirma que seguiría utilizando la plataforma aunque no fuera obligatoria ni estuviera recomendada.

Los principales motivos son visualizar opciones aprobadas y conformes con la política de viajes, señalado por el 65%; disponer de todas las reservas en un único lugar, con un 62%; la integración con la gestión de gastos, con un 55%; y la facilidad de uso, con un 51%.

El uso, además, es recurrente. El 72% emplea la herramienta corporativa en cada reserva y el 18% lo hace la mayoría de las veces. El avión y el hotel concentran la actividad: el 93% reserva vuelos a través de la OBT y el 88%, alojamiento. El coche de alquiler alcanza el 62%, frente al 16% del ferrocarril y el 7% del resto del transporte terrestre.

Cambios y viajes complejos, los principales puntos de fuga

Pese a la alta penetración, solo el 34% asegura no “salir” nunca la herramienta. Las incidencias y los cambios son la principal razón para salir del canal corporativo, citada por el 23% de los viajeros. Les siguen los itinerarios complejos o con varios segmentos, con un 19%; las reservas de última hora, con un 14%; las excepciones a la política, con un 13%; y los viajes que solo incluyen hotel, con un 11%.

La satisfacción general es positiva, aunque no plena. El 77% se declara satisfecho con su herramienta: un 45% está bastante satisfecho y un 32%, extremadamente satisfecho. En el extremo contrario, un 11% expresa insatisfacción. Además, dos tercios confían en que la OBT les mostrará la mejor opción para su viaje.

El 80% considera que puede reservar dentro de la herramienta todo lo que necesita, el 65% percibe que el proceso es rápido e intuitivo y el 63% cree que la plataforma es moderna. Aun así, entre un 20% y un 37% discrepa, lo que revela una bolsa relevante de usuarios que recurre a otros canales o encuentra el proceso lento.

Las deficiencias más citadas son los malos resultados de búsqueda, por la ausencia de opciones o por filtros confusos, señalados por el 34%. El 31% denuncia una oferta o disponibilidad limitada y el mismo porcentaje afirma encontrar peores precios que en otros canales.

También destacan la dificultad para comparar alternativas, con un 26%; la complejidad para realizar cambios o cancelaciones, con un 23%; y el exceso de pasos durante la reserva o la dificultad para localizar opciones aceptables dentro de la política, ambas con un 21%.

Qué esperan los viajeros de una OBT

Cuando se les pregunta por las capacidades más importantes, el cumplimiento de la política corporativa ocupa el primer lugar, con un 71%. A continuación, aparecen la gestión de cambios e incidencias, con un 56%; la integración con la herramienta de gastos, con un 54%; y la disponibilidad de precios competitivos, con un 46%.

Las sugerencias basadas en preferencias personales alcanzan el 39%, mientras que el soporte impulsado por inteligencia artificial apenas es prioritario para el 6% y los indicadores de sostenibilidad, para el 5%.

Las mejoras más demandadas son muy concretas. El 53% quiere poder guardar hoteles favoritos para reservarlos de nuevo con facilidad y el 52% reclama una comparación de vuelos más sencilla. También se solicitan recomendaciones de hoteles de otros viajeros, un panel con la actividad anterior, recomendaciones durante el viaje, transporte terrestre integrado y la comparación conjunta de tren y avión.

En materia de comunicación, los avisos más valorados son la información de vuelos y las alertas por incidencias. El 79% considera útil o muy útil recibir información sobre sus vuelos y el 74% valora de la misma manera los avisos de disrupciones. Los recordatorios de check-in y las alertas de riesgo también tienen una acogida positiva, aunque las comunicaciones sobre política generan más rechazo.

La IA avanza, pero con supervisión humana

El uso de inteligencia artificial para planificar o reservar viajes de negocios todavía es minoritario. El 17% la utiliza ocasionalmente y el 5%, de forma habitual. Entre quienes recurren a estas soluciones, el 75% emplea herramientas externas aprobadas por su empresa, como Copilot o Gemini, mientras que el 27% usa aplicaciones elegidas por cuenta propia.

Solo el 12% accede a funciones de IA integradas en la herramienta corporativa y otro 12% utiliza asistentes facilitados por la empresa.

Las tareas más habituales son buscar o comparar opciones de viaje, con un 59%, y planificar itinerarios, con un 58%. Después aparecen las recomendaciones personalizadas, con un 36%; la asistencia durante el viaje, con un 22%; y la reserva directa, con un 13%.

