Más de un tercio de los empleados españoles continúa gestionando sus gastos de empresa de forma manual, ya sea por correo electrónico o mediante hojas de cálculo. Así se desprende de un estudio de Perk, plataforma de gestión de viajes y gastos nativa en IA, que advierte de una mayor incidencia de irregularidades en aquellos procesos con menor control financiero.

Según la investigación, el 34% de los empleados en España sigue declarando gastos de empresa a través de métodos manuales. En este contexto, el 21% reconoce que presenta gastos incorrectos de forma regular, desde recibos inflados o duplicados hasta justificantes falsos. Además, más de la mitad de los encuestados en España, el 57%, admite haberlo hecho al menos una vez, mientras que el 79% asegura haber observado esta conducta entre compañeros.

El informe, realizado entre 8.000 empleados en España, Estados Unidos, Reino Unido, Alemania y Francia, apunta a deficiencias tanto en los procesos manuales como en algunas herramientas digitales. Entre quienes utilizan flujos de trabajo manuales, la incidencia de irregularidades alcanza el 25%. Sin embargo, el problema también persiste entre los usuarios de software ERP o soluciones de gestión de gastos, donde el 18% de los empleados españoles afirma enviar reclamaciones manipuladas de forma regular.

Las categorías con más irregularidades

Las comidas son la categoría de gasto más frecuentemente mal declarada en España, con un 24%, seguida del entretenimiento de cliente, con un 21%. También destacan los taxis y el uso del coche o kilometraje, ambos con un 17%.

El valor anual medio de los gastos declarados incorrectamente asciende a 250 euros por empleado que incurre en estas prácticas de forma regular en España. Esta cifra se sitúa al mismo nivel que Francia, por debajo de Alemania, donde alcanza los 290 euros, y de Estados Unidos, con 330 dólares, y muy por debajo del Reino Unido, donde el importe medio llega a 320 libras.

Para muchos empleados españoles, la irregularidad no siempre parte de una intención deliberada. El 31% señala que comenzó con un error genuino o un malentendido, mientras que el 22% apunta a la falta de claridad en la política de gastos de su empresa como una de las causas.

Recibos generados con IA

El estudio también pone el foco en el impacto de la inteligencia artificial en la declaración de gastos. Según Perk, el 43% de los empleados españoles ha enviado al menos una vez un recibo generado con IA, y el 8% afirma hacerlo de forma regular, un porcentaje similar al registrado en Estados Unidos.

Al mismo tiempo, el 20% de los empleados españoles asegura que su empresa ya utiliza inteligencia artificial para detectar fraudes en los gastos. No obstante, el 19% de quienes declaran gastos irregulares regularmente reconoce saberlo y, aun así, continúa haciéndolo.

“La mayoría de las herramientas están diseñadas para revisar el gasto una vez que ya ha ocurrido. Para entonces, el equipo de finanzas está en modo de corrección, persiguiendo recibos y rectificando reclamaciones que nunca deberían haberse enviado. La decisión más inteligente es desplazar el punto de intervención hacia adelante: integrar las políticas en el flujo de reserva, cotejar los recibos con los datos de la tarjeta en tiempo real y hacer que el cumplimiento sea el camino de menor resistencia”, señaló Nikita Miller, directora de Producto de Perk.

Según Miller, cuando el sistema está construido de esta forma, “hay menos margen para el error, las reclamaciones llegan más limpias y el equipo de finanzas puede volver a centrarse en el trabajo que realmente impulsa el negocio”.

Prioridades para mejorar el control del gasto

El informe identifica tres prioridades estratégicas para los directores financieros que buscan reforzar el control sobre los gastos de empresa. La primera pasa por no depender únicamente del recibo. Según Perk, el 61% de los empleados españoles no tiene acceso a una tarjeta corporativa o trabaja en organizaciones donde estas tarjetas están restringidas por antigüedad o función. Ampliar su uso permitiría convertir la transacción en el registro principal, dejando el recibo como una confirmación.