Los viajeros, no obstante, prefieren mantener el control. El 57% considera que la IA debería recomendar las mejores opciones y dejar la decisión final en manos del usuario. Otro 14% aceptaría que automatizara tareas rutinarias para acelerar la reserva. Solo el 7% se siente cómodo con que la tecnología tome la iniciativa y reserve el viaje según sus preferencias y las normas corporativas.

El informe dibuja un escenario de adopción madura, pero no exento de desafíos. Las empresas han logrado que las OBT sean el canal principal, aunque la fidelidad del viajero dependerá cada vez más de ofrecer contenido completo, precios transparentes, procesos sencillos y capacidad real para gestionar cambios. La inteligencia artificial puede ayudar a reducir fricciones, pero, al menos por ahora, los usuarios la conciben más como una herramienta de apoyo que como un sustituto de su criterio.

Omio ha recibido una inversión estratégica de 10 millones de dólares por parte de Granite-Integral con el objetivo de acelerar su expansión en Japón y reforzar su presencia en el Sudeste Asiático.
La operación permitirá a la plataforma de reserva de transporte multimodal ampliar su red regional, establecer nuevas colaboraciones con operadores locales, adaptar su oferta a estos mercados y aumentar sus equipos en Japón y en su centro tecnológico especializado en inteligencia artificial de Singapur.

La inversión se enmarca en la estrategia de crecimiento de Omio en Asia-Pacífico, una región en la que la compañía prevé incrementar su actividad durante los próximos años. Japón y el Sudeste Asiático figuran entre los mercados prioritarios de su plan de expansión internacional.

Omio amplía su red de transporte en Japón

La plataforma inició este año sus operaciones en Japón y ya permite reservar trayectos en algunas de las principales rutas turísticas del país, incluida la denominada Ruta Dorada, que conecta destinos como Tokio, Kioto y Osaka.

Omio también está incorporando conexiones hacia zonas rurales, regiones de montaña, rutas de peregrinación y localidades costeras. La ampliación de su oferta se apoya en acuerdos con operadores como Japan Railways y Willer Express.

El objetivo de la compañía es facilitar la búsqueda, comparación y reserva de viajes que combinan distintos medios de transporte, especialmente en trayectos que requieren utilizar trenes, autobuses, ferris o vuelos operados por diferentes empresas.

Granite-Integral aportará a la alianza su experiencia en los sectores turístico y tecnológico asiáticos, además de sus relaciones con empresas e inversores de la región.

Expansión internacional hasta 2028

Omio ofrece actualmente opciones de transporte reservables en 48 países y tiene previsto ampliar su actividad a más de 70 mercados internacionales antes de 2028.

La compañía señala que su plataforma es utilizada anualmente por más de 1.000 millones de usuarios y que registra una reserva de viaje cada segundo.

Con esta inversión, Omio continuará desarrollando su red de operadores y sus capacidades tecnológicas en Asia, con especial atención a Japón, Singapur y los principales mercados turísticos del Sudeste Asiático.

BCD Travel ha presentado Tripsource Insights, una nueva plataforma de análisis basada en inteligencia artificial y procesamiento del lenguaje natural que permite a los responsables de viajes corporativos y finanzas acceder a una visión unificada y en tiempo real de sus programas.

La solución, integrada dentro de la plataforma Tripsource, reúne datos procedentes de los sistemas de BCD y de sus proveedores en una única interfaz. Su objetivo es simplificar el análisis de información, reducir la dependencia de informes tradicionales y facilitar la toma de decisiones sobre gasto, cumplimiento, sostenibilidad y seguridad de los viajeros.

Los usuarios pueden realizar consultas mediante lenguaje natural y obtener visualizaciones dinámicas, análisis y recomendaciones sin necesidad de elaborar manualmente informes o cruzar información procedente de diferentes fuentes.

Datos procedentes de los sistemas de BCD

Tripsource Insights utiliza datos obtenidos directamente de los sistemas y las interfaces de programación de aplicaciones de BCD. La compañía sostiene que este acceso directo permite reducir los retrasos y las lagunas que pueden aparecer cuando la información se obtiene mediante proveedores de análisis externos.

La plataforma incorpora un asistente de inteligencia artificial denominado AI Analyst, diseñado para apoyar la gestión diaria del programa y no únicamente el análisis histórico. La tecnología utiliza millones de puntos de datos para generar recomendaciones relacionadas con el ahorro, el bienestar de los viajeros, la sostenibilidad y el cumplimiento de las políticas corporativas.

Información sobre gasto, pagos y cumplimiento

Tripsource Insights se estructura en tres grandes áreas: gestión del programa, pagos y riesgos.

En el ámbito de la gestión de viajes, la herramienta ofrece información en tiempo real sobre el rendimiento del programa, los niveles de adopción y el cumplimiento de las políticas. También incluye datos sobre emisiones de CO₂ y el avance de las empresas hacia sus objetivos de sostenibilidad.