La segunda prioridad es eliminar fricciones en el proceso. El 43% de los empleados españoles afirma que no reclama pequeños gastos legítimos porque el esfuerzo no merece la pena. Para Perk, este gasto no reclamado puede favorecer comportamientos incorrectos posteriores, al convertirse en una forma de compensar importes que no fueron recuperados.

La tercera línea de actuación es implementar controles proactivos. La integración de las tarjetas en la arquitectura de gastos permite detectar inconsistencias antes de que se produzca el gasto, establecer límites por titular y restringir determinadas categorías de consumo.

El estudio fue realizado por Censuswide por encargo de Perk entre 8.000 profesionales empleados que viajan por trabajo al menos dos veces al año y trabajan en empresas de 250 o más empleados. La muestra incluye Reino Unido, Estados Unidos, España, Alemania y Francia.

Desde ahora, cualquier usuario puede solicitar trayectos en vehículos autónomos a través de la app de Verne, con previsión de integrarse también en Uber próximamente. El servicio cubre zonas estratégicas de la ciudad, incluyendo el aeropuerto, lo que abre nuevas oportunidades para los desplazamientos corporativos más eficientes y automatizados.
Operativo entre las 7:00 y las 21:00 horas, el servicio abarca actualmente unos 90 km² del área metropolitana de Zagreb, con planes de ampliación progresiva.

El lanzamiento llega apenas dos semanas después del anuncio de la alianza entre las tres compañías, y forma parte de la estrategia de expansión internacional de Pony.ai, que continúa consolidando su modelo de robotaxis tras alcanzar hitos de rentabilidad en China.

Marko Pejković, CEO y fundador de Verne, subraya el impacto para el usuario final: “Por primera vez en Europa, las personas pueden utilizar un servicio real de robotaxis en su día a día”.

Más allá de la innovación tecnológica, el modelo de colaboración permite acelerar la implantación en nuevos mercados: mientras Pony.ai aporta la tecnología y la operativa, socios locales como Verne se encargan de la adaptación al entorno regulatorio y comercial.

Para los gestores de viajes, este tipo de iniciativas anticipa un futuro en el que los desplazamientos urbanos podrán integrarse de forma más fluida en las políticas de viaje, con soluciones autónomas conectadas a plataformas globales.

Pony.ai prevé continuar ampliando su flota a nivel global, con el objetivo de alcanzar los 3.000 vehículos operativos antes de finalizar el año.

Renfe ha consolidado su transformación digital en la gestión de viajes y gastos corporativos mediante la implementación de SAP Concur. La solución cloud, desplegada junto a Minsait, filial de Indra y partner líder de SAP, ha alcanzado en tan solo seis meses a más de 16.000 empleados, de los cuales 6.000 realizan viajes con frecuencia.

El proyecto tiene como objetivo mejorar la experiencia del empleado, eliminar el uso del papel, digitalizar procesos clave y garantizar el cumplimiento normativo, en línea con la estrategia de sostenibilidad y eficiencia operativa de la compañía.

Solución integrada y móvil

La plataforma SAP Concur está conectada con los sistemas SAP de Recursos Humanos y Finanzas, permitiendo una gestión integral de los desplazamientos corporativos. Gracias a esta integración, se centraliza todo el proceso de gestión de viajes y gastos; se mejora el control financiero y la visibilidad del gasto, con indicadores de emisiones de CO₂ junto a cada opción de viaje para promover decisiones más sostenibles; y se automatizan alertas normativas en tiempo real, asegurando el cumplimiento de la política corporativa y facilitando la supervisión por los departamentos responsables.

Desde su despliegue, la experiencia móvil permite a los empleados gestionar viajes y gastos desde cualquier dispositivo móvil de forma intuitiva, eliminando el papel mediante reconocimiento automático de tickets y facturas con plena validez legal certificada por la Agencia Tributaria.