La solución incorpora además una función de seguimiento de billetes que permite identificar, gestionar y reutilizar billetes aéreos no reembolsables que todavía conservan valor.

En materia de pagos, los equipos financieros pueden consultar el gasto total generado por vuelos, hoteles, trenes y alquiler de vehículos. La plataforma también permite analizar el uso de pagos virtuales, gestionar facturas digitales y facilitar la conciliación de operaciones con tarjeta.

Panel integrado para gestión de riesgos

La tercera área de la plataforma está centrada en la seguridad de los viajeros. Tripsource Insights incluye un cuadro de mando que reúne alertas activas, información sobre destinos y datos en tiempo real relacionados con el deber de protección de las empresas.

Con esta integración, los responsables de viajes pueden localizar a los empleados desplazados, consultar posibles incidencias en los destinos y acceder a información relevante para responder ante situaciones de riesgo.

BCD busca así centralizar en una sola plataforma los datos que tradicionalmente se gestionan mediante diferentes informes y sistemas, con el objetivo de agilizar el análisis y mejorar la coordinación entre los departamentos de viajes, finanzas y seguridad.

Más de un tercio de los empleados españoles continúa gestionando sus gastos de empresa de forma manual, ya sea por correo electrónico o mediante hojas de cálculo. Así se desprende de un estudio de Perk, plataforma de gestión de viajes y gastos nativa en IA, que advierte de una mayor incidencia de irregularidades en aquellos procesos con menor control financiero.

Según la investigación, el 34% de los empleados en España sigue declarando gastos de empresa a través de métodos manuales. En este contexto, el 21% reconoce que presenta gastos incorrectos de forma regular, desde recibos inflados o duplicados hasta justificantes falsos. Además, más de la mitad de los encuestados en España, el 57%, admite haberlo hecho al menos una vez, mientras que el 79% asegura haber observado esta conducta entre compañeros.

El informe, realizado entre 8.000 empleados en España, Estados Unidos, Reino Unido, Alemania y Francia, apunta a deficiencias tanto en los procesos manuales como en algunas herramientas digitales. Entre quienes utilizan flujos de trabajo manuales, la incidencia de irregularidades alcanza el 25%. Sin embargo, el problema también persiste entre los usuarios de software ERP o soluciones de gestión de gastos, donde el 18% de los empleados españoles afirma enviar reclamaciones manipuladas de forma regular.

Las categorías con más irregularidades

Las comidas son la categoría de gasto más frecuentemente mal declarada en España, con un 24%, seguida del entretenimiento de cliente, con un 21%. También destacan los taxis y el uso del coche o kilometraje, ambos con un 17%.

El valor anual medio de los gastos declarados incorrectamente asciende a 250 euros por empleado que incurre en estas prácticas de forma regular en España. Esta cifra se sitúa al mismo nivel que Francia, por debajo de Alemania, donde alcanza los 290 euros, y de Estados Unidos, con 330 dólares, y muy por debajo del Reino Unido, donde el importe medio llega a 320 libras.

Para muchos empleados españoles, la irregularidad no siempre parte de una intención deliberada. El 31% señala que comenzó con un error genuino o un malentendido, mientras que el 22% apunta a la falta de claridad en la política de gastos de su empresa como una de las causas.

Recibos generados con IA

El estudio también pone el foco en el impacto de la inteligencia artificial en la declaración de gastos. Según Perk, el 43% de los empleados españoles ha enviado al menos una vez un recibo generado con IA, y el 8% afirma hacerlo de forma regular, un porcentaje similar al registrado en Estados Unidos.

Al mismo tiempo, el 20% de los empleados españoles asegura que su empresa ya utiliza inteligencia artificial para detectar fraudes en los gastos. No obstante, el 19% de quienes declaran gastos irregulares regularmente reconoce saberlo y, aun así, continúa haciéndolo.

“La mayoría de las herramientas están diseñadas para revisar el gasto una vez que ya ha ocurrido. Para entonces, el equipo de finanzas está en modo de corrección, persiguiendo recibos y rectificando reclamaciones que nunca deberían haberse enviado. La decisión más inteligente es desplazar el punto de intervención hacia adelante: integrar las políticas en el flujo de reserva, cotejar los recibos con los datos de la tarjeta en tiempo real y hacer que el cumplimiento sea el camino de menor resistencia”, señaló Nikita Miller, directora de Producto de Perk.

Según Miller, cuando el sistema está construido de esta forma, “hay menos margen para el error, las reclamaciones llegan más limpias y el equipo de finanzas puede volver a centrarse en el trabajo que realmente impulsa el negocio”.

Prioridades para mejorar el control del gasto

El informe identifica tres prioridades estratégicas para los directores financieros que buscan reforzar el control sobre los gastos de empresa. La primera pasa por no depender únicamente del recibo. Según Perk, el 61% de los empleados españoles no tiene acceso a una tarjeta corporativa o trabaja en organizaciones donde estas tarjetas están restringidas por antigüedad o función. Ampliar su uso permitiría convertir la transacción en el registro principal, dejando el recibo como una confirmación.

La segunda prioridad es eliminar fricciones en el proceso. El 43% de los empleados españoles afirma que no reclama pequeños gastos legítimos porque el esfuerzo no merece la pena. Para Perk, este gasto no reclamado puede favorecer comportamientos incorrectos posteriores, al convertirse en una forma de compensar importes que no fueron recuperados.

La tercera línea de actuación es implementar controles proactivos. La integración de las tarjetas en la arquitectura de gastos permite detectar inconsistencias antes de que se produzca el gasto, establecer límites por titular y restringir determinadas categorías de consumo.

El estudio fue realizado por Censuswide por encargo de Perk entre 8.000 profesionales empleados que viajan por trabajo al menos dos veces al año y trabajan en empresas de 250 o más empleados. La muestra incluye Reino Unido, Estados Unidos, España, Alemania y Francia.

Desde ahora, cualquier usuario puede solicitar trayectos en vehículos autónomos a través de la app de Verne, con previsión de integrarse también en Uber próximamente. El servicio cubre zonas estratégicas de la ciudad, incluyendo el aeropuerto, lo que abre nuevas oportunidades para los desplazamientos corporativos más eficientes y automatizados.
Operativo entre las 7:00 y las 21:00 horas, el servicio abarca actualmente unos 90 km² del área metropolitana de Zagreb, con planes de ampliación progresiva.

El lanzamiento llega apenas dos semanas después del anuncio de la alianza entre las tres compañías, y forma parte de la estrategia de expansión internacional de Pony.ai, que continúa consolidando su modelo de robotaxis tras alcanzar hitos de rentabilidad en China.

Marko Pejković, CEO y fundador de Verne, subraya el impacto para el usuario final: “Por primera vez en Europa, las personas pueden utilizar un servicio real de robotaxis en su día a día”.

Más allá de la innovación tecnológica, el modelo de colaboración permite acelerar la implantación en nuevos mercados: mientras Pony.ai aporta la tecnología y la operativa, socios locales como Verne se encargan de la adaptación al entorno regulatorio y comercial.

Para los gestores de viajes, este tipo de iniciativas anticipa un futuro en el que los desplazamientos urbanos podrán integrarse de forma más fluida en las políticas de viaje, con soluciones autónomas conectadas a plataformas globales.

Pony.ai prevé continuar ampliando su flota a nivel global, con el objetivo de alcanzar los 3.000 vehículos operativos antes de finalizar el año.

Renfe ha consolidado su transformación digital en la gestión de viajes y gastos corporativos mediante la implementación de SAP Concur. La solución cloud, desplegada junto a Minsait, filial de Indra y partner líder de SAP, ha alcanzado en tan solo seis meses a más de 16.000 empleados, de los cuales 6.000 realizan viajes con frecuencia.

El proyecto tiene como objetivo mejorar la experiencia del empleado, eliminar el uso del papel, digitalizar procesos clave y garantizar el cumplimiento normativo, en línea con la estrategia de sostenibilidad y eficiencia operativa de la compañía.

Solución integrada y móvil

La plataforma SAP Concur está conectada con los sistemas SAP de Recursos Humanos y Finanzas, permitiendo una gestión integral de los desplazamientos corporativos. Gracias a esta integración, se centraliza todo el proceso de gestión de viajes y gastos; se mejora el control financiero y la visibilidad del gasto, con indicadores de emisiones de CO₂ junto a cada opción de viaje para promover decisiones más sostenibles; y se automatizan alertas normativas en tiempo real, asegurando el cumplimiento de la política corporativa y facilitando la supervisión por los departamentos responsables.

Desde su despliegue, la experiencia móvil permite a los empleados gestionar viajes y gastos desde cualquier dispositivo móvil de forma intuitiva, eliminando el papel mediante reconocimiento automático de tickets y facturas con plena validez legal certificada por la Agencia Tributaria.

Tras una prueba piloto, la solución alcanzó un alto nivel de adopción en tan solo dos meses, gestionando más de 17.000 liquidaciones y con un crecimiento previsto del 15% anual durante los próximos tres años.