Tras una prueba piloto, la solución alcanzó un alto nivel de adopción en tan solo dos meses, gestionando más de 17.000 liquidaciones y con un crecimiento previsto del 15% anual durante los próximos tres años.

El nuevo visor de tiempo real ofrece un mapa interactivo con todos los trenes que están circulando en ese instante. Los usuarios pueden pulsar sobre cada convoy para acceder a información detallada sobre su recorrido, su última y próxima parada o la hora estimada de llegada a las siguientes estaciones.

Con esta herramienta, Renfe amplía su política de transparencia operativa tras la publicación de estadísticas de puntualidad y datos sobre incidencias. El visor proporciona una visión clara del funcionamiento de la red y permite a los pasajeros conocer con mayor precisión la situación de su tren durante el viaje.

Seguimiento de trenes sobre el mapa

La nueva plataforma permite visualizar la red ferroviaria completa con todos los trenes en movimiento. Cada uno aparece representado por un icono circular que se desplaza por el mapa conforme avanza el convoy.

Al seleccionar un tren concreto, el sistema muestra información relevante como el origen y destino del servicio, las estaciones en las que realiza parada y los horarios previstos de paso. Además, el recorrido se representa gráficamente, diferenciando las estaciones ya superadas de las que aún están pendientes.
Esta funcionalidad permite a los viajeros conocer de forma rápida si su tren mantiene el horario previsto o si se producen retrasos en el trayecto.

Información detallada de rutas y estaciones

El visor también ofrece datos sobre cada estación de la red. Al seleccionar una estación en el mapa se despliega una ficha informativa con su dirección postal, datos de accesibilidad y la disponibilidad del servicio de asistencia para personas con movilidad reducida (PMR).
Además, el sistema permite consultar el itinerario completo de cada tren, con los tiempos estimados de paso por cada estación intermedia hasta su llegada al destino final.

Acceso directo desde los trenes

Para facilitar el uso de esta herramienta, Renfe comenzará a incorporar códigos QR en algunos de sus trenes. Los pasajeros podrán escanearlos con su móvil y acceder directamente al visor para comprobar en tiempo real el estado de su servicio.

La compañía ya había puesto en marcha una solución similar en noviembre para la red de Cercanías y Rodalies, que ahora se amplía a los servicios de alta velocidad, larga y media distancia.

Amadeus ha anunciado la adquisición de SkyLink, compañía tecnológica con sede en Nueva York especializada en orquestación y automatización conversacional basada en inteligencia artificial, en un movimiento estratégico orientado a acelerar la adopción de casos de uso de IA a escala en la industria de los viajes.
Fundada con el objetivo de mejorar la experiencia del viaje corporativo, SkyLink ha desarrollado una arquitectura propia de IA y un motor de orquestación multicapa diseñado para integrarse de forma sencilla en plataformas de mensajería y chat. Esta tecnología permite a los viajeros reservar y gestionar vuelos y hoteles de forma conversacional en cuestión de segundos.

IA conversacional en el ecosistema Amadeus

La operación se produce en un contexto en el que el sector turístico avanza desde los proyectos piloto hacia la adopción efectiva de soluciones de inteligencia artificial en entornos reales. Con esta adquisición, Amadeus refuerza su estrategia de desplegar casos de uso de IA que aporten valor operativo y sean escalables.

SkyLink complementará la infraestructura tecnológica de Amadeus, que opera en más de 190 mercados y procesa miles de millones de búsquedas y millones de transacciones de viaje cada día. La integración permitirá incorporar capas conversacionales impulsadas por IA a su cartera de productos, facilitando a empleados y viajeros el acceso a información y funcionalidades dentro de los sistemas existentes.

Impacto en las TMC y el mercado norteamericano

Uno de los beneficios inmediatos de la operación será el refuerzo de las soluciones dirigidas al entorno de las Travel Management Companies (TMC). La tecnología de SkyLink ampliará las capacidades de Amadeus en el segmento del viaje corporativo, especialmente en Norteamérica, donde la compañía cuenta con una base relevante de clientes.

La automatización conversacional permitirá a las empresas obtener eficiencias operativas y optimizar costes, al tiempo que libera tiempo de los empleados para tareas de mayor valor añadido. SkyLink ya ha completado decenas de miles de reservas a través de su plataforma, lo que evidencia el nivel de adopción alcanzado.

Extensión futura

A medio plazo, Amadeus prevé extender estas capacidades conversacionales basadas en IA más allá del ámbito corporativo, incorporándolas progresivamente a aerolíneas, aeropuertos, hoteles y otros actores del ecosistema turístico. El objetivo es facilitar interacciones más ágiles antes, durante y después del viaje.

Atyab Bhatti, CEO y cofundador de SkyLink, ha señalado que la integración con Amadeus permitirá acelerar el despliegue de su tecnología y ampliar su alcance en el sector. Por su parte, Luis Maroto, presidente y CEO de Amadeus, ha subrayado que la combinación de escala global, integración tecnológica y condición de sistema de referencia del sector permite aplicar capacidades de IA en entornos productivos a nivel mundial.

SAP Concur ha aprovechado su evento anual SAP Concur Day para anunciar dos importantes novedades: la integración ferroviaria europea a través de Trainline y el lanzamiento de Joule Agents, la nueva tecnología de inteligencia artificial desarrollada por SAP.
El foco de la compañía es claro: ofrecer una “experiencia más sostenible, flexible y automatizada”, alineada con las nuevas prioridades de los travel managers.

El evento, que contó con Santiago Segura como maestro de ceremonias, también participó Carlos Lacerda, VP Senior y director general de SAP para el Sur de Europa, quien destacó que “2026 será un año de cambio, marcado por un enfoque claro en el pragmatismo y en la optimización de la operativa. España cuenta con la industria, las compañías y el talento necesarios para ocupar una posición de liderazgo en Europa”.

Asimismo, señaló que “este año SAP llevará a cabo la mayor inversión en partners en España, porque el camino es complejo si se recorre en solitario y mucho más eficaz cuando se avanza en conjunto. Nuestro objetivo es trabajar más cerca de nuestros clientes y de nuestro ecosistema de partners”.

Integración ferroviaria europea

La incorporación de Trainline convierte a SAP Concur en la única herramienta de reserva de viajes corporativos que integra de forma flexible la oferta ferroviaria nacional e internacional dentro del mismo flujo de booking.

Hasta ahora, la interoperabilidad ferroviaria en entornos corporativos europeos presentaba importantes limitaciones técnicas y de contenido. Con esta integración, las empresas podrán incluir trayectos en tren internacionales en sus políticas de viaje y en los procesos de reserva estándar, favoreciendo decisiones más sostenibles sin perder control ni visibilidad.

La IA pasa de asistente a planificador proactivo

La segunda gran novedad es la incorporación de Joule Agents, la nueva generación de inteligencia artificial de SAP que introduce una capa proactiva en la gestión de viajes y gastos.

A diferencia de los asistentes tradicionales, Joule no solo responde consultas, sino que anticipa necesidades, planifica itinerarios y automatiza tareas.

Entre sus principales funcionalidades destacan:

• Booking Agent, capaz de crear itinerarios completos mediante lenguaje natural, respetando automáticamente las políticas corporativas.
• Expense Helper, que asiste en tiempo real en la gestión de gastos y creación de informes, reduciendo errores y retrabajos.
• Conversational Help Search, que resuelve dudas sin necesidad de abrir tickets de soporte.

Con esta evolución, SAP Concur da el salto de una gestión reactiva a un modelo predictivo y automatizado, donde el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa se integran de forma transparente para el usuario.

Evolución de la alianza con Amex GBT

En paralelo, la compañía anunció la evolución de su acuerdo con American Express Global Business Travel (Amex GBT) con el lanzamiento de Complete.

Esta solución integra la experiencia de Concur Travel con el marketplace ampliado de Amex GBT en una única plataforma, manteniendo la interfaz habitual para el usuario. Complete ofrece acceso a más de 600 aerolíneas y 2 millones de alojamientos, junto con contenido NDC, opciones multimodales y soporte unificado mediante chat integrado impulsado por IA.

Un modelo de gestión más inteligente y sostenible

Las novedades presentadas consolidan la estrategia de SAP Concur en tres ejes: integración multimodal, automatización avanzada e inteligencia aplicada al cumplimiento.

Para los travel managers, el impacto es claro: más control, mayor eficiencia operativa y herramientas que permiten alinear sostenibilidad y experiencia del viajero sin añadir complejidad al proceso.

Perk Events es una nueva solución basada en inteligencia artificial diseñada para automatizar la organización de eventos corporativos, sin importar el tamaño del mismo, desde reuniones de pequeño formato hasta encuentros de hasta 5.000 empleados.

Entre sus principales funcionalidades destacan la búsqueda inteligente de espacios, con ayuda de IA y en función de presupuesto y necesidades; la gestión de reservas grupales y coordinación automática de viajes; la centralización de la planificación, evitando intercambios manuales de correos y llamadas. Incluso es posible crear páginas de evento personalizables, con información clave para los asistentes así como la gestión de confirmaciones de asistencia, restricciones alimentarias y detalles logísticos como horarios de vuelos.

Todo ello se integra en una única plataforma, proporcionando a los organizadores mayor visibilidad, control y ahorro de tiempo, con el respaldo del equipo de expertos de Perk para los eventos más complejos.

Según un estudio de Perk, los principales puntos de fricción para los empleados que organizan eventos son la gestión de presupuestos y aprobaciones (35%), la coordinación de viajes (35%) y la búsqueda de espacios adecuados (33%).
A esta realidad se suma un estudio de Forrester Consulting, encargado por Perk, que señala que el 57% de las empresas españolas no cuenta con procesos de organización de eventos automatizados o solo dispone de una automatización mínima. Como consecuencia, los equipos dedican una cantidad significativa de tiempo a tareas operativas que les alejan de su trabajo principal.
Perk denomina a esta situación “trabajo oculto”, una carga que ha cuantificado en una pérdida anual de productividad de 1,7 billones de dólares en seis mercados. En el caso de España, este impacto se traduce en 43.600 millones de euros al año.

Perk Events es además el primer producto lanzado desde la Real Work Incubator, la incubadora interna de la compañía, creada formalmente en 2024. Este entorno, con funcionamiento similar al de una startup, permite a los empleados desarrollar soluciones innovadoras orientadas a eliminar el trabajo oculto de los procesos empresariales, con apoyo directivo y financiación propia.

Leonardo Hotels ha anunciado, junto a su partner tecnológico Duve, una colaboración estratégica con HBX Group (HBX.SM), líder mundial en distribución hotelera, a través de su plataforma tecnológica Civitfun, especializada en la digitalización integral del proceso de check-in y la experiencia del huésped.

Las tres compañías han presentado el primer desarrollo en Europa que permite el check-in online automático mediante una conexión B2B, lo que supone un avance significativo en la integración entre distribución hotelera, operativa interna y experiencia digital del cliente.

Check-in online automático también para canales B2B

Hasta ahora, este nivel de automatización estaba reservado principalmente a los canales B2C. La nueva solución permite que los huéspedes procedentes de canales B2B completen el proceso de check-in online de forma automática, integrada y segura, conectando directamente los sistemas de distribución con la plataforma de experiencia del huésped y los sistemas operativos del hotel.

Esta integración eleva el nivel tecnológico del canal B2B al de la propia web del hotel, ofreciendo una experiencia más fluida para el cliente y una mejora significativa de la eficiencia operativa, especialmente relevante para hoteles con alto volumen de viajeros corporativos.

Gracias a esta integración, cerca del 80% de los huéspedes de la cadena hotelera puede tener una experiencia de check-in online completamente automática.